Коробкова або хмарна CRM: що краще?

Найперше питання, яке потрібно вирішити при виборі CRM-системи — яка CRM краще: коробкова чи хмарна?

У цій статті ми детально розглянемо плюси і мінуси, як хмарної версії CRM-системи, так і коробкової.

CRM-система в хмарі і коробці: в чому різниця

Основна відмінність між коробковою і хмарною версіями CRM — це те, де розміщується програма.

Хмарна CRM-система знаходиться на сервері розробника. При покупці хмарної версії користувачеві надається доступ до програми через браузер або мобільний додаток.

Коробкова CRM — це автономна програма. Вона купується «під ключ» і встановлюється на власний сервер.

У цьому і є різниця між CRM у хмарі і коробці. Ця, на перший погляд, незначна відмінність спричиняє багато нюансів, про які ми розповімо в цій статті.

Відмінності між коробковою і хмарною CRM-системою

Версії CRM в хмарі і коробці мають як переваги, так і недоліки. Універсального рішення немає, тому обидві версії рівноправно конкурують на ринку. Можливості обох версій варто оцінювати індивідуально — виходячи із задач компанії.

Функціонал

Обидва варіанти CRM можуть мати однаковий функціонал — але тільки на перший час. Хмарна CRM постійно розвивається і вдосконалюється, розширюючи список функцій, а коробкова CRM залишається такою, якою була в день покупки. Розширити функціонал коробкової CRM можливо, але лише за окрему плату.

Якщо додаткові функції потрібні тимчасово, виграє хмарне рішення: користувач може вибірково включати і відключати їх, оплачуючи період використання. У коробковій версії такий варіант неможливий.

Ключові функції CRM, на які варто звернути увагу

Вартість і оплата

Хмарна CRM-система оплачується регулярним платежем за певний період часу: місяць, квартал, рік. По суті, це можна порівняти з орендою програми. Вартість хмарної CRM включає різні тарифи в залежності від кількості користувачів та інших параметрів. Тарифний план можна змінювати, виходячи з актуальних потреб. Додаткові функції можна докуповувати окремо, а якщо вони не потрібні, то не переплачувати за них.

Для багатьох компаній щомісяця виплачувати невелику суму в порівнянні з покупкою програми «під ключ» набагато доступніше. Однак, розробник може змінювати вартість абонплати. Якщо CRM-система обирається на досить тривалий термін, коробкова версія може обійтися дешевше.

CRM в коробці оплачується одноразово. Відповідно, ціна буде значно вище, ніж при використанні хмарної CRM. Вартість коробкової CRM зазвичай прив'язана до функціоналу і кількості співробітників: чим більше користувачів, тим дорожче. Якщо в компанії відбуваються якісь зміни, при використанні CRM у хмарі досить змінити тариф. При покупці коробкової версії від сплаченого функціоналу не буде можливості відмовитися.

У випадку з CRM в коробці доведеться доплатити за сервер і безперебійне живлення. Додатково оплачуються і всі оновлення. При виборі хмарної CRM-системи таких витрат немає.

Також варто врахувати, що коробкова CRM не купується назавжди: рано чи пізно будь-яке програмне забезпечення критично старіє і вимагає повної заміни.

Обслуговування та оновлення

Всі технічні питання в роботі хмарної CRM вирішуються компанією-постачальником. Можна не хвилюватися за обслуговування сервера, оновлення програми, безперебійне живлення та захист від вірусів та злому. Всі ці роботи включені в абонплату, здійснюються цілодобово і непомітно для користувача.

Коробкова CRM вимагає постійної уваги. CRM-систему з коробки не можна просто встановити і забути. Всі перераховані вище питання доведеться вирішувати досить часто. До технічного обслуговування додається також налаштування доступу для нових користувачів. При виборі коробкової CRM часто доводиться наймати в штат системного адміністратора. Також можуть виникати складнощі, якщо неполадки відбуваються в неробочий час.

В цілому, якісне обслуговування CRM-системи власними силами досить складно забезпечити, особливо, якщо компанія невелика. Обслуговуванням хмарної CRM займається ціла команда різних фахівців, що не завжди може дозволити собі навіть великий бізнес.

Кастомізація

Якщо потрібно істотно доопрацювати CRM-систему під свої потреби, коробкова версія має для цього більше можливостей. По-перше, можна написати повністю унікальну програму з нуля, що, звичайно, позначиться на її ціні. По-друге, можна взяти за основу готове рішення і модифікувати його так, як це буде необхідно.

