Чи буває кохання з першого погляду?

На прикладі Vector Media та NetHunt CRM переконуємося, що так. Ще і яке!

Незадоволені своєю старою CRM-системою, Vector Media вирішили реформувати процес продажу шляхом впровадження нового програмного забезпечення CRM.

3 невдалих спроби — 3 невдалих тестових періоду в інших CRM-системах — Vector Media знайшли справжній скарб, NetHunt CRM. Інтегровану з Gmail CRM-систему, яка ідеально підходить для онлайн медіа.

Читайте до кінця, щоб дізнатися детальніше про те, хто такі Vector Media, чим їх не задовільняла попередня CRM-система, чого шукали у новій та як закохалися в NetHunt CRM з перших секунд знайомства. Ну, і, звісно, про результати впровадження NetHunt CRM!

Хто такі Vector Media?

Vector Media — це українське онлайн-медіа, що позиціонує себе як “ненудне медіа про економіку” та пише про український та міжнародний ІТ-бізнес, стартапи та підприємництво.

Vector Media розпочали свою роботу у червні 2018 року під керівництвом Даши Зарівної. Основна мета Даши була створити по-справжньому цікаве та професійне медіа; таке, що відрізнялося від інших як контентом та стилем, так і візуалом та експертністю.

“В медіа все має бути прекрасним: і стиль, і візуальна частина, і креатив, і експертиза. Конкуренція в інформаційному просторі божевільна. Щоб вийти з неї переможцем, треба чіпляти читача всім: історією, картинкою, подачею. Медіа, яке роблю я, ніколи не буде нудним.”

🗣️ Даша Зарівна

На сьогоднішній момент відділ продажу Vector Media (а саме вони мали потребу в CRM-системі) — доволі скромний: всього одна людина. Хоча до 24 лютого 2022 року він був більший та складався з трьох спеціалістів.

Відділ продажу Vector Media займається продажем реклами у різних форматах від постів в Telegram до комерційних статей та спецпроєктів.

Довгий шлях: CRM-системи Vector Media до NetHunt CRM

До NetHunt CRM, Vector Media вже користувались CRM-системою. Втім, вони не були на 100% задоволені своїм досвідом.

Справа в тому, що функціонал попередньої CRM-системи був обмеженим та не повністю задовольняв потреби та вимоги відділу продажів компанії.

Серед речей, які не задовольняли Vector Media у старій CRM були насамперед наступні…

  • Відсутність інтеграції з Google-формами. Саме Google-форми — один із найважливіших інструментів для відділу продажів Vector Media, який вони використовують для збору вхідних запитів від потенційних клієнтів.
  • Можливість під’єднати одразу декілька пошт до одного користувача CRM. Стара CRM дозволяла одному користувачу використовувати лише одну пошту, що не підходило Vector Media: через специфіку роботи компанії, менеджери з продажу використовують одразу декілька поштових адрес для комунікації з потенційними клієнтами.
  • Доступні інтеграції з сервісами телефонії. Стара CRM пропонувала доволі обмежене коло інтеграцій з телефонією, що змушувало Vector Media обирати незручний для них варіант (серед тих, які підтримує CRM).
  • Ефективність роботи. Відділ продажів Vector Media в лиці Катерини Гулак відзначав, що ефективність роботи при використанні попередньої CRM була низькою.

“Я зрозуміла, що операційні задачі та звітність займають забагато часу й я не на максимум ефективно виконую задачі пов’язані із пошуком та комунікацію з клієнтами. Ми проаналізували процес роботи відділу та зрозуміли, що важливим аспектом є робота з CRM й вона потребує змін.”

🗣️ Катерина Гулак, менеджерка з продажу Vector Media

Вимоги Vector Media під час пошуку CRM-системи

З огляду на недоліки попередньої CRM-системи, Vector Media сформували список вимог, які мало задовольняти нове програмне забезпечення.

Серед них відділ продажу Vector Media виокремив:

  • Можливість організувати та систематизувати базу даних
  • Можливість під’єднувати одразу декілька пошт до одного користувача CRM-системи
  • Широкий спектр інтеграцій, а саме, інтеграція із продуктами Google та телефонією
  • Можливість автоматизувати звітність
  • Можливість керувати задачами в CRM
  • Зручний та зрозумілий інтерфейс
  • Простота у використанні; короткий час адаптації
  • Можливість налаштувати CRM-систему під специфічні бізнес-процеси Vector Media
  • Співвідношення ціна-якість

Після того як список вимог було сформовано, менеджерка з продажу Vector Media, Катерина Гулак, почала шукати варіанти CRM-систем та тестувати їх.

До того як спробувати NetHunt CRM, Vector Media встигли протестувати три рішення CRM. Втім, вже з першого дня реєстрації в продуктах було зрозуміло, що вони не підходили компанії за цілою низкою параметрів.

