Автоматизація телефонії в NetHunt CRM: практичні кейси для вашого бізнесу

Розповідаємо, як автоматизація в NetHunt CRM фіксує кожен дзвінок, створює завдання і тримає продажі під контролем. Реальні сценарії та приклади автоматизації.

Менеджер поговорив із клієнтом, а вже за годину не може згадати, про що саме домовилися. Забув записати важливу деталь, не поставив завдання, не передзвонив вчасно. Або ж взагалі не взяв трубку. Лід зникає, а компанія втрачає можливість. Задумайтесь, наскільки часто у вашому бізнесі трапляється така ситуація?

Наш фунціонал автоматизацій та інтеграцій із інструментами телефонії не лише фіксує кожен дзвінок, а й будує навколо нього зрозумілий процес.

Завдяки інструменту бізнеси тримають комунікацію під контролем, не втрачають клієнтів через людський фактор та встановлюють порядок у щоденній роботі.

Чому варто автоматизувати дзвінки через CRM

Телефонна розмова у бізнесі — це першочергово домовленість про зустріч, уточнення деталей замовлення, відповідь на заперечення, нагадування про оплату чи презентація продукту. Усе це — частини продажу.

За день у команді може бути десятки дзвінків — вхідних, вихідних, пропущених, з відповіддю або без. І кожен із них має значення. Якщо менеджер не зафіксує підсумки, не поставить завдання, не згадає, що вже обговорювалося — зв’язок із клієнтом обривається, а шанси на продаж зникають.

Щоб такого не траплялося, у NetHunt CRM є автоматизація дзвінків, яка:

• Реєструє кожен дзвінок у CRM — вхідний чи вихідний, із зазначенням тривалості, часу, менеджера й контакту. Нічого не загубиться.
• Надає керівнику можливість у будь-який момент прослухати запис дзвінка менеджера та контролювати роботу.
• Розпізнає типи дзвінків і їхній статус — наприклад, на пропущений можна автоматично створити завдання передзвонити, а після успішної розмови — зафіксувати домовленість.
• Запускає потрібні дії автоматично — наприклад, створення завдання, зміна етапу воронки, додавання нотатки, відправка листа після дзвінка. Усе це можна налаштувати один раз і система робитиме це за вас.

Автоматизація не просто економить час — вона робить роботу менеджера впорядкованою.

Тригери та дії в автоматизації дзвінків

Усе починається з простого: щойно у вас або у вашого колеги відбувається дзвінок — система реагує. У NetHunt CRM для цього є окремий тригер: «Новий VoIP-дзвінок». Ви обираєте телефонію, яку вже використовуєте — Binotel, Ringostat або будь-яку іншу, що інтегрується з NetHunt. Далі налаштовуєте сценарій.

У вас є повна свобода дій:

• Тип дзвінка — вхідний або вихідний. Наприклад, на вхідний із невідомого номера система автоматично створює новий контакт і угоду.
• Статус дзвінка — з відповіддю або пропущений. Якщо дзвінок пропущений, CRM створює завдання передзвонити, щоб нічого не загубити.
• Наступні дії — ви самі визначаєте, що має відбуватись після дзвінка: створення нотатки, зміна етапу воронки, надсилання листа, оновлення поля в картці клієнта або навіть запуск цілої автоворонки.

Таким чином ви отримуєте чіткий та зрозумілий сценарій для кожної ситуації, яка тільки може бути. Наприклад:

• Пропущений вхідний → завдання передзвонити + коментар у CRM;
• Вихідний дзвінок із клієнтом, який уже на етапі переговорів → фіксація результату в картці угоди;
• Успішна розмова → зміна етапу на «очікує рахунок» + лист із підтвердженням домовленостей.

Сценарії прості, але в динамічній роботі вони рятують час, наводять порядок і підтягують менеджерів до системності. У результаті ви отримуєте контроль, а команда — більше завершених угод.

Далі ми розповімо про конкретні кейси автоматизації дзвінків, які може налаштувати кожен бізнес.

Сценарій 1: обробка пропущеного дзвінка

Згадаймо ситуацію, яку ми описували на початку статті: клієнт дзвонить, але менеджер не встигає відповісти. Без системи це означає одне — шанс втрачено. Ніхто не згадає, хто дзвонив, навіщо, чи взагалі потрібно передзвонити.

NetHunt CRM автоматично бере ситуацію під контроль:

Крок 1. Перевірка номера

Система одразу звіряє, чи є номер у базі. Якщо це наявний клієнт, CRM створює завдання для закріпленого менеджера: передзвонити. Нічого не потрібно вручну шукати чи писати.

Якщо ж номер новий — створюється новий контакт і угода.

Крок 2. Призначення менеджера

У NetHunt CRM можна автоматично обрати менеджера, який отримає завдання.

Крок 3. Встановлення завдання

Новому або поточному менеджеру система ставить завдання: передзвонити клієнту. В CRM фіксується причина — «пропущений дзвінок», щоб було зрозуміло, звідки контакт.

Усі дзвінки, навіть пропущені, тепер мають продовження. Ви бачите, кому подзвонили, хто не відповів, хто тепер відповідальний.

Сценарій добре працює як у невеликих командах (де легко загубити дзвінок у потоці завдань), так і у великих відділах продажів — коли важлива швидка реакція, прозорість відповідальності та збереження кожного ліда.Клієнт не залишається без уваги, а команда — без чітких наступних кроків.

Сценарій 2: клієнт не відповідає раз за разом

Інколи бізнес приходить із типовим запитом: «Нам потрібно налаштувати автоматизацію тільки для вхідних дзвінків». Але варто лише трохи копнути глибше і з’ясовується, що в компанії ще й купа вихідних: менеджери телефонують, не додзвонюються, забувають передзвонити, не фіксують результат.

