CRM-системи були винайдені як програми для більш детального та систематизованого обліку комунікації з клієнтами. У минулому для переходу бізнесу на CRM потрібно було наймати окремих фахівців з обслуговування та кожного дня витрачати додатковий час на її ведення.

Сьогодні CRM-системи не вимагають стільки уваги. Вони стають незамінними помічниками в бізнесі, постійно розширюючи можливості автоматизації та звільняючи співробітників від непродуктивної рутини.

Читайте далі, щоб дізнатися, наскільки просто розпочати роботу з CRM на прикладі NetHunt — CRM-системою для малого бізнесу, яка вбудовується у вашу електронну пошту.

Розпочати роботу з CRM  настав час, якщо ви помічаєте, що:

  • Якісне управління базою клієнтів стало занадто трудомістким, і у справах накопичується безлад.
  • Відсутній єдиний стандарт організації даних: співробітники фіксують інформацію в таблицях, блокнотах, а також просто «в голові»; зустрічаються помилки та дублікати контактів.
  • У потрібний момент ви не можете знайти важливі дані і втрачаєте інформацію.
  • Стало складно запам'ятовувати або записувати важливі деталі взаємодії з кожним клієнтом.
  • Ви забуваєте вчасно зателефонувати, відправити документи або зробити інші справи.
  • Коли потрібно зробити розсилку по певному сегменту клієнтської бази, то це займає дуже багато часу.
  • Ви не маєте чіткого уявлення, чим займається кожен із співробітників у певний момент часу, яке у них завантаження та за ким закріплена та чи інша задача.
  • Коли хтось із співробітників звільняється, хворіє або йде у відпустку, виникають складнощі.
  • Існуючий спосіб ведення інформації не дозволяє проводити аналітику, робити якісні прогнози продажів та доходу.
  • У бізнесі існують проблеми, які потребують детального аналізу: наприклад, низький коефіцієнт конверсії та утримання клієнтів.
  • База клієнтів не має достатньо захисту та ієрархії доступу, співробітники можуть вносити випадкові зміни в дані або копіювати їх.

Як перейти на CRM: підготовка бізнесу

Щоб впровадження CRM виявилося успішним, необхідно заздалегідь продумати, для чого та яким чином буде використовуватися програма, розібратися, які бувають CRM. Виходячи з цього, вибирається потрібна CRM-система, складається карта налаштування та план, як перейти на CRM. Якщо знехтувати цим етапом, встановлення CRM призведе до ще більшого безладу в справах.

Перед тим, як розпочати роботу з CRM, необхідно виконати наступні кроки:

  • Сформулювати цілі та задачі впровадження CRM-системи.
  • Прописати та налагодити бізнес-процеси.
  • Визначити, які з них потрібно автоматизувати.
  • Сформувати детальну воронку продажів.
  • Визначити, хто з працівників і на яких етапах буде взаємодіяти з клієнтами.
  • Продумати ієрархію доступу до бази даних.
  • Намітити структуру бази даних.

Детально про те, як підготувати бізнес до впровадження CRM, ми описували у цій статті. Після того, як CRM для бізнесу вибрана та встановлена, можна переходити безпосередньо до початку роботи з програмою. Розповімо детально, як розпочати роботу з NetHunt CRM.

Як імпортувати дані в CRM-систему

Коли ви чітко уявляєте, як налаштувати CRM для вашого бізнесу, можна переходити безпосередньо до справи. У першу чергу, вам необхідно буде перенести базу клієнтів у CRM:

Крок 1. Складіть список того, що необхідно перенести: дані контактів, документи, деталі угод. Продумайте, в якому вигляді повинна бути інформація, щоб нею було зручно користуватися.

Крок 2. Зберіть усі дані в таблицю. На цьому етапі важливо стандартизувати інформацію. Так, всі номери телефонів повинні бути записані в одному стилі, імена та прізвища краще розмістити у різних стовпчиках, числа необхідно привести в однаковий формат.

Крок 3. Імпорт даних в CRM:

  • Збережіть таблицю у форматі CSV (це можна зробити за допомогою Excel або Google SpreadSheets).
  • Натисніть на значок NetHunt CRM в Gmail та виберіть у вікні, яке відкриється,  «Імпорт даних». Далі виберіть формат CSV.
Iмпорт даних NetHunr CRM
  • Відкриється вікно завантаження. Перетягніть файл з даними або завантажте його через файловий менеджер.
  • Далі потрібно вибрати папку, в яку будуть імпортовані дані. За умовчанням, доступні папки «Контакти», «Угоди», «Компанії» та «Завдання». Ви також можете вибрати опцію «Нова папка», яка буде створена після імпорту.
  • На наступному кроці NetHunt CRM попрохає вас перевірити, чи правильно розпізнані поля таблиці. Переконайтеся, що в полі «Назва» знаходяться назви стовпців, і всі інші дані також залишилися на своїх місцях.
  • Якщо ви завантажуєте дані в уже існуючу папку, NetHunt CRM проведе пошук дублікатів. Для цього потрібно вибрати критерій, за яким програма буде порівнювати дані (наприклад, e-mail адресу). Якщо дублікати будуть знайдені, CRM-система запропонує варіанти, що робити з ними.
  • Натисніть «Почати імпорт». Після завершення завантаження ви зможете відкрити папку з новими даними.
  • Коли дані будуть завантажені, НетХант CRM перевірить, щоб інформація одного типу була в єдиному форматі. Якщо програма знайде невідповідності, ви зможете виправити їх. Так, CRM-система покаже комірки, де номери телефонів записані в різний спосіб (0771234567 та (077) 123-45-67).

