CRM для івент-агенцій — це система для централізованого управління клієнтами, подіями, учасниками, підрядниками та комунікацією в одному просторі. Вона контролює підготовку заходів, автоматизує надсилання запрошень, нагадування та роботу команди на всіх етапах організації івенту.
У сфері івентів важливо швидко обробляти заявки, координувати десятки деталей і підтримувати постійний контакт із клієнтами та гостями. Без CRM ці процеси часто губляться між поштою, месенджерами та таблицями. Сучасні рішення, зокрема NetHunt CRM, об’єднують усі робочі інструменти в єдину систему та зберігають контроль над кожним проєктом.
У статті розглянемо чотири CRM для івент-агенцій і підкажемо на що звертати увагу під час вибору системи.
Які проблеми розв'язує CRM-система для івент-агенцій
Організація заходів — це десятки паралельних процесів: переговори з клієнтами, узгодження бюджету, робота з підрядниками, реєстрація гостей і контроль дедлайнів. Коли ці задачі ведуться в різних сервісах або таблицях, команда швидко втрачає цілісну картину.
Тому важливо розуміти, які саме проблеми розв’язує CRM-система для івент-агенцій і як вона допомагає зробити підготовку подій більш керованою та передбачуваною.
| Втрата заявок і клієнтів | Без CRM звернення з сайту, соцмереж і месенджерів часто губляться в особистих чатах або пошті менеджерів. Через це агентство може втрачати потенційні замовлення. CRM автоматично збирає всі заявки в одному місці та не дає їм загубитися. |
| Хаос у комунікації з клієнтами та гостями | Листування, дзвінки та повідомлення зберігаються в різних сервісах і не мають єдиного контексту. Це ускладнює передачу клієнтів між менеджерами. CRM об’єднує всю історію спілкування в одній картці. |
| Відсутність системи управління подіями | Без CRM інформація про івенти часто зберігається в таблицях або блокнотах. Важливі деталі можуть губитися, а дедлайни — порушуватися. CRM структурує кожен захід за етапами та відповідальними. |
| Пропущені дедлайни та важливі завдання | Підготовка івенту складається з десятків завдань із чіткими термінами. Без системи контролю легко щось забути. CRM автоматично нагадує про ключові дії та допомагає тримати все під контролем. |
| Велике навантаження на менеджерів | Багато часу витрачається на ручне ведення списків, розсилки та звіти. Це знижує продуктивність. CRM автоматизує рутинні процеси та звільняє час для роботи з клієнтами. |
| Відсутність аналітики та контролю результатів | Без звітів складно оцінити, які заходи приносять прибуток, а які — ні. Рішення приймаються інтуїтивно. CRM надає реальні дані для управління бізнесом. |
Основні можливості CRM для івент-агентств та організаторів заходів
Організація заходів вимагає чіткої координації між клієнтами, командою, підрядниками та учасниками події. Кожен проєкт має свої дедлайни, сценарії, бюджети й комунікаційні ланцюжки, які складно контролювати без системного підходу.
Далі — розглянемо основні можливості CRM для івент-агентств та організаторів заходів.
Гнучка кастомізація під різні формати івентів
Івент-агентства працюють з подіями різного масштабу — від камерних бізнес-сніданків до масових заходів на тисячі учасників. У CRM можна налаштовувати окремі папки, поля та сутності для різних типів подій: корпоративи, конференції, фестивалі, приватні свята, регулярні заходи. Це допомагає систематизувати роботу та уникати плутанини.
Управління клієнтською базою та сегментація контактів
CRM зберігає всі контакти клієнтів, партнерів, підрядників і гостей в єдиній системі. Контакти можна сегментувати за типами івентів, історією співпраці, бюджетом або рівнем залученості. Це спрощує повторні продажі та персоналізовану комунікацію.
Підтримка повторюваних подій
Система дає змогу працювати з регулярними івентами: щорічними корпоративами, днями народження компаній, сезонними заходами. CRM автоматично нагадує менеджерам про майбутні події та допомагає вчасно запропонувати клієнтам повторну організацію заходу.
Управління реєстрацією та учасниками заходів
Система допомагає вести списки гостей, відстежувати реєстрації, підтвердження участі та присутність на події. Усі дані про учасників зберігаються в CRM та можуть використовуватися для майбутніх маркетингових кампаній.
Автоматичні нагадування та follow-up із клієнтами
CRM налаштовує автоматичні нагадування про ключові дати: підготовку сценарію, узгодження бюджету, бронювання локації, фінальні репетиції. Також система допомагає вчасно зв’язуватися з клієнтами після заходу для збору відгуків і повторних продажів.
Автоматизація імейл-розсилок і запрошень
CRM автоматично надсилає листи-запрошення, підтвердження участі, нагадування та листи після подій. Після реєстрації учасник одразу потрапляє в систему та запускається автоматичний сценарій комунікації без ручної роботи.
Омніканальна комунікація з клієнтами та гостями
CRM об’єднує пошту, месенджери та соціальні мережі в одному інтерфейсі. Івент-менеджери можуть відповідати на запити з Instagram, Facebook, WhatsApp та інших каналів без перемикання між сервісами, і зберігати повну історію спілкування.
Інтеграція з соціальними мережами та рекламними платформами
Івент-агентства активно використовують Instagram, Meta Ads та інші платформи для просування подій. CRM інтегрується з цими каналами, фіксує заявки з реклами та допомагає оцінювати ефективність кампаній.
Управління підрядниками та командою заходу
CRM дає змогу вести базу ведучих, DJ, технічних підрядників, декораторів і локацій. У системі зберігаються контакти, умови співпраці та історія участі в проєктах, що спрощує підготовку нових заходів.
