База даних клієнтів: як перевести з Excel в CRM

Компанії, які ведуть базу даних клієнтів в Excel, вже встигли помітити, як багато складнощів виникає при дистанційній роботі. Щоб перестати без кінця копіювати, пересилати та об'єднувати файли, саме час перейти на спеціальну програму для ведення бази клієнтів.

На відміну від Excel, база даних клієнтів в CRM містить повну та актуальну інформацію про хід робіт і впорядковані картки клієнтів або угод. З нею можна працювати спільно в реальному часі без пересилання документів. База даних клієнтів і замовлень в CRM максимально автоматизована.

Які ще переваги ведення бази в CRM і як перевести свою базу в CRM-систему, читайте в цій статті.

6 обмежень бази даних клієнтів в Excel

Вести базу даних клієнтів в Excel — найпростіший варіант. Але тільки на перший погляд. Давайте порівняємо особливості ведення бази потенційних клієнтів в CRM і Excel.

1. Перегляд історії взаємодії з кожним клієнтом

База клієнтів в Excel може включати стільки даних, скільки ви готові заповнити вручну. На практиці ви будете економити час і вносити в базу даних в Excel мінімум інформації. Так що, в кращому випадку, співробітники зможуть побачити дату останнього контакту з клієнтом.

Ведення бази клієнтів в CRM багато в чому автоматизовано. Так що вам не доведеться вибирати між часом та інформацією. Налаштуйте збір необхідних даних — і вони будуть зберігатися в CRM-системі самостійно. Вам буде доступна повна історія роботи з клієнтом. Не тільки дати дзвінків, але і зміст листування в Gmail, месенджерах і онлайн-чатах. Якщо ви використовуєте IP-телефонію, через CRM можна налаштувати доступ до записів дзвінків. Так що повна і вичерпна інформація в CRM-базі доступна в будь-який момент і без зайвих зусиль з вашого боку. Це ж стосується і передачі роботи: немає необхідності вводити нового співробітника в курс справ по кожному замовленню. Досить відкрити йому доступ до CRM-бази клієнтів.

2. Створення стандартів продажів

Як створювати в Excel стандарти продажів? Вірно, ніяк. Тому що Excel — це програма для роботи з числовими даними.

На противагу таблицями, CRM-система містить повноцінний функціонал для стандартизації продажів і навчання співробітників. Воронки і плани продажів мають наочну візуалізацію. Ними зручно управляти і просто контролювати хід виконання завдань — як кожного співробітника окремо, так і всього відділу або компанії.

3. Автоматизація основних бізнес-процесів

Excel пропонує деякі функції, які можна назвати автоматизацією. Наприклад, автозаповнення колонок, умовне форматування і так далі. Але цього явно недостатньо. Всі дані доводиться вносити вручну. Якщо клієнт змінить номер телефону, це легко втратити і не внести зміни в базу.

В середньому, компанії витрачають близько 64% часу на різні організаційні та службові завдання, які прямо не приносять прибуток. Ось чому автоматизація бізнесу так важлива.

Що пропонує CRM-система для спрощення ведення бази даних клієнтів і роботи з нею?

Автоматичне створення карток клієнтів.
Додати всю інформацію про нового клієнта можна одним кліком. При цьому, CRM-система збереже в клієнтській базі даних всю інформацію, яку людина вказала у своєму акаунті Gmail або соціальній мережі. Ви також можете налаштувати автоматичний збір заявок з сайту і пошти в CRM.
Пошук і об'єднання дублів.
Буває, що клієнт спочатку дзвонить, а потім пише на емейл. Коли ви ведете базу даних клієнтів вручну, легко помилково прийняти його за двох різних людей. CRM-система вміє обчислювати дублі та об'єднувати їх.
Автоматичне заповнення історії переговорів.
Підключіть до CRM ті сервіси, які ви використовуєте для спілкування, і кожен контакт буде самостійно зберігатися в зручній базі даних клієнтів.

CRM-система пропонує й інші можливості автоматизації. До них відносяться: масові розсилки, створення звітів, шаблони листів і документів та ін.

4. Відстеження стану продажів в реальному часі

Якщо ви ведете базу клієнтів в Excel, вам потрібно дати запит на звіт у співробітника, почекати, поки він підготує та вишле його.

Коли база клієнтів знаходиться в CRM, вам досить налаштувати шаблони звітів один раз. Потім ви зможете аналізувати результати роботи в будь-який час, коли знадобиться.

