Для охоронних компаній важливо не лише залучити клієнта, а й утримати його через стабільну якість сервісу. Коли дані про договори, заявки та контакти зберігаються в різних системах, зростає ризик помилок і втрати контролю над процесами. Саме в цей момент бізнес відчуває потребу в CRM-системі.

У матеріалі ми зібрали 4 CRM для охоронних компаній, які централізують роботу з клієнтами та запитами. Серед них — NetHunt CRM, рішення, яке допомагає охоронним компаніям системно працювати з клієнтами: від першого звернення до обслуговування.

Що таке CRM система для охоронних компаній 

CRM система для охоронних фірм — це спеціалізоване рішення для управління клієнтами, договорами та операційними процесами. 

На відміну від «звичайної» CRM, яка зосереджена переважно на продажах і контактах, галузева CRM враховує специфіку надання охоронних послуг і довготривалих контрактів.

Чим CRM для охоронного бізнесу відрізняється від стандартної CRM

Охоронні компанії працюють не лише з клієнтами, а й з об’єктами, обладнанням тощо. Саме тому галузева CRM включає додаткові сутності та процеси, без яких неможливо ефективно керувати роботою:

  • Об’єкти охорони — адреси, типи об’єктів, режими охорони, відповідальні особи.
  • Монтаж і налаштування обладнання — фіксація виїздів інженерів, дати встановлення, відповідальних майстрів і статусів робіт.
  • Акти перевірок та інциденти — фіксація, зауважень і результатів огляду об’єкта.
  • Технічне обслуговування — планові та позапланові роботи, діагностика, повторні виїзди.

Такі можливості дають змогу CRM бути не просто інструментом обліку, а повноцінною системою управління охоронними процесами.

Які завдання CRM розв’язує для охоронних фірм 

Будь-яка система управління дає результат лише тоді, коли вона підлаштована під реальні процеси бізнесу. Розглянемо, як CRM допомагає охоронним компаніям у щоденній роботі. 

Централізований облік звернень і клієнтів

Усі ліди, дзвінки, заявки та звернення клієнтів зберігаються в одному місці. Менеджери бачать повну історію взаємодії з клієнтом незалежно від каналу звернення — телефон, пошта або месенджер.

Такий підхід спрощує роботу супроводу клієнтів і дає змогу швидко реагувати на будь-які запити без втрати контексту.

Фінансовий контроль і прозорість оплат

CRM допомагає охоронним компаніям контролювати фінансову частину співпраці з клієнтами: оплачені та прострочені платежі, активні та завершені договори, надходження за повторними підписками.

Керівники отримують чітке розуміння фінансового стану бізнесу та можуть планувати навантаження і розвиток.

Автоматичні завдання для повторних продажів і сервісу

Після встановлення обладнання система може автоматично запускати таймери та створювати задачі.

Наприклад, через 90 днів після монтажу CRM створює задачу менеджеру зв’язатися з клієнтом і запропонувати: технічну діагностику, інші додаткові послуги, розширення пакета охорони.

Такий сценарій допомагає збільшувати середній чек і підтримувати регулярний контакт з клієнтом.

Контроль строків договорів і сервісних зобов’язань

CRM відстежує терміни дії договорів на охоронні послуги та нагадує про необхідність зв’язатися з клієнтом для продовження співпраці.

На картці клієнта зберігається повна історія обслуговування — від першого контракту до завершених або припинених договорів.

Налаштування воронок під процеси охоронної компанії

CRM дає змогу вибудувати воронки відповідно до реальних етапів роботи охоронної фірми — від першого звернення клієнта до запуску об’єкта під охорону та подальшого супроводу.

Кожен етап можна адаптувати під внутрішні процедури: первинна консультація, оцінка об’єкта, погодження умов, укладення договору, передача в сервіс.

Прозора аналітика та управління результатами

CRM надає керівникам охоронних компаній наочні дані про ефективність роботи.

Система допомагає аналізувати: кількість нових звернень, активних договорів і завершених угод, конверсію між етапами воронки та ефективність менеджерів, час реагування на заявки й швидкість запуску об’єктів у роботу.

Детальний огляд CRM-систем для охоронних компаній

Ринок CRM пропонує багато рішень, однак не кожне з них враховує специфіку роботи охоронних компаній: договори, об’єкти, зміни персоналу та оперативну комунікацію.

Щоб спростити вибір, перейдемо до огляду CRM-систем, які підійдуть для цієї сфери.

NetHunt CRM

Це CRM-система, яку обирають охоронні компанії для централізованого управління клієнтами, договорами, об’єктами охорони та всією комунікацією в одному інтерфейсі. Система наводить порядок у роботі з заявками, підписками та сервісним супроводом без втрати даних між каналами.

Охоронні фірми обирають NetHunt CRM, щоб отримати такі переваги:

  • Централізований облік клієнтів і звернень

    • Усі контакти, дзвінки, листи та повідомлення зберігаються в єдиній картці клієнта або об’єкта з повною історією взаємодії.

  • Підключення додаткових сервісів через відкриті API

    • CRM легко інтегрується з телефонією, месенджерами, SMS-сервісами та іншими інструментами, які використовують охоронні компанії.

  • Синхронізація з внутрішніми та галузевими системами

    • Дані з CRM можуть автоматично передаватися в операційні або сервісні системи без дублювання ручної роботи.

