База данных клиентов: как перевести из Excel в CRM

Компании, которые ведут базу данных клиентов в Excel, уже успели заметить, как много сложностей возникает при удаленной работе. Чтобы перестать без конца копировать, пересылать и объединять файлы, пора переходить на специальную программу для ведения базы клиентов.

В отличие от Excel, база данных клиентов в CRM содержит полную и актуальную информацию о ходе работ и упорядоченные карточки клиентов. С ней можно работать совместно в реальном времени без пересылки документов. База данных клиентов и заказов в CRM максимально автоматизирована.

Какие еще преимущества ведения базы в CRM и как перевести свою базу в CRM-систему, читайте в этой статье.

6 ограничений базы данных клиентов в Excel

Вести базу данных клиентов в Excel — самый простой вариант. Но только на первый взгляд. Давайте сравним особенности ведения базы потенциальных клиентов в CRM и Excel.

1. Просмотр истории взаимодействия с каждым клиентом

База клиентов в Excel может включать столько данных, сколько вы готовы заполнить вручную. На практике вы будете экономить время и вносить в базу данных в Excel минимум информации. Так что в лучшем случае сотрудники смогут увидеть дату последнего контакта с клиентом.

Ведение базы клиентов в CRM во многом автоматизировано. Так что вам не придется выбирать между временем и информацией. Настройте сбор нужных данных — и они будут сохраняться в CRM-системе самостоятельно. Вам будет доступна полная история работы с клиентом. Не только даты звонков, но и содержание переписок в Gmail, мессенджерах и онлайн-чатах. Если вы используете IP-телефонию, через CRM можно настроить доступ к записям звонков. Так что полная и исчерпывающая информация в CRM-базе доступна в любой момент и без лишних усилий с вашей стороны. Это же касается и передачи работы: нет необходимости вводить нового сотрудника в курс дел по каждому заказу. Достаточно открыть ему доступ к CRM-базе клиентов.

2. Создание стандартов продаж

Как создавать в Excel стандарты продаж? Верно, никак. Потому что Excel — это программа для работы с числовыми данными.

В противоположность таблицам, CRM-система содержит полноценный функционал для стандартизации продаж и обучения сотрудников. Воронки и планы продаж имеют наглядную визуализацию. Ими удобно управлять и просто контролировать ход выполнения задач — как каждого сотрудника в отдельности, так и всего отдела или компании.

3. Автоматизация основных бизнес-процессов

Excel предлагает некоторые функции, которые можно назвать автоматизацией. Например, автозаполнение ячеек, условное форматирование и так далее. Но этого явно недостаточно. Все данные приходится вносить вручную. Если клиент поменяет номер телефона, это легко упустить и не внести изменения в базу.

В среднем, компании тратят около 64% времени на различные организационные и служебные задачи, которые прямо не приносят прибыль.

Вот почему автоматизация бизнеса так важна.

Что предлагает CRM-система для упрощения ведения базы данных клиентов и работы с ней?

Автоматическое создание карточек клиентов. Добавить всю информацию о новом клиенте можно одним кликом. При этом, CRM-система сохранит в клиентской базе данных всю информацию, которую человек указал в своем аккаунте Gmail или социальной сети. Вы также можете настроить автоматический сбор заявок с сайта и почты в CRM.
Поиск и объединение дублей. Бывает, что клиент сначала звонит, а потом пишет на имейл. Когда вы ведете базу данных клиентов вручную, легко ошибочно принять его за двух разных людей. CRM-система умеет вычислять дубли и объединять их.
Автоматическое заполнение истории переговоров. Подключите к CRM те сервисы, которые вы используете для общения, и каждый контакт будет самостоятельно сохраняться в удобной базе данных клиентов.

CRM-система предлагает и другие возможности автоматизации. К ним относятся массовые рассылки, создание отчетов, шаблоны писем и документов и др.

4. Отслеживание состояния продаж в реальном времени

Если вы ведете базу клиентов в Excel, вам нужно запросить отчет у сотрудника, подождать, пока он подготовит и вышлет его.

Когда база клиентов находится в CRM, вам достаточно настроить шаблоны отчетов один раз. Затем вы сможете анализировать результаты работы в любое время, когда понадобится.