5. Спілкуватися і спільно працювати

Істотна незручність бази даних в Excel — це неможливість спільної роботи. Якщо над однією клієнтською базою одночасно працюють кілька менеджерів, потрібно витратити час, щоб звести таблиці і переслати їх один одному.

Дані бази клієнтів і замовлень в CRM-системі оновлюються в реальному часі. Ви позбавляєтеся від дублікатів скопійованих таблиць. З базою потенційних клієнтів в CRM можна працювати одночасно. В CRM також є широкий функціонал для організації роботи: відстеження ходу виконання завдань, розгорнуті коментарі по завданнях і багато іншого.

6. Безпека даних

Ще один серйозний мінус таблиць Excel — це їх не захищеність від випадкового або навмисного видалення. CRM-система захищає клієнтську базу декількома способами. По-перше, внесені дані не можна видалити випадково. По-друге, доступ до експорту та видалення даних можна давати тільки обмеженому числу співробітників. Більш того, CRM-система передбачає можливість гнучкого ієрархічного доступу навіть до перегляду інформації. І, на відміну від Excel, база клієнтів і замовлень в CRM захищена від злому і крадіжки сторонніми особами.

Як перевести базу даних в CRM

Перенести базу клієнтів з Excel в CRM зазвичай дуже легко. Так, в NetHunt імпорт бази клієнтів займає всього кілька кліків:

Спочатку потрібно підготувати файл для імпорту: таблицю із зазначенням назв полів. Потім файл необхідно зберегти у форматі CSV — зробити це можна в самому Excel.
Потім в CRM потрібно вибрати «Імпорт даних», вибрати папку завантаження і додати файл для імпорту.
Не забудьте перевірити, що всі поля розпізнані правильно. CRM-система також проведе пошук дублікатів. Після цього залишається натиснути кнопку «Імпорт» і база клієнтів буде перенесена в CRM-систему.

NetHunt надає 14-денний період тестування безкоштовно. Так що почати вести базу клієнтів в CRM-системі дійсно просто. Детальніше про те, як встановити NetHunt CRM, ми розповідали у цій статті.

Розширення клієнтської бази. Чи варто купувати холодні бази?

Коли в базі даних клієнтів нарешті наведено порядок, пора задуматися про її розширення.

Напевно, ви чули про продаж так званих холодних баз. Холодна база клієнтів — це список контактів осіб, які не мають уявлення ні про вашу компанію, ні про продукт.

Плюс у подібних баз один: можна купити велику кількість контактів за низьку вартість.

А от мінусів набагато більше.

По-перше, холодні бази клієнтів зазвичай мають багато невірних або застарілих даних. Більшість людей давно змінили телефони та емейл-адреси.

По-друге, працювати з холодною клієнтською базою — справа трудомістка і малоефективна. Подібний маркетинг був популярний в 60 роках минулого століття, але давно пішов в минуле. У підсумку, ціна холодної бази може виявитися набагато вище, ніж ви оплатили при покупці.

Холодну базу краще формувати самостійно. Так, якщо ви працюєте з b2b, ви можете зібрати актуальні контакти існуючих компаній, яким може бути цікава ваша пропозиція.

На відміну від холодних, теплі бази клієнтів — це ті контакти, які потенційно знайомі з вашою компанією і можуть зацікавитися покупкою продукту.

Наростити теплу базу клієнтів можна декількома способами:

Засобами онлайн і офлайн маркетингу (реклама, соцмережі, PR-заходи, захоплення лідів з сайту та ін.)
За допомогою нетворкінгу, тобто активного нарощування мережі знайомств.
Наймаючи співробітників зі своєю клієнтською базою (це популярний спосіб в індустрії краси, продажах та інших сферах).

Звичайно, напрацювання теплої бази коштує дорожче і займає час. Але рано чи пізно зусилля починають приносити плоди: активність і зацікавленість «теплих» клієнтів однозначно вище, ніж «холодних».

Бізнес часто починає вести базу клієнтів в Excel, думаючи, що це безкоштовно. Насправді, заповнення таблиць забирає багато часу і не страхує від помилок. В кінцевому підсумку, час і помилки все одно вимірюються в фінансових витратах. На відміну від Excel, ведення бази клієнтів в CRM майже повністю автоматизовано. І ціна CRM-систем для малого бізнесу дуже доступна. Про те, скільки коштує впровадити CRM, ми розповідали тут. Так що невелика плата за використання CRM-системи повністю окупається за рахунок економії часу і сил.