Как перевести команду на удаленную работу
Не имеет значения, почему вас заинтересовала удаленная работа: из-за вынужденного перехода на ремоут или потому что вы стремитесь следовать мировым трендам. Переход на удаленку требует подготовки и на практике оказывается не таким уж простым. Мы подготовили полное руководство по организации удаленной работы компании.
Что такое удаленная работа
Перевод офиса на удаленную работу — это глобальная мировая тенденция, которая усиливается с каждым годом. В статье об эффективности удаленного отдела продаж мы упоминали, что за последние 10 лет количество людей, работающих удаленно, выросло в 4 раза.
С одной стороны, тренд на работу удаленно возник из-за растущих возможностей интернет-сервисов. С другой, удаленный офис имеет немало преимуществ:
- Не нужно оплачивать аренду помещения и его обслуживание.
- Можно набирать сотрудников из любой точки мира. Это актуально как для компаний, которые стремятся формировать команду из лучших специалистов, так и для бизнесов в небольших городах, где квалифицированных сотрудников трудно найти.
- Лояльность сотрудников выше. Не приходится тратить деньги и время на дорогу в офис. Люди могут организовать для себя наиболее комфортные условия, включая график и обстановку рабочего места. Коллектив ремоут офиса имеет бóльшую степень доверия руководства и свободу действий, самостоятельность.
- Удаленная работа вынуждает подходить к бизнесу более организованно. Здесь не обойтись без отлаженных бизнес-процессов, четкой системы контроля и мотивации.
Чтобы понять, что значит удаленная работа, важно не путать ее с фрилансом. Сотрудников на фриланс нанимают на определенные проекты или задачи, при этом они являются скорее самозанятыми специалистами, предоставляя ряду компаний отдельные услуги. В этом случае не нужно ничего организовывать и контролировать. Достаточно предоставить фрилансеру четкое задание и оговорить условия выполнения работы.
В отличие от фриланса, удаленная работа значит постоянный штат сотрудников. Коллектив работает так же, как и в физическом офисе — с той лишь разницей, что люди находятся дома.
Как перевести компанию на удаленную работу
Процесс перевода компании на удаленную работу включает несколько обязательных шагов.
1. Отладьте механизм работы
Если в компании нет описанных и отработанных бизнес-процессов, само время заняться этим. В ремоут офисе уже не получится в любой момент спросить, перепоручить, уточнить, попросить. Нужно четко знать, кто чем занимается и от каких сотрудников зависит та или иная часть задачи. В противном случае, в компании быстро начнется неразбериха. Кроме того, бизнес-процессы понадобятся для автоматизации бизнеса и его перевода в онлайн-программы.
2. Подберите инструменты для удаленной работы
Для работы удаленно понадобится ряд онлайн-сервисов и программ: файлообменник, средства коммуникации, бухгалтерского учета, программы для работы с клиентами и контроля задач. Сервисы, которые вы будете использовать на удаленной работе, нужно выбрать и протестировать заранее, чтобы убедиться, что они достаточно удобны и функциональны. Кроме этого, важно заранее позаботиться о безопасности данных на домашних компьютерах сотрудников. О самых необходимых инструментах для удаленной работы мы подробно рассказываем в следующем разделе.
3. Подготовьте команду
Этот шаг включает несколько подзадач. В первую очередь, необходимо продумать, как осуществлять контроль работы, коммуникацию с коллективом и мотивировать сотрудников. Если инструкции уже есть, вероятно, их придется переделать, поскольку принципы управления персоналом ремоут офиса несколько другие:
- Команда получает больше свободы, поскольку контролировать каждый шаг сотрудника больше не получится. Удаленная работа строится на доверии, самостоятельности и личной ответственности.
- В условиях удаленной работы основным критерием эффективности становится результат. Необходимость показывать результат — это то, что поможет коллективу справиться с соблазном устроить себе внеочередной отпуск на период работы удаленно. Помимо прокрастинации, ориентация на результат способствует большей эффективности в условиях форс-мажоров. Если кому-то из сотрудников отключили свет в дневное время, он будет мотивирован доделать работу вечером или на выходных.
- Понадобится продумать четкие рамки и правила, которые помогут коллективу оставаться в тонусе. Так, например, ряд компаний требует от сотрудников быть готовыми в любое время в течение рабочего дня принять видеозвонок. Такое условие само по себе исключает возможность работать лежа на диване.
