У друкарні щодня обробляються десятки замовлень на візитки, каталоги, банери, пакування та рекламну продукцію. Кожне з них має свої технічні вимоги, макети, терміни та правки. Без централізованої системи ці процеси швидко виходять з-під контролю.
Саме тому CRM для друкарні та поліграфії — це система, яка об’єднує клієнтів, облік тиражів та виробничих етапів в єдиному робочому просторі.
З такими рішеннями, як NetHunt CRM, друкарні і поліграфії можуть вибудовувати прозору та передбачувану роботу з проєктами — без постійних пошуків інформації в пошті, месенджерах і таблицях.
Основні можливості CRM для поліграфії
Щоб CRM дійсно приносила користь друкарні, вона має закривати не абстрактні бізнес-процеси, а конкретні запити поліграфічного виробництва: облік замовлень у друкарні, роботу з макетами, контроль термінів і комунікацію з клієнтами.
Розберемо основні можливості CRM, і як вони допомагають у щоденній роботі.
Єдиний омніканальний простір для комунікації з клієнтами друкарні
У поліграфії клієнти пишуть у різні канали: пошта, Instagram, Facebook, месенджери, телефонують або залишають заявки на сайті. Без централізації частина звернень губиться, відповіді затримуються, а історії комунікації немає.
CRM для поліграфії об’єднує всі канали в одному робочому просторі. Незалежно від того, де клієнт залишив запит на друк візиток чи банера, він автоматично потрапляє в систему.
Автоматичне створення контакту та угоди в CRM для друкарні
Коли до друкарні надходить нова заявка — через сайт, пошту, месенджери — CRM автоматично створює контакт із базовими даними клієнта та формує окреме замовлення на друк.
Кожен запит має структурований вигляд: видно, хто клієнт, звідки він звернувся, яку продукцію планує замовити (візитки, банери, каталоги, пакування) тощо.
Це економить час менеджерів і дає змогу з першого контакту працювати із замовленнями системно — фіксувати всі деталі, прикріплювати макети та прорахунки — без хаотичних нотаток і втрати важливої інформації.
Автоматизація рутинних процесів типографії
У щоденній роботі типографії багато часу займають повторювані дії: створення замовлень, призначення завдань, зміна статусів, нагадування про дедлайни, контроль оплат і передоплат.
CRM для типографії автоматизує ці процеси. Наприклад, після отримання заявки система може автоматично створити угоду, призначити відповідального менеджера, поставити завдання дизайнеру та встановити термін виконання.
Завдяки цьому співробітники менше займаються ручною роботою та більше часу приділяють клієнтам і якості виконання замовлень.
Гнучка воронка під виробничий процес друкарні
У NetHunt CRM можна налаштувати етапи угоди відповідно до того, як насправді працює поліграфічний бізнес:
запит → прорахунок → погодження макета → передача у друк → післядрукарська обробка → готовність → видача → оплата.
Завдяки цьому менеджери з продажу поліграфії та виробництво завжди бачать, на якому етапі знаходиться кожне замовлення, де виникають затримки та коли потрібно підключати дизайнерів, друкарів або постдрукарський цех.
Миттєві сповіщення про нові заявки та термінові замовлення для друкарні
Для друкарні важливо реагувати на запити клієнтів максимально швидко — особливо коли йдеться про терміновий друк, допечатки або великі тиражі з дедлайнами. CRM надсилає сповіщення про кожне нове звернення, щоб менеджери не пропускали жодного замовлення.
Планування імейл-розсилок і підігрів бази клієнтів
CRM дозволяє друкарням планувати та запускати імейл-розсилки для постійної комунікації з клієнтами й стимулювання повторних замовлень. У системі можна створювати готові шаблони листів, персоналізувати їх даними з картки клієнта та автоматизувати відправлення рекламодавцям, партнерам і постійним замовникам.
Також доступна аналітика розсилок: відстеження відкриттів, кліків, відповідей і відписок. Це допомагає оцінювати ефективність кожної кампанії, покращувати контент і підвищувати конверсію.
Облік джерел заявок і оптимізація маркетингу для друкарень
CRM автоматично фіксує, з якого каналу надійшло кожне звернення: сайт, Google Ads, Instagram, Facebook, імейл-розсилка тощо. Маркетолог бачить, які рекламні кампанії реально приносять замовлення на друк, а які — не дають результату.
На основі цих даних можна коригувати рекламні бюджети, змінювати креативи та покращувати стратегію просування. Додатково CRM допомагає збирати інформацію про відповіді клієнтів у Meta-рекламі та соцмережах, що можна використовувати для навчання алгоритмів таргетингу й підвищення точності показів.
Огляд найкращих CRM для друкарень і поліграфії
Щоб обрати CRM, яка дійсно допоможе впорядкувати замовлення, важливо порівняти кілька рішень на практиці. Далі пропонуємо огляд найкращих CRM для друкарень і поліграфії.
NetHunt CRM
Це CRM-система, яка допомагає друкарням і поліграфічним компаніям працювати в одному середовищі з клієнтами, замовленнями, комунікацією та виробничими процесами. Усі звернення, макети, прорахунки, оплати та статуси друку зберігаються в єдиній системі з повною історією роботи з кожним клієнтом — без хаосу в чатах, пошті та таблицях.
