CRM

Огляд СRM для онлайн-шкіл і освітніх закладів

Карина Попова  |  

Для онлайн-шкіл і освітніх закладів стабільна комунікація зі студентами та контроль навчального процесу напряму впливають на утримання та репутацію бренду. Без CRM це швидко перетворюється на хаос із пропущеними зверненнями та несистемною роботою. CRM-системи допомагають навести порядок і масштабувати навчальні проєкти. 

У статті детальніше розповімо про NetHunt CRM — один із прикладів рішень, яке можна гнучко адаптувати під освітні процеси: від роботи з лідами до супроводу студентів під час навчання.

Що таке CRM система для освітніх закладів та онлайн-шкіл

CRM система для освітніх закладів та онлайн-шкіл — це спеціалізоване рішення для управління взаємодією зі студентами, викладачами та внутрішніми процесами навчального закладу. 

На відміну від класичної CRM, яка фокусується переважно на продажах і роботі з клієнтами, освітня CRM охоплює повний цикл навчання — від залучення студента до завершення курсу й оцінки результатів.

CRM системи для освітніх закладів і онлайн-шкіл підходять для різних форматів навчання та типів організацій, зокрема:

  • приватних і державних шкіл;
  • навчальних центрів та освітніх студій;
  • мовних шкіл і курсів підготовки;
  • онлайн-курсів і освітніх платформ;
  • компаній, що займаються корпоративним навчанням і підвищенням кваліфікації персоналу.

У кожному з цих випадків CRM систематизує навчальний процес, зменшує рутину тощо. 

П'ять CRM-систем для освітніх закладів і шкіл 

Поспішаєте? Ось стислий огляд. Топ CRM-систем для  освітніх закладів і шкіл у 2026 році:

  1. NetHunt CRM
  2. KeepinCRM
  3. KeyCRM
  4. Odoo
  5. LBS Cloud

Основні можливості CRM для онлайн-шкіл і освітніх закладів

Щоб ефективно керувати онлайн-школою або освітнім закладом, важливо не лише залучати студентів, а й системно організовувати внутрішні процеси. Саме тут CRM-система стає ключовим інструментом для керівників і команд. 

Розглянемо, які можливості CRM допомагають освітнім проєктам упорядкувати роботу, контролювати якість навчання та масштабуватися без втрати керованості.

Централізація роботи з батьками та студентами

В освітніх закладах саме батьки є основною точкою контакту: вони спілкуються з адміністраторами шкіл, оплачують навчання. У CRM можна створити окрему картку батьків і прив’язати до неї картку дитини (навіть якщо у неї немає телефону або пошти). 

Це зручно, адже адміністраторам видно:

  • які курси та модулі придбали;
  • коли розпочалося навчання;
  • скільки часу залишилось до завершення оплаченого періоду та які платежі проведено.

Автоматизація повторних платежів та продовження навчання

CRM підтримує повторні угоди та підписки на курси. Після завершення одного навчального блоку система автоматично створює завдання для менеджера та підсвічує можливість запропонувати наступний курс або модуль.

Хочете, щоб система сама нагадувала про продовження курсів і оплату?

Управління викладачами як окремою сутністю

CRM дає змогу створити окрему сутність «Викладачі» та системно керувати командою школи. Усі викладачі розподіляються за статусами залежно від етапу співпраці.

У системі можна вести:

  • активних викладачів, які працюють у школі;
  • архівних викладачів, співпрацю з якими тимчасово призупинено;
  • викладачів, з якими співпрацю завершено.

Контроль навантаження викладачів і ефективність курсів

CRM дає керівнику школи повну картину того, як студенти розподіляються між викладачами, курсами та навчальними напрямами. У системі видно не лише загальну кількість студентів, а й ключові показники, які впливають на розвиток школи:

  • джерела залучення студентів і їхню ефективність;
  • які курси та напрями продаються найкраще;
  • програми з низьким попитом, що потребують доопрацювання або оновлення.

Контроль якості викладання та зворотний зв’язок

CRM-система організовує централізований збір зворотного зв’язку від студентів або батьків. Анкети автоматично зберігаються в CRM і прив’язуються до конкретного викладача та курсу.

Керівник у будь-який момент може:

  • переглянути кількість заповнених анкет;
  • побачити середню оцінку роботи викладача;
  • проаналізувати коментарі та динаміку оцінок у часі.

Це дає змогу об’єктивно оцінювати ефективність викладачів і ухвалювати зважені кадрові рішення.

Об’єднання всіх каналів комунікації в одній системі

CRM інтегрується з месенджерами та соціальними мережами, через які онлайн-школи найчастіше спілкуються з батьками та студентами. Уся переписка — Facebook та Instagram — потрапляє в єдине вікно CRM.