  • Автоматизація щоденних процесів

    • Система оновлює статуси угод і заявок, створює задачі та нагадування, запускає персоналізовані сценарії без участі менеджерів.

  • Контроль договорів і регулярних платежів

    • NetHunt CRM відстежує строки дії договорів, рекурентні платежі, продовження обслуговування та можливості для апсейлу з повною історією співпраці.

  • Гнучкі воронки під процеси охоронної компанії

    • Воронки легко налаштовуються під реальні етапи роботи: від першого звернення до запуску об’єкта та подальшого сервісу.

  • Аналітика ефективності та завантаженості команд

    • Керівники можуть аналізувати конверсію, швидкість обробки заявок, KPI менеджерів і навантаження команд.

Зробіть перший крок до системної роботи зі зверненнями клієнтів — спробуйте NetHunt CRM

OneBox

Це хмарна платформа та операційна система для бізнесу, що об'єднує функції CRM, ERP та BPM, автоматизує  всі процеси, керує взаємодією з клієнтами, продажами, завданнями та складами в єдиному інтерфейсі тощо. 

Особливості:

  • Автоматизація бізнесу: налаштування бізнес-процесів, створення вирв продажів, автоматичні сповіщення.
  • Управління клієнтами (CRM): ведення бази клієнтів, історія взаємодій, обслуговування, робота з замовленнями.
  • Управління ресурсами (ERP): управління складом, фінансами та іншими ресурсами підприємства.
  • Конструктор: можливість створювати власні додатки та програми на платформі, навіть без знання коду.
  • Інтеграція: підключення до сайтів, телефонії, пошти, месенджерів, 1С та інших сервісів.
  • Доступність: хмарна платформа з доступом через мобільні пристрої (Android, iOS) та браузери.
  • Безпека: багатофакторна ідентифікація, шифрування даних.

Creatio

Це платформа для автоматизації бізнес-процесів та управління взаємовідносинами з клієнтами, що використовує технології no-code для швидкого створення та налаштування застосунків. 

Вона об'єднує можливості CRM та BPM (управління бізнес-процесами), автоматизує продажі, маркетинг, сервіс та внутрішні процеси без написання коду, завдяки візуальним інструментам та штучному інтелекту. 

Особливості: 

  • No-code/Low-code: дає змогу створювати бізнес-додатки та автоматизувати процеси візуально, навіть без навичок програмування
  • Єдина платформа: поєднує CRM, управління маркетингом, продажами, сервісом та внутрішніми процесами в одному рішенні.
  • AI-інтеграція: вбудований штучний інтелект допомагає в роботі, надає підказки, а також створювати AI-агентів.
  • Гнучкість: підходить для бізнесів будь-якого розміру, дає змогу створювати кастомні рішення.
  • Галузеві рішення: Має готові інструменти для різних галузей (фінанси, рітейл тощо)

EspoCRM  

Це гнучка CRM-система з відкритим кодом (open-source), що допомагає компаніям керувати продажами, маркетингом та обслуговуванням клієнтів, автоматизувати процеси та будувати довгострокові відносини з клієнтами. 

Особливості:

  • Відкритий код (Open-Source): використовується ліцензія GPLv3, що надає повний контроль над функціоналом, розробкою, хостингом та даними.
  • Комплексне управління відносинами з клієнтами (CRM): охоплює ліди, контакти, угоди, маркетинг, підтримку та сервіс.
  • Автоматизація процесів: інструменти BPM та Workflow для налаштування алгоритмів продажів та рутинних завдань.
  • Гнучкість: можливість розширення та інтеграції через API, а також кастомізації під специфічні потреби бізнесу.
  • Веб-сервіс: працює як веб-застосунок, доступний через браузер, з можливістю синхронізації календарів (Google/Outlook), інтеграції пошти.

Як охоронні компанії обирають CRM-систему

  1. Аналізують модель роботи. Охоронні компанії можуть спеціалізуватися на пультовій охороні, монтажі систем безпеки або сервісному обслуговуванні. Від цього залежить, гнучкість CRM має у роботі з об’єктами, договорами та платежами.
  2. Визначають процеси, які система повинна підтримувати щодня: централізований облік звернень клієнтів, контроль договорів і строків їх дії, управління підписками тощо. 
  3. Заздалегідь придивляються до фінансової модель роботи CRM. Зверніть увагу на тарифи, логіку оплати за користувачів, можливість тестового періоду та витрати на впровадження. 
  4. Оцінюють зручність системи для команди. Менеджери, диспетчери та сервісні спеціалісти повинні швидко освоїти CRM без тривалого навчання та складних налаштувань.
  5. Окремий фактор — підтримка та локалізація. Наявність української мови інтерфейсу і підтримки спрощує роботу та підвищує ефективність щоденної взаємодії з системою.
  6. Думають на кілька кроків уперед. CRM має легко масштабуватися разом із компанією: підтримувати зростання кількості клієнтів, об’єктів і співробітників. 

Зміни, масштабування та зростання — природні етапи розвитку будь-якої компанії. Щоб проходити їх без втрат, потрібні інструменти, які легко адаптуються до нових умов і не обмежують бізнес у майбутньому.

CRM виконує роль такої основи: вона структурує процеси, зберігає цілісність даних і підтримує стабільну роботу команди з часом.