Можливості кастомізації хмарної CRM-системи більш обмежені зі зрозумілих причин. У той же час, CRM у хмарі часто має велику варіативність налаштувань, щоб кожна компанія могла змінити програму під себе. Крім цього, хмарні рішення постійно розвиваються і допрацьовуються, розширюючи функціонал без додаткової оплати. З урахуванням усіх витрат, часто вигідніше вибрати готове хмарне рішення з потрібним функціоналом, ніж вкладатися в кастомізацію CRM з коробки.

Захист даних

У питанні безпеки даних перевага однозначно на боці хмарних CRM-систем. Постачальник хмарної CRM-системи може забезпечити більш надійний захист інформації. Дані дублюються на декількох серверах. Можна відстежити, з яких акаунтів вносяться зміни. Розробник має більш просунуте програмне забезпечення і штат кваліфікованих фахівців з безпеки. Імовірність «злиття» інформації самим постачальником хмарної CRM також виключена, оскільки кожна компанія дбає про свою репутацію. Якісні CRM у хмарі обов’язково проходять сертифікацію по захисту даних.

Чи зможе власна компанія забезпечити такий же рівень безпеки? Адже збереження даних виявиться під загрозою при першому ж відключенні електрики.

Автономність

Доступ до хмарної CRM-системи може здійснюватися цілодобово через браузер або мобільний додаток з будь-якої точки світу, де є Інтернет. Якщо компанія відкриває філіали, переїжджає в інший офіс, переходить на дистанційну роботу або посилає когось у відрядження, для доступу до CRM не потрібно вносити ніяких змін. Також нових співробітників дуже легко підключити до CRM, для цього достатньо просто створити нові акаунти.

Якщо ж знадобиться зайти в коробкову CRM зі стороннього комп'ютера, підключити нових користувачів або забезпечити доступ з філіалів, можуть виникнути складнощі. Крім цього, коробкова версія виключає можливість використання мобільного застосунку. Перевага коробкової версії в тому, що працювати в ній можна по локальній мережі, без підключення до Інтернету.

Встановлення та налаштування

Хмарні CRM розраховані на такі команди, де у штаті немає власних технічних фахівців. Налаштування хмарних версій максимально спрощене. Хмарні CRM можна встановити повністю самостійно: це легко та швидко. Користувачеві надаються інструкції та відео, а також безкоштовні консультації фахівців відділу технічної підтримки.

На відміну від хмарної CRM-системи, встановлення коробкової версії вимагає спеціальних знань або допомоги професіонала, який візьме цю роботу на себе. Зазвичай впровадження коробкової CRM — це окрема стаття витрат при покупці програми.

CRM в коробці чи хмарі: що вибрати?

Коробкові і хмарні CRM — це конкуруючі рішення, кожне з яких має позитивні та негативні сторони.

Хмарну CRM варто вибирати, якщо:

Кількість працівників порівняно невелика.
Бізнесу необхідна мобільність (часті відрядження, робота з дому, зміна офісів, можливість доступу до CRM зі смартфона та інше).
Бізнес активно розвивається, перебудовуючи бізнес-процеси.
Немає бажання і можливості займатися технічним обслуговуванням CRM.
Необхідно недороге і швидке рішення.
Стандартний функціонал CRM підходить під задачі компанії.

Хорошим прикладом хмарної CRM є NetHunt. Вона втілила в собі всі кращі сторони хмарних рішень. Це гнучка і зрозуміла CRM з можливістю налаштування програми під свої потреби. Команда NetHunt стежить за трендами на ринку програмного забезпечення і постійно працює над розширенням функціоналу. Ця CRM забезпечує високу ступінь безпеки даних, так як є сертифікованим партнером компанії Google і щорічно проходить перевірку безпеки системи. NetHunt вибирають за доступну вартість і гнучкі тарифи.

Коробкова CRM підійде в тому випадку, якщо:

У компанії велика кількість співробітників.
Компанія досить консервативна і має усталені бізнес-процеси.
Немає необхідності доступу до CRM «з полів» і сторонніх пристроїв, співробітники працюють в офісі.
Присутній досвід використання CRM і чітке розуміння необхідного функціоналу.
CRM встановлюється на тривалий період часу.
Необхідно кастомне рішення.
Є можливість відразу сплатити велику суму за покупку програми і це вигідніше, ніж абонплата.
Є можливість забезпечити якісне технічне обслуговування програми.

Цифри кажуть самі за себе: близько 90% компаній використовують хмарні CRM. Це дозволяє економити, дає великий рівень мобільності та свободи змін програми. З CRM у хмарі можна забути про оновлення, технічні питання і турботи по розширенню функціоналу — все це забезпечить компанія-розробник. Навіть якщо в компанії відбудуться істотні зміни, хмарну CRM можна буде без втрат замінити на іншу.

