Як автоматично ставити завдання команді залежно від етапу угоди

Опубліковано серпень 12, 2025, доповнено серпень 12, 2025

Розповідаємо, як CRM-система допомагає працювати із завданнями: хто їх створює, як делегує, які типи бувають, як автоматизація рятує від рутини.

У кожного бізнесу трапляються втрати через те, що щось десь загубилося. Менеджер може забути подзвонити, маркетолог може не надіслати матеріали, а тим часом угода вже зависла на етапі «Очікує підпису» на тиждень. І найчастіше це трапляється не через неуважність, а через ручну рутину.

Чи можна уникнути цього? Легко! І відповідь проста: щоб нічого не губилось у рутині, процес треба автоматизувати. У NetHunt CRM можна налаштувати автозавдання,без зайвих нагадувань і втрати часу.

Навіщо ставити завдання автоматично?

Відповідь на це питання проста: автоматичні завдання — це спокій та стабільність. Кожному знайома ситуація, коли все треба тримати в голові, нагадувати собі вранці «треба подзвонити тому клієнту» або створювати десятки to-do у різних сервісах. А CRM сама поставить завдання в потрібний момент.

Так процес не буксує, бо ніхто не чекає вказівок, ніхто не забуває, що має робити. А ще це мінімізує ризик втратити клієнта. Бо найчастіше угоди «згорають» не через ціну чи конкурентів, а через затримки. Коли довго не відповіли, не надіслали листа, не подзвонили — клієнт просто йде. Якщо ж дії автоматизовані, кожен крок стає вчасним, і шанс втратити угоду знижується в рази.

Коли саме варто ставити автозадачі

Автоматизацію не варто запускати «на все підряд». Якщо на кожному кроці сипатимуться завдання, команда швидко вигорить — частину будуть ігнорувати, а частину просто закривати, не виконуючи. Тому має сенс ставити автоматизації саме там, де критично важливо, щоб щось сталося вчасно.

Це зазвичай ті етапи, де без дії з боку команди процес зависає. Наприклад:

• Етап «Інтерес» — коли лід зацікавився пропозицією, дуже важливо не згаяти час. Якщо йому не подзвонити протягом доби, то інтерес може просто зникнути. Тут автозавдання менеджеру зателефонувати протягом 1 робочого дня точно не завадить.
• Етап «Відправили КП» — часто буває, що після комерційної пропозиції настає тиша. Клієнт просто забув, не побачив лист або відклав. Тому має з’явитися завдання: якщо немає відповіді — написати або подзвонити, щоб нагадати.
• Етап «Очікує підпису» — якщо угода дійшла до цього етапу, час підключати керівника чи юриста. Але він не завжди в курсі, що відбувається в угодах. Автоматично завдання «підготувати договір» з’являється одразу після зміни етапу.

Усе, що справді впливає на рух угоди вперед, має бути зафіксоване й автоматизоване.

Як налаштувати автозадачі в NetHunt CRM

Налаштувати автоматичне створення задач у NetHunt CRM не складно. Один раз продумали логіку — і далі система сама ставить завдання тоді, коли це потрібно.

 Уявімо, що ваш відділ продажів переходить до активної фази комунікації з потенційним клієнтом. Ви хочете, щоб після переходу угоди на етап «Перемовини» менеджер одразу отримував завдання — підготувати персональну пропозицію, зв’язатися з ЛПР або зробити фолловап.

Ось як це налаштувати в NetHunt CRM:

1. Виберіть тригер: «Значення поля змінено»

Це означає, що автоматизація спрацює, коли поле «Етап» у картці зміниться, наприклад, з «Новий» на «Перемовини».

У налаштуваннях потрібно:

• Обрати потрібну папку (наприклад, “Угоди”);
• Вказати поле — «Етап угоди»;
• Задати зміну: був «Новий», став «Перемовини».

2. Додайте дію: «Створити завдання»

На цьому кроці ви створюєте саме завдання яке отримає менеджер. 

Наприклад:

• Назва: «Зробити фолловап після перемовин»;
• Опис: «Зв’яжіться з клієнтом, уточніть деталі та оновіть статус угоди»;
• Термін виконання: протягом 24 годин.

