Облачная CRM для бизнеса: что нужно знать перед покупкой

На этапе выбора CRM-системы у большинства предпринимателей возникает вопрос: “Что лучше — облачное или “коробочное” решение?”. Давайте подробнее поговорим про преимущества и недостатки облачной CRM, а также про ее отличия от “коробочной” версии.

Что такое облачная CRM?

Что такое “коробочные” и облачные CRM-системы? Первый вариант — это программное обеспечение, которое при покупке скачивается и устанавливается на ваше оборудование. Соответственно, для “коробочной” CRM потребуется собственный сервер с бесперебойным питанием, а также системный администратор, который будет обслуживать работу программы. Обычно такие CRM-системы выбирают компании, которые заказывают разработку кастомной CRM индивидуально под свои нужды. Поддержка и обслуживание “коробочной” CRM обычно требует значительных финансовых затрат.

Облачная CRM-система — это программа, которая размещается в “облаке” — то есть, на серверах компании-разработчика.

Плюсы использования облачной CRM-системы

Конечный пользователь освобождается от любых технических сложностей и просто использует CRM для своих задач. Все заботы по обслуживанию, обновлениям, обеспечению бесперебойной работы берет на себя поставщик CRM.

Это же касается и безопасности. В случае “коробочного” решения задача обеспечения безопасности ложится на плечи компании. Если вы используете облачную CRM, защиту данных обеспечивает разработчик.

Еще одно преимущество облачной CRM — всю техническую работу осуществляет большая команда высококлассных специалистов. Выбирая CRM “в коробке”, вы вряд ли сможете позволить себе нанять таких сотрудников в штат.

Помимо технических особенностей, облачная CRM имеет и преимущества в цене. “Коробочная” программа обычно стоит существенно дороже и оплачивается один раз на длительный срок. Оплата за облачную CRM-систему происходит ежемесячно, в виде абонплаты. Это позволяет снизить размер каждого платежа и при необходимости отказаться от CRM в любой момент без риска финансовых потерь.

Минусы использования облачной CRM-системы

В случае облачного решения возможности кастомной доработки очень ограничены. Всем пользователям доступен одинаковый функционал. Поэтому облачную CRM-систему нужно выбирать внимательно, чтобы она максимально отвечала вашим задачам.

Поставщик CRM сам определяет, какие новые фичи добавлять и как быстро. Поддержка некоторых функций может быть прекращена. В конце концов, компания может вообще закрыть проект. Чтобы этого не произошло, выбор стоит остановить на надежном разработчике, а не компании-однодневке.

Возможности облачной CRM-системы

Еще один важный вопрос, который стоит обсудить: “Есть ли какие-то отличия у облачной CRM-системы в функционале?”

Нет. Облачная CRM — это полнофункциональная программа, которая не уступает “коробочной”, а во многих случаях и превосходит возможности последней.

Полный функционал. Облачная CRM включает все необходимые функции. Это и формирование клиентской базы, и ведение истории сделок, аналитика продаж, отчетность, широкие возможности автоматизации.
Единое информационное пространство. Данные в облачной CRM-системе обновляются в режиме реального времени. Вносить изменения можно совместно и одновременно. Выбирая облачную CRM, вам не придется пересылать файлы между отделами и ждать, пока сотрудники подготовят отчет. Нужная информация будет доступна в CRM всей компании — как только данные внесли в базу.
Оперативность работы. Быстродействие CRM — это еще одна задача, которую не придется решать, выбрав облачное решение. Скорость работы обеспечивается поставщиком облачной CRM, поэтому она всегда максимальна.
Мобильная версия. Облачные CRM-системы часто включают полнофункциональную мобильную версию, которая очень важна в наши дни. Работа “в полях”, отпуск, больничный, командировки — во всех этих ситуациях мобильная версия CRM-системы поможет не выпадать из рабочего процесса, когда компьютера нет под рукой.
Экспорт данных. Данные, которые хранятся в облачной CRM, всегда остаются с вами. Если потребуется выгрузить информацию, вы с легкостью сможете это сделать с помощью функции экспорта.
Неограниченный объем данных. При использовании “коробочной” CRM-системы приходится все время решать вопрос с расширением места для хранения данных. Облачная CRM-система предоставляет неограниченное место на серверах или простую возможность его увеличения.