Це дає змогу команді працювати з усіма зверненнями централізовано, не перемикатися між десятками інструментів і не втрачати контекст спілкування.

Інтеграція з платіжними сервісами

Для освітніх проєктів критично важлива автоматизація оплат. CRM інтегрується з платіжними сервісами, зокрема WayForPay.

Після оплати:

  • дані автоматично потрапляють у CRM;
  • оновлюється картка батьків;
  • оновлюється картка студента;
  • студент зараховується на відповідний курс;
  • фіксуються дати початку та завершення навчання.

Збирання заявок з реклами автоматично

Онлайн-школи та освітні проєкти у більшості випадків залучають клієнтів через таргетовану рекламу в Facebook та Instagram. CRM підключається до бізнес-сторінок Meta та Facebook Lead Forms через інтеграції.

У результаті:

  • усі заявки з платної реклами автоматично потрапляють у CRM;
  • жоден лід не губиться;
  • команда опрацьовує звернення з одного інтерфейсу.

Передача даних про успішні покупки в рекламні кабінети

Одна з ключових переваг CRM для освітніх проєктів — зворотна передача даних у рекламні кабінети Meta. Коли клієнт купує курс, CRM автоматично передає інформацію про успішну транзакцію назад у рекламний кабінет.

Рекламні кабінети самонавчаються на даних про успішних клієнтів. Наступні рекламні кампанії оптимізуються під аудиторії, які з більшою ймовірністю купують навчальні програми.

У результаті освітній заклад отримує:

  • вищу якість лідів;
  • кращу ефективність реклами;
  • зниження вартості залучення студентів.

Візуалізація показників в зрозумілих звітах

CRM інтегрується з Looker Studio та іншими інструментами візуалізації. Дані відображаються у вигляді графіків, діаграм, гістограм і дашбордів, які легко читати навіть без глибокої аналітичної підготовки.

Усі ключові показники — перед очима, без ручних таблиць і складних звітів.

«Ми сміливо можемо стверджувати, що NetHunt CRM повністю закриває потреби освітніх проєктів. Це перевірено на практиці: сьогодні з системою працюють десятки команд у сфері освіти, включно з великими школами на 10+ ліцензій. Для них усі процеси — від комунікації до аналітики — працюють стабільно та без збоїв».

Кирило Алексеєнко, керівник відділу підтримки NetHunt CRM

Топ п’ять 5 CRM-систем для освітніх закладів і онлайн‑шкіл

Ринок CRM-систем пропонує десятки рішень, але далеко не всі з них підходять для специфіки освітніх закладів і онлайн-шкіл. Щоб полегшити вибір, розглянемо п’ять CRM-систем, які найкраще відповідають їхнім потребам. 

NetHunt CRM 

З NetHunt CRM автоматизують свої процеси такі компанії як: RozetkaPay (фінтех), mono (фінтех), iPlan (професійні послуги), Haski (логістичні послуги). 

Ключові можливості: 

  1. Аналіз бізнесу та прибутковості — відстежуйте заявки, конверсію угод і результативність менеджерів у воронці продажів.
  2. Швидка робота з лідами — автоматичний розподіл відповідальних, сповіщення та нагадування для своєчасного контакту.
  3. Єдине вікно комунікацій — керуйте дзвінками, месенджерами та листами у одному інтерфейсі.
  4. Автоматизація процесів — налаштовуйте бізнес-процеси різних відділів, щоб команда зосередилася на продажах і перемовинах.
  5. Прогнозування продажів — контролюйте дати закриття, суми угод і коригуйте стратегію під плани.
  6. Аналіз каналів залучення — визначайте джерела, що приносять найбільше заявок і доходу.
  7. Контроль команди — формуйте звіти за кількістю заявок, сумою угод і середнім чеком кожного менеджера.

KeepinCRM

Платформа об'єднує в собі безліч функцій: організація лідів і клієнтів, моніторинг та управління угодами, постановка та контроль завдань, управління складом і фінансами, а також інтеграція з логістичними службами для зручного контролю доставки.

Із KeepinCRM бізнеси можуть:

  • Створювати картку клієнта / ліда за одне натискання.
  • Сегментувати базу даних.
  • Переглядати всю історію взаємодії з клієнтами в одному інтерфейсі.
  • Відстежувати перебіг угод воронкою продажів.
  • Автоматизувати бізнес-процеси.
  • Об'єднувати онлайн- та офлайн- продажі у одній системі.
  • Контролювати фінансові показники компанії.