Саме тут відкривається справжній потенціал NetHunt CRM: налаштувати можна буквально будь-який сценарій.

Уявімо, що менеджер телефонує, але абонент не бере слухавку, так відбувається вперше, а потім і вдруге та втретє. У більшості компаній це — точка гальмування: хтось передзвонить, хтось забуде, десь ліди загубляться.

У NetHunt CRM це — подія, яка запускає чіткий сценарій:

Крок 1. Кількість спроб

Автоматизація бачить, що дзвінок вихідний, без відповіді. Система вимагає заповнити обов’язкове поле — наприклад, «Спроба № 1», «Спроба № 2», «Спроба № 3».

Крок 2. Переміщення воронкою

Угода або контакт автоматично переміщується на відповідний етап у воронці. Можна додати створення завдання на повторний дзвінок або відправлення повідомлення, якщо вже кілька спроб були без відповіді.

Менеджер отримує чіткий орієнтир, а керівник — повну картину: скільки спроб уже було, на якому етапі кожен клієнт, хто потребує фоллоуапу.

Якщо клієнт врешті відповідає — сценарій продовжується. CRM самостійно переносить контакт на етап «Відповів», після чого можна запускати нову автоматизацію: надсилати лист, створювати завдання, фіксувати нотатки — усе це вже налаштоване наперед.

І головне — усе це можна кастомізувати. Хочете, щоб після третьої спроби система повідомляла керівника? Легко. Бажаєте різні сценарії для VIP-клієнтів та нових лідів? Без проблем. Мрієте, щоб після кожного пропущеного дзвінка CRM шукала відповідального менеджера й автоматично створювала нагадування? Звичайно.

Сценарій 3: контроль комунікацій у продажах

Новий кейс також про вихідні дзвінки. У NetHunt CRM можна налаштувати сценарій: після вихідного дзвінка система автоматично створює завдання «написати лист», додає коментар у картку угоди й оновлює поле «Остання активність».

Як це виглядає в роботі?

Крок 1. Початок автоматизації

Менеджер телефонує клієнту. Система фіксує факт дзвінка.

Крок 2. Завдання менеджеру

З’являється нове завдання менеджеру — написати лист.

Крок 3. Автоматичне оновлення картки угоди

Завдяки інтеграції штучного інтелекту та телефонії, у карту угоди в CRM можна додати коментар: «Був дзвінок, домовились уточнити комерційну пропозицію на пошту».

Крок 4. Оновлення поля «Остання активність»

Поле «Остання активність» оновлюється автоматично — й угода підтягується вгору у фільтрі активних угод.

Тобто не просто фіксується факт комунікації, а будується системний ланцюжок дій, який рухає угоду до фіналу.

Що ще можна автоматизувати

Окрім описаних кейсів, автоматизація телефонії відкриває безліч можливостей:

• Призначення завдань залежно від джерела дзвінка (наприклад, з реклами в Google);
• Ведення окремої папки для пропущених дзвінків без створення угод;
• Автоматичне оновлення поля «Джерело» або «Кампанія» за UTM-мітками з колтрекінгу;
• Надсилання листа з підтвердженням розмови клієнту після дзвінка.

Телефонія пов’язується з іншими каналами комунікації й будується єдина система взаємодії з клієнтами.

Чому автоматизації працюють та як налаштувати їх під себе?

Ми вже знаємо, що за кожною розмовою з клієнтом стоїть продовження: завдання, наступний крок, нотатка, нагадування. Важливо, щоб:

• менеджер точно знав, що робити після розмови;
• клієнт не чекав відповіді днями;
• уся інформація зберігалася в одному місці — у CRM, а не в особистих нотатках чи месенджерах.

Автоматизація телефонії у NetHunt CRM об’єднує всі ці речі в одну чітку, передбачувану систему. Ви налаштовуєте шаблон дій, а надалі кожен дзвінок, незалежно від його типу, запускає відповідний сценарій.

Менеджерам не треба нічого запам’ятовувати — система сама підказує, що робити далі. А керівники бачать повну історію кожного контакту й контролюють роботу в режимі реального часу. Саме тому це точно спрацює!

А що там з налаштуванням під себе? Усі поля, які беруть участь в автоматизації є гнучкими. Ви можете створити власні — наприклад, «Кількість спроб», «Коментар менеджера», «Результат розмови». І заповнювати їх через макроси, що відкриває можливості для глибшої аналітики, точнішої звітності, своєчасного реагування на «завислі» угоди та кращої якості обробки звернень.

Чи складно налаштувати?

Можливо це буде найкоротший розділ в історії блогу NetHunt CRM, однак відповідь — ні. Уся автоматизація налаштовується в кілька кліків, де ви обираєте тригер, додаєте умови, обираєте дію, а система працює за вас.

Потрібен сценарій на 1 дію? Будь ласка. Хочете складну автоматизацію з фільтрами, перевірками, розгалуженням — це займе трохи більше часу, однак також не спричинить труднощів. Усе підлаштовується під вас.

Висновки

Автоматизація телефонії в NetHunt CRM — це стратегічне рішення для продажів і сервісу. Вона зберігає кожну взаємодію з клієнтом, запобігає втратам через людський фактор і будує передбачувану комунікацію. Кожен дзвінок (вхідний чи вихідний, успішний чи пропущений) отримує логічне продовження, а команда діє за зрозумілим сценарієм.

Це дає бізнесу:

• Повний контроль над дзвінками та комунікацією;
• Економію часу менеджерів завдяки автоматичним діям;
• Зростання конверсії, бо ліди не губляться;
• Прозорість відповідальності в команді;
• Гнучкість у налаштуванні під вас.

Популярні запитання

Поділитися дописом з друзями та колегами!