Аналітика ефективності івентів і продажів
Система формує звіти щодо кількості учасників, бюджету, прибутковості та конверсії заявок. Керівники бачать, які формати заходів і канали просування приносять найбільший результат.
Огляд найкращих CRM-систем для івент агенцій
Організація івентів потребує чіткої координації безлічі задач: від обробки заявок і комунікації з клієнтами до управління командою та підрядниками. Не всі CRM-системи однаково добре справляються з цими викликами, тому важливо обрати таке рішення, яке адаптоване саме під потреби івент-агенцій.
Далі — розглянемо найкращі CRM-системи для івент-агенцій, що допоможуть ефективно автоматизувати роботу.
NetHunt CRM
Це CRM-система, яка допомагає івент-агенціям системно керувати клієнтами, заходами, підрядниками, бюджетами та всією комунікацією. Вона об’єднує продажі послуг, підготовку подій, роботу з учасниками та взаємодію команди в єдиному просторі.
Основні можливості:
- Централізоване зберігання клієнтів, подій і контактів підрядників
- Гнучке налаштування CRM під різні формати заходів
- Автоматизація запрошень, нагадувань і розсилок
- Управління реєстрацією та списками учасників
- Об’єднання пошти, месенджерів і соцмереж в одному інтерфейсі
- Контроль завдань і дедлайнів команди
- Інтеграція з рекламними та промо-платформами
- Аналітика ефективності івентів і продажів.
RO App (RemOnline)
Це комплексна хмарна CRM-система та програма для автоматизації малого та середнього бізнесу, що поєднує облік замовлень, складський облік, фінанси, CRM-функції та аналітику.
Основні можливості:
- Управління замовленнями: створення, редагування та відстеження статусів замовлень (сервіс, ремонт, продаж)
- CRM (Клієнтська база): зберігання історії клієнтів, записів розмов, SMS-сповіщення та інтеграція з месенджерами/соцмережами
- Складський облік: контроль залишків товарів, автоматичне списання запчастин, інвентаризація
- Фінанси: облік кас, доходів та витрат, інтеграція з банківськими сервісами
- Аналітика: дашборд керівника з основними показниками бізнесу (прибуток, кількість замовлень)
OneBox OS
Це хмарна операційна система для бізнесу, конструктор програмного забезпечення, що поєднує функції CRM, ERP та BPM, дає змогу створювати кастомні бізнес-рішення за допомогою сотень готових додатків, або розробляти власні з мінімальним кодуванням для автоматизації процесів, управління клієнтами, продажами та ресурсами компанії.
Основні можливості:
- Універсальність: платформа підходить для будь-якого бізнесу, дає змогу створювати індивідуальні рішення під специфічні процеси
- Конструктор: користувачі можуть самі обирати та налаштовувати додатки, створювати власні без знання коду або залучати розробників
- Автоматизація: дає змогу налаштовувати воронки продажів, автоматичні торкання, звіти та інтегруватися з телефонією, поштою, месенджерами (Telegram, Viber), соцмережами та маркетплейсами
- Доступність: працює через веб-інтерфейс, доступна з будь-якого пристрою, пропонує хмарне розміщення та мобільні додатки
- Безпека: хмарна платформа, що відповідає стандартам безпеки, з багатофакторною ідентифікацією та шифруванням даних
PROCRM
Це системний інтегратор, який спеціалізується на комплексному впровадженні CRM та ERP-систем, автоматизації бізнес-процесів та систематизації роботи компаній.
Основні можливості:
- Впровадження CRM та ERP: налаштування систем для керування відносинами з клієнтами та управління ресурсами підприємства
- Автоматизація бізнес-процесів: налаштування процесів продажу, роботи з клієнтами та внутрішніх операцій для усунення рутинних завдань
- Систематизація бізнесу: допомога у перетворенні бізнес-хаосу на чітку систему, розробка та впровадження перевірених IT-рішень
- Консалтинг та підтримка: передпроєктний аналіз, навчання персоналу та консультації
Як івент-агенції обирають CRM-систему
Під час вибору CRM івент-агенції насамперед звертають увагу на те, чи допомагає система впорядкувати роботу та зробити її більш керованою. Важливо, щоб CRM спрощувала взаємодію з клієнтами, підтримувала командну роботу та не ускладнювала щоденні процеси.
Зазвичай агентства орієнтуються на такі базові критерії:
- Простота та зручність використання
CRM має бути інтуїтивно зрозумілою, щоб команда могла швидко почати з нею працювати без тривалого навчання. - Підтримка щоденної комунікації
Система має дозволяти зручно працювати з повідомленнями, листами та дзвінками в одному інтерфейсі. - Базова автоматизація процесів
CRM повинна брати на себе прості рутинні завдання: нагадування, оновлення статусів, надсилання повідомлень. - Контроль роботи команди
Важливо мати можливість бачити, хто і над чим працює, та відстежувати виконання завдань. - Доступ до простих звітів
CRM має показувати основні показники роботи: кількість заявок, заходів і клієнтів тощо. - Гнучкість і доступна вартість
Система повинна легко підлаштовуватися під потреби агентства та відповідати його бюджету
Івент-бізнес у 2026 році вимагає чіткої організації, швидкої комунікації та повного контролю над усіма етапами підготовки заходів. Без CRM ці процеси швидко перетворюються на хаос, що негативно впливає на якість сервісу та репутацію агентства.
Сучасна CRM допомагає об’єднати клієнтів, події, команду та підрядників в одному робочому просторі. Вона спрощує управління проєктами, автоматизує рутинні задачі та дає можливість приймати рішення на основі реальних даних.
Обираючи CRM, враховуйте специфіку власного бізнесу, масштаб проєктів і плани розвитку. Правильно підібрана система стає не просто програмою, а надійним інструментом для зростання івент-агенції.
Telegram-каналу