Кому підходить хмарна CRM

CRM «в коробці» є сенс купувати, якщо потрібно виключно кастомне рішення і ви можете найняти штат технічних фахівців для обслуговування, налаштування та доопрацювання CRM-системи.

У всіх інших випадках хмарна CRM для компаній буде більш вигідним рішенням.

Якщо ви ведете малий і середній бізнес. Хмарна CRM доступніша, оскільки передбачає щомісячну оплату, а всі технічні турботи бере на себе постачальник.

Якщо достатньо стандартного функціоналу. Хмарні CRM-системи досить гнучкі в налаштуваннях, щоб вирішити завдання бізнесу різноманітних напрямів. Переплачувати за індивідуальну розробку CRM є сенс, коли готові рішення не можуть задовольнити ваші запити.

Якщо компанія вперше впроваджує CRM. Хмарна CRM-система дає можливість безкоштовного тестового періоду. Якщо з якоїсь причини CRM не підійде, від неї можна буде відмовитися без фінансових ризиків.

Якщо ви вибираєте CRM для стартапу. Молоді компанії динамічні. Змінюються їхні завдання, продукти, перебудовуються бізнес-процеси. На цьому етапі хмарна CRM є найкращим варіантом.

5 оманливих думок про хмарну CRM

Коли ви збираєтеся довірити бізнес хмарній CRM-системі, цілком логічні побоювання та сумніви. Спробуємо їх розвіяти.

Міф 1. Хмарна CRM - небезпечна, вразлива

Часи, коли хмарні рішення не були безпечними, давно пішли в минуле. Світ масово переходить на роботу в хмарних сервісах. Одна з причин — якраз та, що професійній команді хмарної програми легше забезпечити високий рівень безпеки, ніж одному системному адміністратору. Крім того, безпека хмарних сервісів обходиться значно дешевше за рахунок їх масштабності.

Міф 2. Хмарну CRM дорого обслуговувати

Зовсім навпаки. Чим популярніша хмарна CRM-система, тим дешевше обходиться її обслуговування. На практиці, обслуговування власної CRM виходить більш затратним і менш якісним.

Міф 3. Абонплата містить приховані платежі

Щоб уникнути прихованих платежів, достатньо уважно прочитати умови використання хмарної CRM. Також потрібно заздалегідь продумати обов'язковий функціонал, щоб не виявилося, що за якісь функції доведеться доплачувати щомісяця.

Міф 4. У хмарній CRM може статися втрата даних

Компанія-постачальник, обслуговуючи тисячі компаній, може дозволити собі зберігати дані на новітніх надійних серверах, забезпечити їх безперебійну роботу і своєчасний бекап. Купуючи «коробкову» CRM, більшість компаній або орендують місце на тих же хмарних серверах, або купують домашній сервер, розміщуючи його де-небудь у гардеробі офісу. В останньому випадку безпека даних обмежується тільки вагою і габаритами серверу, оскільки його можна просто винести з офісу в руках.

Міф 5. На хмарну CRM складно перейти

Коли мова заходить про складність впровадження CRM, перевага стоїть на боці хмарних рішень. Встановити хмарну CRM максимально просто. Більшість з них розраховані на самостійну установку, яка включає всього кілька кроків. Основні труднощі переходу на CRM-систему виникають на етапі підготовки, коли необхідно ретельно спланувати майбутні налаштування, продумати і відпрацювати бізнес-процеси. Якщо цей етап виконаний відповідально, сама установка і налаштування CRM буде тільки формальністю.

CRM або ERP-система?

CRM і ERP-системи схожі в своїй основній задачі: автоматизувати та систематизувати роботу компанії. Однак, вони підходять до цієї задачі з різних сторін. CRM-система — це програма, сфокусована на управлінні взаємовідносинами з клієнтами та оптимізації продажів. ERP-система більшою мірою приділяє увагу інтеграції, синхронізації роботи всіх відділів.

ERP встановлюється на виробництвах, а також в компаніях, де ключовою потребою є товарообіг, логістика.

CRM-система — це рішення для компаній, основним напрямком яких є продаж товарів і послуг. Вона допомагає відслідковувати ефективність, знаходити шляхи для підвищення продажів, аналізувати і вибудовувати стратегії з різними сегментами клієнтів.

Хмарна CRM-система має як переваги, так і недоліки. Однак, демократична ціна, простота установки, високий рівень безпеки і зручність використання роблять цей варіант CRM найпопулярнішим на ринку.