Фільтри в NetHunt CRM: як знайти потрібного клієнта серед сотні записів

Надаємо приклади корисних фільтрів, сценарії використання та поради щодо оптимізації роботи з базою.

У вашій CRM можуть бути сотні, а то й тисячі контактів, угод, листів. Щодня зростає ризик втратити з поля зору важливого ліда або пропустити угоду, що ось-ось «дозріє». Менеджерам із продажів потрібен ефективний інструмент навігації, яким у NetHunt CRM є фільтри. Розберемося, як це працює.

Що таке фільтри в NetHunt CRM і як вони працюють

Фільтри — це інструмент у CRM, який дозволяє швидко знаходити, групувати або сегментувати потрібні записи за певними умовами.

Приклад: «Покажи мені всіх лідів, які прийшли з Instagram за останні 7 днів і ще не мають відповідального менеджера.»

Це і є фільтр — набір умов, за якими CRM покаже лише релевантні записи.

Щоб налаштувати фільтр, достатньо натиснути кнопку «Фільтрувати» у верхній панелі інтерфейсу. Після цього відкриється вікно з трьома основними блоками:

Крок 1: вибір поля, за яким відбуватиметься фільтрація — це може бути будь-яке користувацьке чи системне поле, наприклад «Статус», «Місто», «Дата створення», «Відповідальний» тощо.

Крок 2: умова, яку має задовольняти обране поле. Можна обрати:

• «Є» — точна відповідність значенню
• «Не є» — виключення певного значення
• «Не містить» — фільтрація за відсутністю слова (актуально для текстових полів)
• «Має будь-яке значення» — показати всі записи, де поле заповнене
• «Не має жодного значення» — знайти порожні поля

Крок 3 : значення, яке фільтр повинен шукати. Якщо поле має заздалегідь визначений список (наприклад, статус або місто), просто обирайте потрібний варіант зі списку.

Крім стандартних полів, фільтри також можуть використовувати системні умови:

• Open Tasks — показати записи з відкритими завданнями;
• Updated — відобразити записи, які нещодавно змінювались;
• Created — фільтрувати за датою створення.

У NetHunt CRM можна будувати як прості, так і складні фільтри. Ви можете комбінувати кілька умов за допомогою операторів AND (усі умови мають виконуватись) або OR (достатньо, щоб виконувалась хоча б одна). Їх можна поєднувати між собою у вкладених фільтрах — це дає гнучкість для побудови точних вибірок, навіть у дуже великій базі.

Завдяки фільтрам ви зможете працювати лише з актуальними записами, не витрачаючи час на ручний пошук серед сотень рядків. Також кожну вибірку по фільтру можна зберегти, щоб у майбутньому завжди мати швидкий до неї.

Топ корисних фільтрів в NetHunt CRM для менеджерів й керівників

Добірка найкорисніших фільтрів, які допоможуть не проґавити важливе, краще розподіляти пріоритети та підвищити продуктивність команди:

Нові ліди

Такий фільтр показує всі нові надходження в CRM: лідів, які щойно заповнили форму, написали в месенджер або відповіли на імейл. Особливо важливо це в динамічному середовищі продажів, де швидкість відповіді прямо впливає на конверсію.

Чим швидше менеджер зв’яжеться з потенційним клієнтом, тим більше шансів на контакт і конверсію. Перші хвилини після звернення — найкращий момент, коли клієнт ще зацікавлений і не пішов до конкурентів.

Такий фільтр особливо корисний, коли у CRM надходить багато лідів, і частина з них може просто «загубитись» у загальному списку.

Як створити:

• Оберіть системне поле Created (дата створення запису).
• Встановіть значення: «сьогодні» (для перегляду нових заявок за день).

Угоди, які «зависли» на етапі довше ніж X днів

Фільтр оперативно виявляє угоди, які застрягли на одному етапі воронки й не просуваються далі. Якщо угода довго перебуває, наприклад, на етапі «Очікує відповіді» або «Обговорення умов», це може свідчити про втрату зацікавленості з боку клієнта, невирішені заперечення або внутрішні проблеми.

Менеджер швидко формує список угод, які вимагають додаткової уваги. Також це інструмент для керівників: він виявляє слабкі місця в продажах, знаходить повторювані «вузькі місця» та допомагає вдосконалювати комунікаційні скрипти або правила взаємодії з клієнтом. У підсумку — більше угод доходять до логічного завершення, а не «висять» без руху.

Як створити:

• Оберіть поле «Поточний етап» = потрібний (наприклад, «Обговорення»)
• Додайте умову: «Днів на етапі» ≤ X днів (наприклад, понад 10 днів)

Угоди з великою сумою, але низькою ймовірністю

Фільтр виявляє угоди, які виглядають привабливо, але мають низькі шанси на успішне закриття. Інколи причина може бути у невідповідності між очікуваннями клієнта та вашим продуктом, обмеженнях бюджету або внутрішніх блокерах з боку покупця.

Коли таких угод накопичується занадто багато, вони накладають ризик на прогнозування: сума ніби є в потенційному доході, але фактично — малоймовірно, що вона реалізується. Це не просто попередження для менеджера — це сигнал до дій. Це сигнал не тільки для фокусу на цих кейсах, а й для розширення воронки — або через маркетинг, або через активні дії відділу продажів.

Важливо не просто контролювати такі угоди, а й вчасно балансувати загальний потік лідів, щоб зберегти реальні шанси на виконання плану.

Як створити:

• Поле «Сума угоди» > визначеного порогу (наприклад, 5000$);
• Поле «Ймовірність закриття» < 40%.