Наприклад, один з варіантів CRM, які тестували Vector Media, виявився надто складним у використанні, оскільки мав забагато непотрібних для невеликого відділу продажів функції.

“Для сфери, в якій ми працюємо, онлайн-медіа, нам не потрібно багато всього. Надлишок функцій скоріше відштовхує та плутає, ніж надихає.”

🗣️ Катерина Гулак, менеджерка з продажу Vector Media

Інший — був занадто вузькоспеціалізованим і пропонував функціонал, що більше підходить підприємству у сфері оптової торгівлі, а не онлайн-медіа.

Чому NetHunt CRM?

Із NetHunt CRM відділ продажів Vector Media познайомилися… випадково!

Вже майже встигнувши розчаруватися в ідеї перейти на нове програмне забезпечення CRM, менеджерка з продажу Vector Media, Катерина Гулак, згадала про NetHunt CRM (ми раніше зверталися до компанії із запитом про співпрацю) і вирішила дати нам шанс.

При більш детальному ознайомленні із сайтом NetHunt CRM, Катерина одразу виділила для себе той факт, що NetHunt CRM пропонує повну інтеграцію з Gmail та іншими Google-сервісами. Це зацікавило та приємно вразило менеджерку з продажу Vector Media, адже саме така CRM-система повністю підходила під її робочі процеси:

“Мене дуже зацікавило те, що NetHunt CRM пропонує повну інтеграцію із Google-поштою та Google-календарем.

Доволі нестандартний підхід, але мені здалося це дуже зручним. Можна одразу підключити NetHunt CRM до пошти, до календаря, і створювати угоди та контакти в базі даних прямо звідти.”

🗣️ Катерина Гулак, менеджерка з продажу Vector Media

Окрім того, Vector Media привабила доступна ціна NetHunt CRM.

Саме ці дві речі спонукнули Vector Media оформити тестовий період (14 днів — безкоштовні!) NetHunt CRM та випробувати систему в дії.

Вже на етапі першого знайомства з NetHunt CRM, Vector Media відчули, що “контакт є”. Катерина Гулак відмітила, що система має зрозумілий та знайомий інтерфейс (менеджерка з продажу Vector Media раніше користувалася amoCRM, тож для неї не стало проблемою розібратися із функціоналом NetHunt CRM) та є надзвичайно зручною у використанні.

Окрім того, всього за декілька онлайн-зустрічей менеджер команди Customer Success NetHunt CRM допоміг Vector Media із переносом даних із старої CRM та налаштуванням системи під внутрішні процеси компанії.

Він також розказав про всі можливості системи, доступний функціонал та показав, як краще використовувати систему для досягнення найкращих результатів.

Вже за 2-3 тижні Vector Media вдалося повністю перейти зі старої CRM-системи на NetHunt CRM.

Функціонал NetHunt CRM, який використовують Vector Media

Щодня, відділ продажів компанії користується інтеграціями з Google-сервісами, функціоналом для систематизації клієнтів та розподіл їх за рубрикаторами, воронкою продажів, а також інструментами для аналітики бази.

Детальніше про це — далі…

Інтеграція з Gmail

Переважна більшість бізнес-комунікацій відділу продажів Vector Media відбувається поштою, тож вони активно використовують інтеграцію NetHunt CRM з Gmail.

Завдяки Chrome-розширенню NetHunt CRM, Vector Media перетворили свої поштові скриньки Gmail на потужну CRM-систему. Наразі вони автоматично створюють нові контакти в базі даних з вхідних та вихідних листів, створюють угоди та ставлять задачі прямо в Gmail.

Окрім того, завдяки інтеграції, Vector Media має змогу зберігати всю історію комунікацій з партнерами, лідами та клієнтами і швидко до неї звертатися у разі потреби. Це стає можливим завдяки тому, що NetHunt CRM автоматично додає кожен лист до зв’язаної з поштовою адресою картки клієнта та відображає їх у вкладці Історія Активності.

Інтеграція з Google-Календарем

Як і у випадку будь-якого іншого медіа, діджитал-календарі представників Vector Media  (а саме, Google-Календар, яким користуються у компанії) наповнені різноманітними подіями. У відділа продажу це численні зустрічі та дзвінки з лідами та клієнтами.

Інтеграція NetHunt CRM з Google-Календарем значно спрощує організацію зустрічей та дає менеджерам з продажу Vector Media змогу планувати події зі своїми контактами прямо в Gmail. Інформація про події автоматично додається в NetHunt CRM та пов’язується з відповідними клієнтами чи лідами. Їх також можна буде редагувати й оновлювати, не виходячи з поштової скриньки.