5. Общаться и совместно работать

Существенное неудобство базы данных в Excel — это невозможность совместной работы. Если над одной клиентской базой одновременно работают несколько менеджеров, нужно потратить время, чтобы свести таблицы и переслать их друг другу.

Данные базы клиентов и заказов в CRM-системе обновляются в реальном времени. Вы избавляетесь от дубликатов скопированных таблиц. С базой потенциальных клиентов в CRM можно работать одновременно. В CRM также есть широкий функционал для организации работы: отслеживание хода выполнения задач, развернутые комментарии по заданиям и многое другое.

6. Безопасность данных

Еще один серьезный минус таблиц Excel — это незащищенность от случайного или умышленного удаления. CRM-система защищает клиентскую базу несколькими способами. Во-первых, внесенные данные нельзя удалить случайно. Во-вторых, доступ к экспорту и удалению данных можно давать только ограниченному числу сотрудников. Более того, CRM-система предусматривает возможность гибкого иерархического доступа даже к просмотру информации. И, в отличие от Excel, база клиентов и заказов в CRM защищена от взлома и кражи сторонними лицами.

Как перевести базу данных в CRM

Перенести базу клиентов из Excel в CRM обычно очень легко. Так, в NetHunt импорт базы клиентов занимает всего несколько кликов:

Вначале нужно подготовить файл для импорта: таблицу с указанием названий полей. Затем файл необходимо сохранить в формате CSV — сделать это можно в самом Excel.
Затем в CRM нужно выбрать “Импорт данных”, выбрать папку загрузки и добавить файл для импорта.
Не забудьте проверить, что все поля распознаны правильно. CRM-система также проведет поиск дубликатов. После этого остается нажать кнопку “Импорт” и база клиентов будет перенесена в CRM-систему.

NetHunt предоставляет 14-дневный период тестирования бесплатно. Так что начать вести базу клиентов в CRM-системе действительно просто. Подробнее о том, как установить NetHunt CRM, мы рассказывали в этой статье.

Расширение клиентской базы. Стоит ли покупать холодные базы?

Когда в базе данных клиентов наконец наведен порядок, пора задуматься о ее расширении.

Наверняка вы слышали о продаже так называемых холодных баз. Холодная база клиентов — это список контактов лиц, которые не имеют представления ни о вашей компании, ни о продукте.

Плюс у подобных баз один: можно купить большое количество контактов за низкую стоимость.

А вот минусов гораздо больше.

Во-первых, холодные базы клиентов обычно имеют много неверных или устаревших данных. Большинство людей давно сменили телефоны и имейл-адреса.
Во-вторых, работать с холодной клиентской базой — дело трудоемкое и малоэффективное. Подобный маркетинг был популярен в 60 годах прошлого века, но давно ушел в прошлое. В итоге, цена холодной базы может оказаться гораздо выше, чем вы оплатили при покупке.

Холодную базу лучше формировать самостоятельно. Так, если вы работаете с b2b, вы можете собрать актуальные контакты существующих компаний, которым может быть интересно ваше предложение.

В отличие от холодных, теплые базы клиентов — это те контакты, которые потенциально знакомы с вашей компанией и могут заинтересоваться покупкой продукта.

Нарастить теплую базу клиентов можно несколькими способами:

Средствами онлайн и офлайн маркетинга (реклама, соц.сети, PR-мероприятия, захват лидов с сайта и др.);
С помощью нетворкинга, т.е. активного наращивания сети знакомств;
Нанимая сотрудников со своей клиентской базой (это популярный способ в индустрии красоты, продажах и других сферах).

Конечно, наработка теплой базы стоит дороже и занимает время. Но рано или поздно усилия начинают приносить плоды: активность и заинтересованность “теплых” клиентов однозначно выше, чем “холодных”.

Выводы

Бизнес часто начинает вести базу клиентов в Excel, думая, что это бесплатно. На самом деле, заполнение таблиц отнимает большое количество времени и не страхует от ошибок. В конечном итоге, время и ошибки все равно измеряются в финансовых затратах.

В отличие от Excel, ведение базы клиентов в CRM почти полностью автоматизировано. И цена CRM-систем для малого бизнеса очень доступна. О том, сколько стоит внедрить CRM, мы рассказывали здесь. Так что небольшая плата за использование CRM-системы полностью окупается за счет экономии времени и сил.