Кому подходит облачная CRM

CRM “в коробке” имеет смысл приобретать, если нужно исключительно кастомное решение и вы можете нанять штат технических специалистов для обслуживания, настройки и доработки CRM-системы.

Во всех других случаях облачная CRM для компаний оказывается выгоднее.

Если вы ведете малый и средний бизнес.
Облачная CRM доступнее, поскольку предусматривает ежемесячную оплату, а все технические заботы берет на себя поставщик.
Если достаточно стандартного функционала.
Облачные CRM-системы достаточно гибкие в настройках, чтобы решить задачи бизнеса самых разных направлений. Переплачивать за индивидуальную разработку CRM имеет смысл, когда готовые решения не могут удовлетворить ваши запросы.
Если компания впервые внедряет CRM.
Облачная CRM-система дает возможность бесплатного тестового периода. Если по какой-то причине CRM не подойдет, от нее можно будет отказаться без финансовых рисков.
Если вы выбираете CRM для молодого бизнеса или стартапа.
Молодые компании динамичны. Меняются их задачи, продукты, перестраиваются бизнес-процессы. На этом этапе облачная CRM является наилучшим вариантом.

5 заблуждений про облачную CRM

Когда вы собираетесь доверить бизнес облачной CRM-системе, вполне логичны опасения и сомнения. Попробуем их развеять.

Миф 1. Облачная CRM не безопасная, уязвимая

Времена, когда облачные решения не были безопасными, давно ушли в прошлое. Мир массово переходит на работу в облачных сервисах. Одна из причин — как раз та, что профессиональной команде облачной программы легче обеспечить высокий уровень безопасности, чем одному системному администратору. Кроме того, безопасность облачных сервисов обходится значительно дешевле за счет их масштабности.

Миф 2. Облачную CRM дорого обслуживать

Совсем наоборот. Чем популярнее облачная CRM-система, тем дешевле обходится ее обслуживание. На практике, обслуживание собственной CRM получается куда более затратным и менее качественным.

Миф 3. Абонплата содержит скрытые платежи

Чтобы избежать скрытых платежей, достаточно внимательно прочитать условия использования облачной CRM. Также нужно заранее продумать обязательный функционал, чтобы не оказалось, что за какие-то функции придется доплачивать каждый месяц.

Миф 4. В облачной CRM может случиться потеря данных

Компания-поставщик, обслуживая тысячи компаний, может позволить себе хранить данные на новейших надежных серверах, обеспечить их бесперебойную работу и своевременный бэкап. Покупая “коробочную” CRM, большинство компаний либо арендуют место на тех же облачных серверах, либо покупают домашний сервер, размещая его где-нибудь в гардеробе офиса. В последнем случае безопасность данных ограничивается только весом и габаритами сервера, поскольку его можно попросту вынести из офиса в руках.

Миф 5. На облачную CRM сложно перейти

Когда речь заходит о сложности внедрения CRM, преимущество стоит на стороне облачных решений. Установить облачную CRM максимально просто. Большинство из них рассчитаны на самостоятельную установку, которая включает всего несколько шагов. Основные трудности перехода на CRM-систему возникают на этапе подготовки, когда необходимо тщательно спланировать будущие настройки, продумать и отработать бизнес-процессы. Если этот этап выполнен ответственно, сама установка и настройка CRM будет лишь формальностью.

CRM или ERP-система?

CRM и ERP-системы схожи в своей основной задаче: автоматизировать и систематизировать работу компании. Однако, они подходят к этой задаче с разных сторон. CRM-система — это программа, сфокусированная на управлении взаимоотношениями с клиентами и оптимизации продаж. ERP-система в большей степени уделяет внимание интеграции, синхронизации работы всех отделов.

ERP устанавливается на производствах, а также в компаниях, где ключевой потребностью является товарооборот, логистика.

CRM-система — это решение для компаний, основным направлением которых являются продажи товаров и услуг. Она помогает отслеживать эффективность, находить пути для повышения продаж, анализировать и выстраивать стратегии с разными сегментами клиентов.

Выводы

Облачная CRM-система имеет как преимущества, так и недостатки. Однако, демократичная цена, простота установки, высокий уровень безопасности и удобство использования делают этот вариант CRM самым популярным на рынке.