Після того, як дані імпортовані, можна починати роботу в новій CRM-системі.

Основні функції CRM-системи для малого бізнесу NetHunt

Після реєстрації у програмі ви зможете одним кліком додати розширення NetHunt в Gmail. CRM з'явиться у вашій пошті на лівій бічній панелі. Тут ви знайдете доступ до всіх основних функцій CRM: задач, звітів, налаштувань, e-mail-компаній та папок, призначених для користувача.

Для керування поштою у папці «Вхідні» поруч з кожним листом з'явиться значок NetHunt CRM. За допомогою цього значка ви легко зможете додати лист до запису CRM: уже існуючу або нову.

Навпроти кожного листа ви побачите сніппети — ярлики, які показують, до чого прив'язаний даний лист у CRM: номер замовлення, картка клієнта і так далі. За допомогою фрагментів легко перейти до потрібного запису CRM — наприклад, це може бути картка клієнта, де ви знайдете всю інформацію, пов'язану з цим контактом. Як і безліч інших функцій в НетХант, сніппети налаштовуються та змінюються так, як вам зручно.

Панель інформації (dashboard) — ще один елемент, який ви знайдете після інтеграції CRM та Gmail. Вона забезпечує швидкий доступ до папок, розділів управління ролями користувачів та тарифним планом. Ви можете самостійно вибирати, які віджети відображати на інформаційній панелі.

Крім цього, NetHunt забезпечує прямий доступ до всіх налаштувань CRM-системи прямо з Gmail.

Відразу під налаштуваннями розміщується кнопка включення та виключення CRM. Вона потрібна на випадок, якщо ви користуєтеся різними обліковими записами в браузері та не хочете, щоб CRM була присутня в кожному з акаунтів Gmail. При необхідності ви зможете відключити CRM в один клік для потрібних облікових записів.

Як додати користувачів у NetHunt CRM

Коли ви познайомилися з інтерфейсом НетХант, можна запросити співробітників.
Додати нового користувача в CRM-систему дуже просто:

1. Прямо у вашій Gmail перейдіть на панель інструментів та виберіть розділ «Команда та дозволи».

Панель даних NetHunt CRM

2. Натисніть кнопку «Запросити користувачів».

3. Введіть адреси e-mail потрібних співробітників і клікніть «Додати».

4. Призначте користувачам ті чи інші ролі та відправте запрошення.

CRM-система Нетхант має гнучкі налаштування доступу для кожного з користувачів. Ви самі вибираєте, яка інформація буде доступна кожному із співробітників. Керувати користувачами та ролями можна в розділі «Команда та дозволи».

Головні фічі NetHunt CRM

Виконавши початкові налаштування, настав час освоювати всі можливості NetHunt CRM. Коротко розповімо про деякі з них.

Інтеграція з GSuite: CRM-система НетХант інтегрується з Гугл Диском, календарем, Hangouts та з іншими сервісами GSuite. Це означає, що більше не потрібно дублювати або переносити вручну інформацію з різних програм. CRM-система об'єднає ці додатки та значно спростить щоденну роботу.

Візуалізація воронки продажів: в NetHunt ви можете структурувати весь цикл продажів в одній або декількох воронках. Воронка продажів —це візуальне відображення ходу угоди на всіх її етапах. За допомогою воронки продажів сейлз-менеджери краще орієнтуються у своїй роботі. Керівникам зручно формувати звіти та аналізувати загальний стан продажів у компанії.

Історія взаємодій з клієнтом: забудьте про ті ситуації, коли важлива інформація губилася, коли співробітники розрахувалися. З NetHunt абсолютно вся історія комунікації зберігається у картці клієнта. Спілкування стає більш персоналізованим, а менеджерам з продажу не потрібно знайомитися з клієнтом заново: досить просто переглянути історію взаємодії з ним.

Масові розсилки: якщо ви використовуєте сервіси e-mail розсилок, вам доводиться час від часу імпортувати нові адреси клієнтів, витрачати час на сегментування бази та заповнення таблиць. Використовуючи NetHunt, ви звільняєтесь від додаткових витрат на сервіс розсилок та зайвої роботи з ними. В CRM для Gmail не лімітовано кількість листів. Крім того, вибрати потрібний сегмент для розсилки надзвичайно просто: досить відфільтрувати базу по заданим ярликам.

Сучасні CRM — це доступний та простий в управлінні продукт. NetHunt — це CRM для Gmail, яка не вимагає зусиль в освоєнні. Після переходу на CRM співробітники компанії продовжують працювати в звичному інтерфейсі пошти, тільки зі значно ширшими можливостями.

Поділитися дописом з друзями та колегами!