Як зробити CRM робочим простором для всієї команди

Опубліковано серпень 05, 2025, доповнено серпень 05, 2025

У статті показуємо, як зробити з NetHunt CRM повноцінний робочий простір для всієї команди: від ролей і коментарів до автоматизації між відділами. На прикладі кейсу RozetkaPay.

Багато хто уявляє CRM як просту базу клієнтів, якою користується лише відділ продажів. Насправді ж сучасна CRM-система — це не просто місце для зберігання контактів. Це робочий простір, де взаємодіє вся команда: від сейлзів до маркетологів, від підтримки до фінансів.

У цій статті покажемо, як NetHunt CRM допомагає налагодити чітку взаємодію між відділами: хто за що відповідає, що вже зроблено, де потрібна дія, і як зробити так, щоб ніхто не губився в листах, чатах і табличках.

Відповідальні менеджери по кожному запису

Коли кожен запис у CRM має «свого» відповідального працівника. На перший погляд, нічого особливого, однак саме це виступає основою нормального командного ритму. У NetHunt CRM можна призначити відповідального менеджера на кожного ліда, контакт, компанію або угоду. І ця проста дія автоматично наводить лад у роботі.

Для менеджера все виглядає дуже логічно: відкрив CRM і бачиш тільки свої записи. Не треба шукати серед чужих угод, не треба питати в колег, хто веде цього клієнта. Але не менше користі тут і для керівника та інших членів команди, адже вони бачать, хто й за що відповідає, як ідуть справи по кожному менеджеру, де угоди зависли без змін, а де потрібна підтримка.
Якщо ж відповідального потрібно змінити через, наприклад, відпустку колеги або передачу клієнта в інший відділ, це можна зробити в кілька кліків. І новий менеджер одразу бачить всю історію: листи, коментарі, завдання.

У підсумку CRM не просто «показує дані», а допомагає команді не заважати одне одному й не втрачати жодного клієнта.

Коментарі в картці — уся історія спілкування в одному місці

Замість постійного перемикання між месенджерами й поштою, у NetHunt ви фіксуєте всі важливі деталі прямо в картці клієнта. Наприклад:

• Фіксуєте розмову: після дзвінка залишаєте короткий коментар: які питання обговорили, що з’ясували.
• Відзначаєте наступні кроки: домовилися про демо, запланували наступний контакт — ставите позначку або згадку колеги, а він отримає сповіщення.

Уся хронологія зберігається в одній стрічці коментарів, тож нема потреби копіювати листування з пошти чи відпрацьовувати це вручну в Excel.

@Теги дають змогу звертатися до колег прямо в картці угоди чи клієнта — без зайвих пояснень і дублювання інформації. Потрібна допомога? Тегніть колегу. Є питання чи потрібна порада щодо угоди? Менеджера можна згадати в коментарі, він одразу побачить контекст і зможе швидко відреагувати. Зручно і для команди, і для керівника.

Корисно це завжди, але найбільше розкривається у складних B2B-угодах, де переговори можуть розтягнутися на тижні чи місяці. За кілька кліків ви бачите: що вже пройшли, які питання залишилися відкритими тощо, а тому, якщо новий колега бере в роботу клієнта, то все прозоро і зрозуміло, не потрібно проводити додаткові зустрічі, щоб зрозуміти, що відбувалось із клієнтом.

Корисні автоматизації

У командній роботі завжди є процеси, де щось може «загубитися». Один менеджер забув написати колезі, інший не побачив повідомлення в чаті, хтось пішов у відпустку, а страждає від цього клієнт, який просто зависає між етапами. А коли страждає клієнт – ваш бізнес точно також не буде у захваті.

З NetHunt ви легко уникнете цього завдяки автоматизаціям. Варто лише один раз налаштувати правила й CRM виконує дії автоматино. Без зайвих повідомлень, без ручних нагадувань.

Ось як це може працювати:

• Угоду перевели на етап «Закрита» — автоматично створюється завдання для команди супроводу з потрібним дедлайном і описом.
• Менеджер вказав, що клієнт хоче побачити демо — надсилається шаблонний лист.
• Автоматичний розподіл нових заявок між менеджерами.
• Для різних типів завдань можна встановлювати автоматичні нагадування через визначені проміжки часу.

Сценарії можна комбінувати під будь-який процес: продажі, онбординг, техпідтримку, юридичний супровід.

Шаблони листів

У кожного в голові — свій стиль спілкування. І це нормально, поки справа не доходить до клієнтської комунікації. Там важливо, щоб команда звучала як єдине ціле: чітко, ввічливо й без зайвих відступів від сценарію (якщо це відповідає вашому стилю комунікації з клієнтами).

У NetHunt можна створити набір шаблонів для будь-якої ситуації. Наприклад:

• перший контакт після реєстрації;
• підсумок після дзвінка;
• запрошення на демо;
• лист-нагадування після довгої паузи;
• лист із комерційною пропозицією.

Ці шаблони доступні всім, тож не треба вигадувати текст кожного разу з нуля або копатися в старих листах.

Особливо задоволені таким функціоналом будуть новачки: вони одразу можуть працювати за готовими варіантами, а не просити приклади у колег. А ще це знижує кількість помилок, зменшує час на написання і підвищує якість листів.

