Не має значення, чому вас зацікавила дистанційна робота: через вимушений перехід на віддалений режим або тому, що ви прагнете слідувати світовим трендам. Перехід на роботу дистанційно вимагає підготовки, і на практиці виявляється не таким вже й простим. Ми підготували повне керівництво по організації дистанційної роботи компанії.

Що таке дистанційна робота

Перехід офісу на дистанційну роботу — це глобальна світова тенденція, яка посилюється з кожним роком. У статті про ефективність дистанційного відділу  продажів ми згадували, що за останні 10 років кількість людей, які працюють дистанційно, зросла в 4 рази.

З одного боку, тренд на роботу дистанційно виник через зростаючі можливості інтернет-сервісів. З іншого, дистанційний офіс має чимало переваг:

  • Не потрібно оплачувати оренду приміщення та його обслуговування.
  • Можна набирати співробітників з будь-якої точки світу. Це актуально як для компаній, які прагнуть формувати команду з кращих фахівців, так і для бізнесів у невеликих містах, де кваліфікованих співробітників важко знайти.
  • Вище лояльність співробітників. Не доводиться витрачати гроші та час на дорогу в офіс. Люди можуть організувати для себе найбільш комфортні умови, включаючи графік і обстановку робочого місця. Колектив дистанційного офісу має більшу ступінь довіри керівництва і свободу дій, самостійність.
  • Дистанційна робота змушує підходити до бізнесу більш організовано. Тут не обійтися без налагоджених бізнес-процесів, чіткої системи контролю та мотивації.

Щоб зрозуміти, що значить дистанційна робота, важливо не плутати її з фрілансом. Співробітників на фріланс наймають на певні проекти або завдання, при цьому це  скоріше самозайняті фахівці, які надають ряду компаній окремі послуги. В цьому випадку не потрібно нічого організовувати і контролювати. Достатньо надати фрілансеру чітке завдання і домовитися про умови виконання роботи.

На відміну від фрілансу, дистанційна робота означає постійний штат співробітників. Колектив працює так само, як і в фізичному офісі — з тією лише різницею, що люди знаходяться вдома.

Як перевести компанію на дистанційну роботу

Процес переходу компанії на дистанційну роботу включає кілька обов'язкових кроків.

  1. Продуймайте механізм роботи.
    Якщо в компанії немає описаних і відпрацьованих бізнес-процесів, саме час зайнятися цим. У ремоут офісі вже не вийде в будь-який момент запитати, передоручити, уточнити, попросити. Потрібно чітко знати, хто чим займається і від яких співробітників залежить та чи інша частина задачі. В іншому випадку, в компанії швидко почнеться плутанина. Крім того, бізнес-процеси знадобляться для автоматизації бізнесу і його переводу в онлайн-програми.
  2. Підберіть інструменти для дистанційної роботи.
    Для роботи дистанційно знадобиться ряд онлайн-сервісів і програм: файлообмінник, засоби комунікації, бухгалтерського обліку, програми для роботи з клієнтами і контролю завдань. Сервіси, які ви будете використовувати на дистанційній роботі, потрібно вибрати і протестувати заздалегідь, щоб переконатися, що вони досить зручні та функціональні. Крім цього, важливо заздалегідь подбати про безпеку даних на домашніх комп'ютерах співробітників. Про найнеобхідніші інструменти для дистанційної роботи ми детально розповімо в наступному розділі.
  3. Підготуйте персонал.
    Цей крок включає кілька підзадач. У першу чергу, необхідно продумати, як здійснювати контроль роботи, комунікацію з колективом і мотивувати співробітників. Якщо інструкції вже є, ймовірно, їх доведеться переробити, оскільки принципи управління персоналом дістанційного офісу дещо інші:
  • Персонал отримує більше свободи, оскільки контролювати кожен крок співробітника більше не вийде. Дистанційна робота будується на довірі, самостійності та особистій відповідальності.
  • В умовах дистанційної роботи основним критерієм ефективності стає результат. Необхідність показувати результат — це те, що допоможе колективу впоратися зі спокусою влаштувати собі позачергову відпустку на період роботи дистанційно. Крім прокрастинації, орієнтація на результат сприяє більшій ефективності в умовах форс-мажорів. Якщо комусь із співробітників відключили світло в денний час, він буде мотивований доробити роботу ввечері або на вихідних.
  • Знадобиться продумати чіткі рамки та правила, які допоможуть колективу залишатися в тонусі. Так, наприклад, ряд компаній вимагає від співробітників бути готовими в будь-який час протягом робочого дня прийняти відеодзвінок. Така умова сама по собі виключає можливість працювати, лежачи на дивані.
  • Для дистанційної роботи важливо не забути про спілкування. Фахівці рекомендують частіше використовувати відео дзвінки як з робочих питань, так і для неформального спілкування в перервах.
  • Нагадайте співробітникам про прийоми самоменеджменту: важливості графіка, зовнішнього вигляду, планування дня та ін.
  • Проведіть навчання з новими сервісами, які будуть використовуватися дистанційно.