Окрім того, інформація про зустріч зберігається в Історії Активності у картці клієнта, і менеджери Vector Media мають змогу передивлятися її у будь-який потрібний момент, щоб отримати контекст і деталі.

Нарешті, той факт, що інтеграція з Google-Календарем є двосторонньою робить роботу відділу з продажів Vector Media ще простішою та ефективнішою. Не треба переходити із вкладки на вкладку, щоб дізнатися більше про контакт чи угоду перед дзвінком. Якщо подія відкрита з Календаря, усі дані клієнта відображатимуться безпосередньо поруч із нею.

Контакт менеджмент

Для Vector Media надзвичайно важливо було мати можливість сегментувати контакти у базі даних, тож інструменти, які NetHunt CRM пропонує для контакт менеджменту, — одні з найуживаніших серед працівників відділу продажів компанії.

Vector Media активно користується можливістю налаштовувати власні поля в картці клієнта, щоб збирати специфічну для сфери онлайн-медіа інформацію; використовує теки, щоб структурувати контакти та угоди; додає теги, щоб сегментувати базу даних.

Воронка продажу

Vector Media має доволі розгалужені процеси продажу, що потребують багато уваги та контролю.

Функціонал воронки продажу NetHunt CRM допомагає Vector Media упорядкувати угоди та краще розуміти…

  • Які компанії купують рекламні формати в онлайн-медіа (індустрія, розмір тощо)
  • Які формати є більш ходовими
  • На яких етапах воронки продажу ліди “застряють” тощо
  • Скільки угод знаходиться на кожному з етапів воронки продажу тощо

Завдання

Щоб не забути профолоуапити клієнтів, надіслати вимоги, перетелефонувати із більш детальною інформацією тощо, менеджери відділу продажів Vector Media користуються завданнями у NetHunt CRM.

У NetHunt CRM, Vector Media створює задачі із дедлайнами та нагадуваннями, пов’язані із конкретними угодами. Вони доступні на дешборді користувача, що дозволяє завжди пам’ятати про завдання на день.

Окрім того, NetHunt CRM автоматично формує звіт про виконані за день завдання та надсилає його менеджерам на пошту.

Звітність

Інший функціонал NetHunt CRM, яким активно користуються у відділі продажів Vector Media, — звітність.

Серед найпопулярніших метрик, які Vector Media вимірюють у CRM…

  • Конверсії. Відділ продажів Vector Media має змогу зрозуміти, який відсоток холодних лідів конвертується у клієнтів, їхній розподіл по галузям, нішам, розмірам компаній тощо.
  • Формати. Розуміння того, скільки форматів (та які формати) були куплені у звітному та попередньому місяцях дає Vector Media змогу планувати наступний місяць на базі аналізу цієї інформації. Окрім того, вони також можуть розуміти сезонність продажів.
  • Активність команди.

“Зараз я одна в команді, тож вимірювати все досить легко. Але до повномасштабного вторгнення [росії в Україну] наш відділ продажів складався з трьох працівників, і було важливо відслідковувати активність кожного з менеджерів — скільки листів написав, на скільки відповів, на скільки дзвінків вийшов тощо. Треба було розуміти, чим менеджери займаються щодня і які результати показують.“

🗣️ Катерина Гулак, менеджерка з продажу Vector Media

В планах Vector Media також є спробувати автоматизації NetHunt CRM та email-кампанії, коли в цьому з’явиться нагальна потреба.

Які цілі Vector Media вдалося досягти завдяки використанню NetHunt CRM?

На момент написання цього тексту відділ продажів Vector Media користувався NetHunt CRM трохи більше двох місяців. Тож, про конкретний — у чисельному вимірі — вплив впровадження NetHunt CRM на фінансові результати Vector Media говорити зарано.

Втім, навіть за такий короткий термін, Vector Media вже змогли досягти певних об’єктивних та суб’єктивних покращень…

  • Змогли швидко, безболісно та безпечно перенести більше 1500 контактів із старої CRM-системи.
  • Перенесли угоди із старої CRM-системи в NetHunt CRM.
  • Змогли впорядкувати свою базу даних.
  • Значно пришвидшили процеси продажу.

Все максимально автоматизовано і швидко. Раніше я багато часу витрачала на те, щоб написати листи, потім окремо зайти в CRM і вручну внести інформацію про кожен лист, контакт і угоду в систему. Тепер я можу просто сісти зранку, написати всі листи, які мені необхідно розіслати за день, і одразу з листа створити угоди, внести контакт в базу даних, поставити завдання.

🗣️ Катерина Гулак, менеджерка з продажу Vector Media

Gmail CRM — доволі незвичний формат для українських бізнесів. Втім, на прикладі Vector Media зрозуміло, що це зручно та ефективно!

Переконайтеся в цьому самостійно; спробуйте NetHunt CRM для свого бізнесу!

Зміст