Основні можливості:
- Централізована комунікація з клієнтами в одному середовищі: уся переписка з месенджерів, пошти та соцмереж зберігається в картці замовлення, що дозволяє не втрачати деталі та швидко відновлювати контекст роботи.
- Автоматичне формування клієнтів і замовлень: нові заявки одразу створюють контакт і угоду в системі, що спрощує обробку запитів і зменшує ручну роботу менеджерів.
- Воронка, адаптована під бізнес-процеси друкарні: етапи замовлення налаштовуються відповідно до процесів друкарні — від прорахунку до видачі готової продукції.
- Оперативні сповіщення про нові та термінові проєкти: Менеджери миттєво отримують повідомлення про нові звернення та затримки, що допомагає швидше реагувати на запити й не втрачати клієнтів.
KeepinCRM
Це CRM-платформа, яка може бути корисною для друкарень і поліграфічних компаній, що поєднують роботу з клієнтами, замовленнями, фінансами та складом в одній системі.
- Швидке створення картки клієнта та замовлення
- Сегментація клієнтської бази
- Можливість групувати клієнтів за типом замовлень, обсягами, напрямами
- Повна історія роботи з клієнтом
- Контроль замовлень через воронку продажів
- Автоматизація рутинних процесів: створення завдань, нагадування про дедлайни, зміна статусів замовлень
- Об’єднання онлайн- та офлайн-замовлень
- Фінансовий контроль друкарні
- Інтеграція з логістикою та доставкою
RO App (RemOnline)
Це хмарна CRM-система, яка може бути корисною для друкарень і поліграфічних компаній, що поєднують виробництво, продажі, склад і фінанси в одному робочому просторі.
Основні можливості:
- Управління замовленнями на друк і клієнтами
- Фінансовий контроль друкарні
- Складський облік матеріалів і продукції
- Об’єднання комунікації з клієнтами
- Управління роботою менеджерів
- Наочна аналітика та звітність для керівника
Perfectum
Це комплексна CRM+ERP-система, яка підходить для друкарень і поліграфічних компаній із розгалуженими процесами: продажами, виробництвом, фінансами, складом і документообігом.
Платформа орієнтована на бізнеси, яким важливо керувати не лише замовленнями, а й усіма ресурсами підприємства в одному середовищі.
Основні можливості:
- Облік заявок, ведення клієнтської бази, контроль угод, історії співпраці та повторних замовлень
- Облік доходів і витрат, рахунків, договорів, актів і внутрішньої документації друкарні
- Автоматизація фінансових, операційних процесів, управління проєктами, персоналом і документами
- Підключення IP-телефонії, сайтів, CMS, маркетплейсів і внутрішніх систем через API та Webhooks
- Вбудований чат, сповіщення та пошук для швидкої взаємодії між менеджерами, дизайнерами та виробництвом
- Контроль завдань, ролей, доступів і ефективності співробітників
Як друкарні та поліграфічні компанії обирають CRM-систему
- Перш за все важливо визначити, як побудована робота із замовленнями у друкарні: це разові тиражі, індивідуальні проєкти з дизайном чи масове виробництво стандартної продукції. Формат роботи впливає на вимоги до CRM-системи.
- Наступний крок — оцінити, наскільки CRM допомагає організувати взаємодію між менеджерами, дизайнерами, виробництвом і логістикою. Для поліграфії важливо, щоб уся команда бачила актуальний статус замовлення та могла швидко обмінюватися інформацією.
- Окрему увагу варто приділити управлінню воронкою та виробничими етапами. Друкарні потрібно контролювати не лише статус угоди, а й усі стадії виконання: прорахунок, погодження макета, друк, післядрукарську обробку, готовність і видачу. Також важливо бачити дедлайни та відповідальних осіб на кожному етапі.
- Не менш важливим критерієм є аналітика та звітність. CRM повинна показувати кількість заявок, конверсію в замовлення, середній чек, завантаженість виробництва та прибутковість проєктів.
- Окремо варто врахувати питання доступів і безпеки даних. Система має дозволяти гнучко налаштовувати ролі для менеджерів, дизайнерів, виробництва та керівництва, обмежуючи доступ до фінансової та комерційної інформації.
- І нарешті, CRM для поліграфії має бути гнучкою. Вона повинна легко адаптуватися під зміну обсягів, нові послуги та особливості конкретної друкарні
Друкарні та поліграфічні компанії відрізняються за форматом роботи, обсягами виробництва та типами клієнтів, тому й вимоги до CRM у них різні. Хтось працює з разовими замовленнями, хтось — із постійними B2B-контрактами, а хтось поєднує масовий друк з індивідуальними проєктами.
Представлені рішення показують, як CRM може працювати в різних сценаріях поліграфічного бізнесу — від невеликої друкарні до масштабного виробництва з власним складом і логістикою. Правильно обрана система має підтримувати розвиток компанії, а не змушувати підлаштовувати робочі процеси під обмеження інструмента.
Telegram-каналу