Ліди без активності понад 7 днів

Цей фільтр виявляє лідів, з якими давно не було жодної взаємодії — жодного листа, дзвінка чи коментаря в картці. Такі контакти легко загубити в щоденному потоці нових звернень, але часто саме вони ще не втратили інтерес і можуть повернутись у воронку за умови правильної дії з боку менеджера.

Фільтр «розчищує» CRM від потенційних втрат: лідів можна оперативно активізувати через дзвінок, персоналізовану розсилку або інший тригер. Якщо ж контакт дійсно охолов — його варто або віднести до архіву, або помістити в окрему групу для ретаргетингу в майбутньому.

Угоди, що мають закритися цього місяця

Такий фільтр допомагає зосередитись на всіх відкритих угодах, у яких запланована дата закриття припадає на поточний місяць, що особливо важливо для кінцевого планування кварталу або підготовки звітності для керівництва. Менеджер отримує чіткий список угод, які мають завершитись найближчим часом.

Завдяки цьому фільтру бізнес може:

• Пріоритезувати зусилля та фокусуватись на критичних угодах, які впливають на виконання плану;
• Своєчасно виявити угоди, що можуть зірватися та прийняти дії для збереження угоди;
• Планувати завантаження команди;
• Формувати більш точний прогноз доходу на місяць або квартал.

Крім того, керівник може використовувати цей фільтр для порівняння плану та факту, оцінки темпів закриття угод, а також визначення ймовірності виконання цілей.

Угоди, де відповідальний = поточний користувач

Цей фільтр показує кожному менеджеру лише ті угоди, за які він особисто відповідає. Це надзвичайно корисно в командній роботі, де кожен має фокусуватись виключно на своєму пулі клієнтів, не відволікаючись на записи колег. У великих базах та багатокористувацькому середовищі це — незамінний інструмент для фокусу й порядку.

Крім того, фільтр універсальний — його можна застосовувати не тільки до угод, а й до лідів, завдань, контактів чи компаній. Таким чином можна будувати повноцінний індивідуальний робочий простір для кожного члена команди.

Де ще корисні фільтри: додаткові сценарії

Ось як ви можете використовувати фільтри у своїй щоденній роботі:

Для розсилок

Фільтри допомагають точно сегментувати аудиторію за будь-якими критеріями: місто, сфера бізнесу, етап угоди, дата останньої покупки, тег, мова тощо.

Наприклад: створіть фільтр для контактів зі статусом «Клієнт», що не купували останні 60 днів й надішліть їм пропозицію.

Менеджери запускають персоналізовані кампанії, збільшують відкриття листів і зменшують відписки.

Для щотижневих звітів

Наприклад, фільтри формують динамічні списки угод, які:

• створені цього тижня;
• перейшли на фінальний етап;
• закриті з результатом «Успішно» або «Втрачено».

Такі фільтри зручно використовувати у звітності: вони автоматично оновлюються й надають актуальні цифри без ручної підготовки. Ідеально для регулярних планерок та контролю динаміки.

Для запуску автоматизацій

Фільтри в NetHunt CRM допомагають запускати автоматизації лише для тих записів, які відповідають певним умовам. Після вибору тригера (наприклад, «створено запис») ви можете застосувати фільтр у розділі «Помічники», щоб система виконувала дії тільки для потрібної аудиторії.

Приклад:
Клієнт зацікавлений у засобах гігієни й раніше купував шампунь або кондиціонер → додаємо умови фільтра:

• поле «Зацікавлені» = «Засоби особистої гігієни»;
• поле «Придбано» = «Шампунь» або «Кондиціонер».

Також фільтри в автоматизаціях підтримують дані з веб-форм, API та вебхуків. Ви можете:

• запускати різні сценарії залежно від значень у формі;
• перевіряти, чи поле порожнє;
• фільтрувати email-адреси перед відправкою листів.

Для контролю менеджерів

Керівники можуть створювати фільтри для оцінки:

• скільки нових лідів надійшло до кожного менеджера;
• скільки з них уже опрацьовано або проігноровано;
• скільки угод стоїть без змін понад тиждень.

Ці фільтри допомагають не лише відстежувати ефективність, а й виявляти слабкі місця, налаштовувати KPI та мотивувати до активності.

Поради з ефективного використання фільтрів

Давайте фільтрам зрозумілі назви

Уникайте шаблонних назв на кшталт «Фільтр № 3». Краще називати фільтри відповідно до їх призначення: «Нові ліди», «Угоди на контроль», «Без відповіді понад 5 днів». Це спростить навігацію і для вас, і для колег.

Зберігайте види та діліться ними з командою

Таким чином команда працюватиме з єдиними критеріями — наприклад, при підготовці звітів, формуванні розсилок або планерках. Такі фільтри підвищують прозорість процесів і економлять час на дублювання налаштувань.

Оновлюйте фільтри регулярно

Процеси змінюються, тому важливо раз на місяць переглядати наявні фільтри — чи всі з них ще актуальні, чи треба щось уточнити або додати нові поля.

Комбінуйте фільтри для точнішого таргетингу

Використовуйте оператори «AND/OR», фільтрацію за тегами, статусами, датами, активністю, щоб точніше формувати вибірки. Особливо корисно у великих базах, де потрібно виділити конкретні сегменти без «шуму».

Висновки

Фільтри допомагають навести порядок у даних, швидко знаходити потрібні записи, фокусуватися на пріоритетних завданнях і керувати командною роботою. Завдяки гнучким умовам, збереженим налаштуванням і можливості використовувати фільтри у звітах, розсилках та автоматизаціях — це ключ до навігації, контролю та ефективності у вашій CRM.

Чим складніша база — тим важливішу роль відіграють правильно налаштовані фільтри. Використовуйте їх, щоб зекономити час, уникати помилок і завжди тримати руку на пульсі продажів.

Популярні запитання

Поділитися дописом з друзями та колегами!