Якщо дистанційна робота планується надовго, можливо, частина співробітників не впорається з таким форматом. Для дистанційної роботи необхідні люди з високим рівнем самодисципліни та відповідальності, зацікавлені в результаті та здатні працювати під час відсутності постійного спілкування. Однак, якісно побудована система дистанційної роботи допоможе людям легше перебудуватися на нові умови.

Інструменти для дистанційної роботи

При роботі дистанційно практично всі задачі доводиться здійснювати за допомогою онлайн-сервісів. Інструменти для дистанційної роботи підбираються відповідно до задач компанії. Нижче найпопулярніші з них.

CRM-система

CRM — це найважливіша програма, вибором якої варто зайнятися, готуючись до дистанційної роботи.

По-перше, в ній будуть здійснюватися всі основні робочі процеси. По-друге, вибір і впровадження CRM — справа досить трудомістка і відповідальна.

Навіщо потрібна CRM-система для дистанційного офісу? Розповімо на прикладі NetHunt:

  1. CRM — це «центральний пульт» управління дистанційною компанією. Вона містить уніфіковану базу даних клієнтів, всі задачі та інформацію про хід їх виконання, бухгалтерські дані, документи, аналітику. CRM дозволяє позбутися від пересилки файлів всередині компанії, оскільки всі співробітники можуть мати доступ до однієї і тієї ж інформації в онлайн-режимі.
  2. CRM-система здатна інтегруватися з іншими сервісами, які ви використовуєте. Так, в NetHunt можна працювати з Gmail і сервісами GSuite, соціальними мережами, мессенджерами та ін. Функціонал CRM може замінити деякі програми. Наприклад, використовуючи NetHunt, можна відмовитися від сервісів емейл-розсилок, оскільки CRM-система дозволяє робити масові розсилки через Gmail.
  3. CRM спрощує роботу за рахунок автоматизації ряду функцій (наприклад, шаблонів листів і документів).
  4. У CRM-системі можна здійснювати якісний контроль ефективності як кожного співробітника окремо, так і відділу, компанії. Крім цього, в CRM є зручні інструменти для самоменеджменту.

Інструменти для спілкування

У дистанційній роботі велика частина спілкування відбувається в листуванні. Проблема чатів у тому, що потрібну інформацію вкрай складно знайти серед тисяч повідомлень. Тому для практичних цілей краще використовувати чати, де є можливість пошуку, зручної навігації по файлам і створення структури бесід. Один з найбільш популярних корпоративних чатів — це Slack.

Друга програма для комунікації — це, звичайно ж, сервіс відеодзвінків. Тут усе залежить від потрібного функціоналу, ціни та особистих уподобань. Найбільш затребувані програми для відеозв'язку — це Viber, Skype і Zoom.

Файловий хостинг або, простіше кажучи, файлообмінник

Складно знайти команду, яка до цього часу не використовує спільно документи в хмарі. Проте, нагадаємо, що завантажувати, редагувати та пересилати таблиці і текстові файли більше не потрібно. Такі сервіси як Google Диск дозволяють редагувати документи і бачити зміни в режимі онлайн декільком користувачам одночасно.

Тайм-трекери

Є необхідність контролювати час, який кожен із співробітників витрачає на роботу? Використовуйте один з інструментів для фіксації часу: наприклад, Toggl, Tick, Timesheets, Yaware Time Tracker.

Дистанційне адміністрування

Не забудьте, що співробітникам, які працюють дистанційно, може знадобитися допомога з комп'ютером. Крім того, системному адміністратору буде потрібен доступ до домашніх ПК, щоб забезпечити захист робочих даних. Так що TeamViewer або аналогічний сервіс теж варто включити в список софту, необхідного для дистанційної роботи.

Якщо ви збираєтеся в перспективі перевести компанію на дистанційну роботу, підготуйтеся і протестуйте дистанційний формат заздалегідь! Якщо щось піде не так, на етапі тестування буде значно легше виправити будь-які недоліки.

Крім того, налагоджені бізнес-процеси, чіткі схеми роботи і мотивації, а також корисний софт, включаючи CRM-систему, однозначно знадобляться кожній компанії — незалежно від того, працює вона дистанційно чи ні.

Спробуйте NetHunt CRM вже зараз!
Скористайтеся безкоштовним 14-денним періодом тестування.

Поділитися дописом з друзями та колегами!