- Для удаленной работы важно не забыть про общение. Специалисты рекомендуют почаще использовать видеозвонки как по рабочим вопросам, так и для неформального общения в перерывах.
- Напомните сотрудникам о приемах самоменеджмента: важности графика, внешнего вида, планирования дня и др.
- Проведите обучение с новыми сервисами, которые будут использоваться на удаленке.
Если удаленная работа планируется надолго, возможно, часть сотрудников не справится с таким форматом. Для удаленной работы необходимы люди с высоким уровнем самодисциплины и ответственности, заинтересованные в результате и способные работать в отсутствие постоянного общения. Однако, качественно выстроенная система удаленной работы поможет людям легче перестроиться на новые условия.
Инструменты для удаленной работы
При работе удаленно практически все задачи приходится осуществлять с помощью онлайн-сервисов. Инструменты для удаленной работы подбираются согласно задачам компании. Ниже самые популярные из них.
CRM-система
CRM — это самая важная программа, выбором которой стоит заняться, готовясь к удаленной работе.
Во-первых, в ней будут осуществляться все основные рабочие процессы. Во-вторых, выбор и внедрение CRM — дело достаточно трудоемкое и ответственное.
Зачем нужна CRM-система ремоут офису? Расскажем на примере NetHunt:
1. CRM — это “центральный пульт” управления удаленной компанией. Она содержит унифицированную базу данных клиентов, все задачи и информацию о ходе их выполнения, бухгалтерские данные, документы, аналитику. CRM позволяет избавиться от пересылки файлов внутри компании, поскольку все сотрудники могут иметь доступ к одной и той же информации в онлайн-режиме.
2. CRM-система способна интегрироваться с другими сервисами, которые вы используете. Так, в NetHunt можно работать с Gmail и сервисами GSuite, социальными сетями, мессенджерами и др. Функционал CRM может заменить некоторые программы. Например, используя NetHunt, можно отказаться от сервисов емейл-рассылок, поскольку CRM-система позволяет делать массовые рассылки через Gmail.
3. CRM упрощает работу за счет автоматизации ряда функций (например, шаблонов писем и документов).
4. В CRM-системе можно осуществлять эффективный контроль эффективности как каждого сотрудника в отдельности, так и отдела, компании. Кроме этого, в CRM есть удобные инструменты для самоменеджмента.
Инструменты для общения
В удаленной работе большая часть общения происходит в переписке. Проблема чатов в том, что нужную информацию крайне сложно найти среди тысяч сообщений. Поэтому для рабочих целей лучше использовать чаты, где есть возможности поиска, удобной навигации по файлам и создания структуры бесед. Один из наиболее популярных корпоративных чатов — это Slack.
Вторая программа для коммуникации — это, конечно же, сервис видеозвонков. Здесь все зависит от нужного функционала, цены и личных предпочтений. Самые востребованные программы для видеосвязи — это Viber, Skype и Zoom.
Файловые хостинги
Сложно найти команду, которая до сих пор не использует совместно документы в облаке. Тем не менее, напомним, что скачивать, редактировать и пересылать таблицы и текстовые файлы больше не нужно. Такие сервисы как Google Диск позволяют редактировать документы и видеть изменения в режиме онлайн нескольким пользователям одновременно.
Тайм-трекеры
Есть необходимость контролировать время, которое тратит на работу каждый из сотрудников? Используйте один из инструментов для фиксации времени: например, Toggl, Tick, Timesheets, Yaware Time Tracker.
Удаленное администрирование
Не забудьте, что сотрудникам на удаленке может потребоваться помощь с компьютером. Кроме того, системному администратору будет нужен доступ к домашним ПК, чтобы обеспечить безопасность рабочих данных. Так что TeamViewer или аналогичный сервис тоже стоит включить в список софта, необходимого для удаленной работы.
Если вы собираетесь в перспективе перевести компанию на удаленную работу, подготовьтесь и протестируйте удаленный формат заранее. Если что-то пойдет не так, на этапе тестирования будет значительно легче исправить любые недочеты.
Кроме того, отлаженные бизнес-процессы, четкие схемы работы и мотивации, а также полезный софт, включая CRM-систему, однозначно пригодятся каждой компании — независимо от того, работает ли она удаленно или нет.
Воспользуйтесь бесплатным 14-дневным периодом тестирования NetHunt CRM.