Спільні фільтри та види

Буває, сейлз бачить одне, маркетолог — інше, а керівник — узагалі третє. Усі працюють в одній CRM, але кожен ніби у своєму світі. Немає спільного бачення — немає злагодженої роботи.

Щоб команда справді рухалась в одному напрямку, потрібна спільна картина. У CRM це — збережені фільтри, які бачать усі. Вони не просто економлять час. Вони знімають питання типу: «А хто веде цього ліда?», «А з цієї кампанії вже хтось писав?» або «Чому ця угода тиждень без змін?».

Що саме варто бачити всім?

Команді продажів:

• Нові ліди без відповідального. Щоб кожне звернення було підхоплене, і жоден лід не залишився «нічийним».
• Угоди, що мають закритись цього місяця. Дозволяє команді фокусуватись на фінальному пуші й точніше прогнозувати виручку.
• Угоди зі статусом «Очікує рішення». Видно, де потрібна підтримка колег або контакт з ЛПР.
• Ліди без активності понад 5 днів. Щоб виявити ті, хто «завис», і вчасно нагадати про себе.
• Повернення потенційних клієнтів. Наприклад, повторне звернення після втрати — сигнал для повторної дії.

Команді маркетингу:

• Ліди з конкретної кампанії або з UTM-міткою. Команда бачить результат кампаній у режимі реального часу.
• Ліди без відповідального. Якщо маркетинг згенерував запит, але його не підхопили — це втрата бюджету.
• Ліди, які не рухаються по воронці. Допомагає зрозуміти, де «зашивається» сейлз-процес — і оптимізувати підхід.
• Контакти, які отримали розсилку, але не відкрили її. Показує, де варто спробувати інший канал

Команді підтримки:

• Клієнти на етапі онбордингу. Щоб команда бачила, хто з нових користувачів потребує допомоги в перші дні.
• Запити без відповіді понад 1 день. Пріоритетний список, щоб не губити жоден кейс.
• Клієнти з негативним зворотним зв’язком (NPS, опитування). Дає змогу втрутитись до того, як клієнт піде.
• Активні клієнти без жодної взаємодії за останні 30 днів. Потенційні ризики відтоку — можна діяти проактивно.

Завдання

Завдання — це ключовий елемент організації щоденних справ у NetHunt CRM. Їх можна створити прямо в картці угоди чи клієнта, пошті або через головне меню. Достатньо вказати назву, терміни, відповідального тощо.

Фільтри та сортування допомагають легко керувати пріоритетами, а нагадування та збереження історії завдань — не втрачати важливого. Завдяки цьому ви завжди тримаєте фокус на актуальних справах і бачите повну картину робочого процесу.

Як RozetkaPay перетворила NetHunt CRM на центр командної взаємодії

Усе описане вище — реальні інструменти, які щодня допомагають командам працювати злагоджено, не губити завдання і швидко реагувати на зміни. Один із прикладів — команда RozetkaPay, яка побудувала чіткий процес обробки заявок чотирма відділами в NetHunt CRM.

У випадку RozetkaPay кожна заявка живе у вигляді єдиної картки, яка послідовно проходить чотири відділи:

1. Комерційний відділ

Менеджери збирають дані й документи. CRM допомагає:

• автоматично запускати листи, якщо бракує інформації;
• фіксувати статуси заявки та бачити, що вже зібрано;
• зберігати всю комунікацію (листи, дзвінки, нотатки) в одній картці.

2. Фінансовий моніторинг

Команда бачить повний контекст заявки без зайвих уточнень. Якщо все гаразд, то заявка автоматично переходить далі. Якщо щось не так — повертається назад із коментарем, без ручного пінгування.

3. Операційний відділ

Тут працюють уже з підписаним договором. Уся інформація з попередніх етапів зберігається в CRM, тож команда одразу бачить, що налаштовувати, без втрати часу на уточнення.

4. Відділ підтримки

Заявки, які пройшли всі перевірки, фінально активуються. За допомогою фільтрів CRM легко перевіряє, що все заповнено, і присвоює статус «активовано». Якщо потім мерчант звертається, підтримка швидко знаходить усі потрібні дані.

Результати, які вдалося досягти з CRM:

• 1 година — середній час проходження заявки між чотирма відділами;
• 80 % заявок закриваються щомісяця без збоїв;
• масштабування стало можливим без збільшення команди;
• автоматизація забрала рутину та зменшила навантаження на менеджерів.

«Ми дуже часто звертаємося до NetHunt CRM, щоб отримати дані для аналізу і ухвалення рішень. Без CRM ми просто не змогли б контролювати цей процес і масштабуватися так швидко».

Олексій Миропольський, комерційний директор RozetkaPay.

Висновки

NetHunt CRM стане потужним інструментом для злагодженої взаємодії всієї команди. Завдяки ролям, коментарям, тегам, спільним шаблонам і автоматизаціям, усі працюють в єдиному ритмі. CRM допомагає уникати плутанини, втрат інформації та ручного контролю, адже усе працює прозоро та системно.

Як показує кейс RozetkaPay, навіть складні процеси за участі кількох відділів можна перетворити на зрозумілі і швидкі. І без збільшення навантаження на команду.

Популярні запитання

Зміст