У CRM є можливість додати відповідального менеджера, який вже веде угоду, він й отримає завдання.

4. Додайте затримку

Не обов’язково ставити завдання одразу після зміни етапу. Якщо хочете, щоб воно з’явилось пізніше, то використовуйте помічник «Чекати (час)». Наприклад, чекати 24 години. Це зручно, якщо потрібно дати час клієнту на ознайомлення з матеріалами або чекати зворотного зв’язку.

5. Увімкніть автоматизацію

 Після натискання кнопки «Активувати» система працюватиме самостійно: щойно угода переходить у «Перемовини» — менеджер отримає нагадування про наступний крок.

Приклади автозавдань для працівників

У кожного члена команди своя роль у процесі продажу. І завдання, які вони виконують, часто повторюються від угоди до угоди. Тож логічно не ставити їх вручну щоразу, а автоматизувати.

Менеджер

Менеджери спілкуються з клієнтом, тримають контакт і рухають угоду далі. Для них можна автоматично ставити завдання:

• Зателефонувати кожному новому ліду протягом 1 години після того, як зʼявляється у воронці;
• Нагадати про комерційну пропозицію, якщо клієнт не відповів протягом 2 днів;
• Зібрати дані для підписання договору, коли угода переходить у фінальну фазу.

Коли завантаження велике, саме такі речі забуваються найчастіше.

Маркетолог

Маркетологи часто підключаються на перших етапах, тобто допомагають із презентаціями, матеріалами, фолловапами. Для них можна створити такі завдання:

• Створити персоналізований лист для лідів, які зависли на етапі «зацікавлений», але не переходять далі;
• Підготувати звіт по джерелах лідів за місяць.

Юрист

Юристів часто підключають тоді, коли вже все домовлено, коли важливо не втратити темп. Завдання для автоматизації можуть бути такими:

• Підготувати договір після переходу угоди на етап «Очікує підпису»;
• Перевірити реквізити, наприклад, автоматичне завдання зʼявляється, коли менеджер заповнив фінальні дані;
• Надіслати на підпис — щоб точно не забули передати документ клієнту.

Як відстежувати виконання завдань

Завдання створили, але що далі? Важливо не просто поставити, а й мати зручний спосіб відстежити, чи його виконали, хто відповідає та коли дедлайн. У NetHunt CRM усе це під контролем.

Якщо ви призначили комусь завдання, а потім його закрив відповідальний менеджер, ви отримаєте сповіщення. Тобто не варто тримати все в голові й не писати колегам «ну що там?».

Також дивитися можна і в розділі «Завдання». Там видно все: що вже зроблено, що в роботі, що прострочено. Ви можете фільтрувати за:

• терміном виконання;
• відповідальним співробітником;
• пріоритетом.

Це особливо корисно, коли задач багато, і треба швидко зорієнтуватись, хто чим зайнятий.

До того ж, ви можете зберегти налаштований фільтр. Наприклад, зробити так, щоб під час кожного відкриття розділу одразу показувались лише завдання на сьогодні.

Менеджери також можуть зручно бачити свої таски на день. Для цього варто додати віджет «Сьогоднішні завдання» на головну панель:

• Перейдіть на дашборд;
• Натисніть «+ВІДЖЕТ»;
• Знайдіть «Сьогоднішні завдання» внизу списку.

Висновки

Автоматичні завдання допомагають команді не забувати про важливі кроки, які просувають угоду вперед, зменшують ризик втрат через звичайну людську забудькуватість. 

Із автоматизацією бізнес може уникнути «зависань»на критичних етапах, де без дії з боку команди процес просто зупиняється. При цьому важливо не перевантажити систему зайвим, а сфокусуватись на тому, що справді впливає на успішне завершення угоди.

NetHunt CRM дає змогу гнучко налаштовувати автозавдання під процес вашої компанії. Один раз налаштували, а далі система сама підказує, кому і коли діяти. Це не лише економія часу, а й спокій за те, що нічого не загубиться і не зависне.

Популярні запитання

Зміст