CRM в Google Таблицах для бизнеса: за и против

Опубликовано май 18, 2021, дополнено январь 13, 2023

На первый взгляд, ведение клиентской базы в Гугл Таблицах  —  самый простой способ. Не нужно тратиться на покупку и настройку специальных программ, обучение сотрудников. Нет никаких рисков, поскольку неудачную таблицу всегда легко изменить. Именно поэтому множество предпринимателей предпочитают создать своеобразную CRM в Google Таблицах. Давайте обсудим, какие преимущества и недостатки использования Google Таблиц для бизнеса.

Как сделать CRM в Гугл Таблицах

Для элементарного учета клиентов и сделок в Google Sheets достаточно создать одну или несколько таблиц и связать их между собой. В такой CRM можно будет вести базу клиентов, выполнять различные расчеты и создавать отчеты с графиками.

Для ведения продаж в Гугл Таблицах возможно применение формул от самых простых (например, сумма выручки за определенный период) до достаточно сложных.

Кроме этого, в Google Sheets можно строить графики и диаграммы для визуализации данных в отчетах. Однако для этого лучше подойдет другой бесплатный инструмент от Google  —  Data Studio.

Что, если нет желания упражняться в построении таблиц и создании формул? В Интернете есть огромное количество шаблонов Гугл Таблиц для бизнеса. Можно скачать готовые шаблоны Google Таблиц для учета финансов, клиентов, продаж, планирования и других задач. Немного адаптировать их под себя  —  и CRM в Google Документах готова.

Автоматизация Google Таблиц

Через некоторое время использования CRM в таблице встанет вопрос, как автоматизировать Гугл Таблицы. Для автоматизации Google Sheets существуют 3 способа.

Первый  —  это так называемые макросы. Они позволяют автоматизировать типичные повторяющиеся операции без программирования. Чтобы создать макрос в Google Таблицах, нужно найти в меню пункт “Записать макрос” и выполнить ту последовательность действий, которую вы хотите автоматизировать. Программа запомнит эти шаги и сможет выполнять их самостоятельно.

Второй способ автоматизации Google Таблиц  —  это дополнения и плагины. Можно установить готовый плагин или заказать у программиста создание собственного. Плагины значительно расширяют возможности CRM в Гугл Таблицах. Например, можно настроить автоматическую емейл-рассылку или отображать адреса клиентов на Google Картах.

Еще один вариант, как автоматизировать Гугл Таблицы,  —  использовать API. В этом случае, без программиста не обойтись.

Почти всегда CRM в Гугл Докс нужно интегрировать с другими сервисами. Так, можно настроить автоматическое сохранение лидов в Google Таблицах при получении заявок с сайта.

Итак, CRM в Google Документах предстоит пройти долгий и тернистый путь проб и ошибок, прежде чем она станет достаточно функциональной. Стоит ли это потраченных усилий? Посмотрим на плюсы и минусы учета продаж и клиентов в Google Таблицах.

Преимущества CRM в Google Таблицах

Первое важное преимущество Google Таблиц для бизнеса  —  это цена, вернее, ее отсутствие. Сервис абсолютно бесплатен, что имеет решающее значение для предпринимателей с небольшим доходом. Однако, чтобы реализовать хотя бы часть функций CRM в Гугл Документах, придется оплачивать работу программиста.

Тем не менее, базовый функционал Google Таблиц для учета продаж вполне может удовлетворить скромные запросы. Данные можно вносить и хранить в упорядоченном виде, обрабатывать их с помощью логических и математических операций и создавать на их основе отчеты.

Существенный плюс Google Таблиц для ведения клиентов по сравнению с Excel  —  это возможность совместного редактирования и обновления данных в режиме реального времени. В этом Таблицы становятся больше похожи на CRM-систему и избавляют от необходимости постоянно пересылать обновленные файлы коллегам.

Параллельный доступ и история изменений также дают возможность частичного контроля над работой сотрудников, однако, он довольно ограничен.

Недостатки ведения клиентской базы в Google Таблицах

Безусловно, база клиентов в Гугл Таблицах  —  это уже значительно лучше, чем блокнот и ексель. Но при детальном рассмотрении обнаруживается немало недостатков CRM в Таблицах, которые будут снижать качество и тормозить работу всей компании.

Ошибки. Используя Google Таблицы вместо CRM, приготовьтесь к постоянным ошибкам. Исправление ошибок становится ежедневной рутиной, притом настолько, что иногда хочется нанять отдельного сотрудника для этой работы. Почему они возникают?

Во-первых, в Google Докс почти нет возможностей для унификации данных. Частично эту проблему можно решить с помощью раскрывающихся списков. Но такие данные как номера телефонов или адреса электронной почты будут постоянно страдать. Из-за этого в базе будут накапливаться дубли и возникать проблемы с обработкой информации.

Во-вторых, CRM в Google Таблицах не имеет никакой защиты от невнимательности. Операции с таблицей, где кто-то скрыл часть ячеек или забыл снять фильтры, приводят к плачевным результатам: данные теряются, формулы сбиваются и работают некорректно. Не говоря уже о том, что данные из ячейки могут быть удалены случайным нажатием любой клавиши.

Мобильная версия. У Гугл Таблиц есть мобильная версия, но она может использоваться в основном для просмотра информации. Данные можно вводить и редактировать, но это крайне неудобно. Итого, нет доступа к компьютеру  —  нет работы.

Что еще отсутствует в Google Таблицах для бизнеса?

• Возможность сохранять историю контактов с клиентами (особенно важно, если продажи повторные или многоэтапные);
• Разграничение прав доступа: нет возможности запретить просматривать часть клиентской базы, если она в одном файле. Единственный выход  —  разбивать базу на отдельные документы.
• Таск-менеджер: если вы планируете создать CRM в Google Таблицах, придется найти другой сервис для задач и напоминаний.
• Безопасность. Хотя сам Google предоставляет достаточно высокий уровень безопасности, в облаке регулярно происходят сбои и часть данных попадает в открытый доступ  —  даже через поисковые системы. Так, в 2018 году Яндекс проиндексировал огромное количество Google Документов, все они попали в поисковую выдачу.

Как Excel эволюционировал в CRM

CRM-система или Google Таблицы для бизнеса: сравнение

Что выбрать: CRM-систему или Гугл Таблицы для ведения клиентов? Давайте коротко сравним возможности этих сервисов на примере NetHunt CRM. Подробное описание функций NetHunt вы найдете на сайте.

Узнайте как перенести базу данных клиентов из Excel в CRM

Выводы

Можно ли сделать CRM в Гугл Таблицах? При должных навыках, терпении и хорошей фантазии это возможно. Однако, такая CRM по надежности будет напоминать скорее карточный домик, чем серьезную программу. Стоит приготовиться к постоянным ошибкам, сбоям и перенастройкам. Все это требует финансовых трат и/или времени (а время, как все помнят,  —  тоже деньги).

В свою очередь, CRM-система  —  это готовое решение, которое уже включает все необходимые функции для ведения бизнеса с клиентами. Как бы ни был широк функционал Гугл Таблиц, они не смогут заменить CRM-систему для учета клиентов и продаж.

Содержание