KeyCRM 

KeyCRM розроблена для інтернет-магазинів, торгових майданчиків та комерційних акаунтів у соціальних мережах. Система надає найбільш релевантний функціонал для онлайн-торгівлі.

Із KeyCRM бізнеси можуть: 

  • Управляти онлайн-продажами.
  • Автоматизувати процеси відправлення товарів.
  • Контроювати залишки та руху товарів.
  • Призначати завдання співробітникам та планувати власні справи.
  • Отримувати детальні звіти щодо воронок, чатів, продажів, товарів, магазинів, менеджерів, витрат і фінансів за будь-який період.
  • Переглядати звіт про прибуток і збитки у будь-який момент.
  • Збирати усі замовлення з інтернет-магазину, лендингу, маркетплейсів та Instagram в єдине вікно та обробляти їх у системі.

Odoo 

Це комплексна ERP (система планування ресурсів підприємства) з відкритим кодом, яка об'єднує в єдиній системі безліч бізнес-застосунків  для автоматизації та управління всіма процесами компанії. 

Із Odoo бізнеси можуть: 

  • Централізувати всі ключові бізнес-процеси в одній системі: продажі, фінанси, склад, виробництво, HR та маркетинг.
  • Керувати клієнтською базою та воронкою продажів без використання розрізнених інструментів.
  • Автоматизувати рутинні операції, зменшуючи ручну роботу та кількість помилок.
  • Отримувати цілісну аналітику та звіти в режимі реального часу масштабувати систему поступово, додаючи нові модулі відповідно до потреб бізнесу.
  • Адаптувати функціонал під власні процеси завдяки відкритому коду та кастомізації.
  • Забезпечити прозору взаємодію між командами через єдину базу даних.
  • Оптимізувати витрати на ІТ-інфраструктуру за рахунок використання однієї платформи замість кількох окремих сервісів.

LBS Cloud 

Це хмарна платформа, яка об'єднує функції CRM та ERP (управління ресурсами підприємства) для комплексного автоматизування та оптимізації бізнес-процесів (продажі, фінанси, склад, виробництво, бухгалтерія) в єдиній системі. 

Із LBS Cloud бізнеси можуть: 

  • Використовувати комплексне рішення, яке виходить за межі класичної CRM і охоплює роботу продажів, маркетингу, фінансів, виробництва та HR в одній екосистемі.
  • Працювати з системою, яка розроблена з урахуванням потреб українського бізнесу та інтегрованою з локальними сервісами.
  • Гнучко налаштовувати функціонал під свої процеси завдяки модульному підходу без залучення розробників.
  • Отримувати доступ до даних з будь-якого місця через хмарну платформу, забезпечуючи безперервність роботи та масштабування.
  • Інтегрувати CRM із понад 50 сторонніми сервісами, зокрема телефонією, платіжними системами, месенджерами та банками.

Як освітні заклади обирають CRM-систему

  1. Передусім важливо зрозуміти, як саме організований навчальний процес. Очне, онлайн або змішане навчання, короткі курси чи довгострокові програми — усе це формує різні вимоги до CRM і її можливостей.
  2. Далі оцінити, наскільки система допомагає координувати взаємодію між учасниками процесу. CRM має спрощувати комунікацію між адміністрацією, викладачами, студентами та батьками, зберігати  всю інформацію в єдиному середовищі без втрати контексту.
  3. Окрему увагу варто приділити роботі з навчальними циклами. Зручне управління наборами, потоками, модулями та періодами навчання дозволяє контролювати завантаження команди й уникати організаційних збоїв.
  4. Важливим критерієм є аналітика. CRM повинна надавати зрозумілі дані щодо кількості заявок, конверсій у зарахування, оплат, відвідуваності та ефективності курсів, щоб керівництво могло ухвалювати обґрунтовані рішення.
  5. Не варто ігнорувати питання безпеки та доступів. Система має дозволяти гнучко налаштовувати ролі для адміністраторів, викладачів і менеджерів, обмежувати доступ до чутливої інформації.
  6. Нарешті, CRM повинна бути готовою до змін. Освітні проєкти постійно тестують нові формати, програми та канали залучення студентів, тому система має легко адаптуватися без повної перебудови процесів.

CRM для онлайн-шкіл і освітніх закладів поступово перестає бути допоміжним інструментом і стає основою системної роботи. Вона впорядковує  комунікацію зі студентами та батьками, контролює навчальні процеси, платежі й роботу команди без хаосу та ручного адміністрування.

Якщо освітній заклад планує розвиватися, запускати нові програми й працювати з більшою кількістю учасників, CRM стає логічним кроком до стабільної та прозорої роботи всієї команди.

Поділитися дописом з друзями та колегами!