Більшість угод зникають не через ціну чи конкуренцію, а через паузу. Менеджер чекає, щоб не виглядати нав’язливим, клієнт відкладає рішення через інші справи. Минає час, інтерес слабшає, угода охолоджується, і ніхто не ініціює наступний крок. У результаті — тиша, яка продажах майже завжди означає втрату можливості. 

Фолоу-ап у цій ситуації — це не нагадування, а спосіб керувати темпом угоди й тримати її в русі. 

У статті — добірка ефективних фолоу-апів для роботи з клієнтами, щоб вони продовжували співпрацю, а не зникали.

Різновиди фолоу-апів

Фолоу-ап — це не одне універсальне повідомлення на всі випадки життя. Те, що добре працює після першого дзвінка, може не спрацювати на фінальному етапі. Тому важливо 

розуміти, який фолоу-ап, коли і навіщо використовувати.

Перейдемо до різновидів фолоу-апів і порадимо, як їх писати.

Резюмуючий 

Це один із найважливіших типів повідомлень у продажах. Його місія — зафіксувати домовленості й окреслити наступний крок. Найліпший час для відправлення — після розмови або того ж дня.

У листі варто зафіксувати:

  • яку проблему клієнт хоче вирішити;
  • у які терміни планує рухатися;
  • що для нього важливо при виборі.

Далі — показати і свою зону відповідальності, що саме ви зробите зі свого боку: 

  • надішлете кейс;
  • підготуєте розрахунок;
  • заплануєте демо.

У NetHunt CRM після листа менеджер може одразу прив’язати наступний крок до угоди — створити завдання з конкретною датою контакту. Наприклад, «Передзвонити в четвер о 15:00». Система автоматично нагадає про це в потрібний момент,. 

Такий фолоу-ап працює, бо: 

  • клієнт бачить структуру і розуміє, що процес під контролем;
  • у нього не виникає відчуття хаосу або невизначеності. Крім того, якщо він щось зрозумів не так, то одразу може це перепитати.

Фолоу-ап через цінність 

Ви повертаєтеся до клієнта не з порожнім нагадуванням, а з конкретною користю. Найліпший час для відправлення — через 2–3 дні після першої розмови.

У NetHunt CRM вам не потрібно згадувати, про що саме ви говорили з клієнтом. На картці контакту та угоди зберігається вся історія листування, нотатки з дзвінків і болі клієнта. Крім того, у системі можна зберігати шаблони подібних фолоу-апів — із готовою структурою та блоками для персоналізації. Це зручно, адже можна просто підставити дані та не писати текст з нуля. 

Починати такий фолоу-ап варто з нагадування про ситуацію клієнта:

  • «Вітаю, [ім’я]. Ви казали, що вас хвилює довгий цикл погодження]». Це показує увагу й залученість.

Потім — наведіть конкретний приклад: 

«Ось, як ми скоротили цикл погодження з 14 до 6 днів для схожої компанії — автоматизували етапи всередині CRM. Пропоную обговорити, як цей підхід можна застосувати і у вашому бізнесі». 

Такий фолоу-ап працює, бо: 

  • клієнт відчуває: ви не просто дотискаєте угоду, а справді намагаєтеся бути корисним.
  • повідомлення сприймається як порада або ідея, а не як тиск.

Фолоу-ап через зняття заперечення

Це формат повідомлення, який варто використовувати, коли клієнт уже озвучив сумнів або бар’єр, через який не готовий рухатися далі: бюджет, терміни, складність впровадження тощо. Найліпший час для відправлення — через 5-7 днів після того, як прозвучало заперечення. 

Покажіть, що ви почули клієнта і попрацювали з його сумнівом. 

«Вітаю, [ім’я]. Ви раніше згадували, що для вас важливий бюджет, тому я підготував два варіанти співпраці: базовий і з поетапним запуском. Надсилаю їх для порівняння та коротко пояснюю різницю, щоб вам було легше обрати оптимальний формат. Якщо будуть запитання — обговоримо».

Такий фолоу-ап працює, бо: 

  • переводить розмову з формату дорого / складно / страшно у формат «давайте подивимося, як знайти варіант, який підходить обом сторонам».

Фолоу-ап із тригером дедлайну 

Це повідомлення, яке працює на основі реального обмеження в часі або ресурсах. Його суть не в тому, щоб налякати клієнта останнім шансом, а в тому, щоб допомогти людині не втратити можливість. Найліпший час для відправлення — через 10-14 днів. 

У NetHunt CRM такі ситуації легко відстежувати автоматично. Наприклад, налаштувати тригер: якщо угода не змінює етап або по ній немає активності 10 днів, система підсвічує її менеджеру як застряглу. Це сигнал, що процес почав гальмувати і настав правильний момент для фолоу-апу.

Саме в цей момент доречно повертатися до клієнта з повідомленням про реальні терміни та ресурси: 

«Вітаю, [ім’я]. Ми зараз формуємо графік запусків команди на наступний місяць і бачимо, що до 15 числа залишилось лише два вільних слоти. Хотів уточнити, чи варто зарезервувати один із них для вас, щоб ми могли без поспіху підготуватися до старту?». 

Такий фолоу-ап працює, бо: 

  • ви не змушуєте ухвалювати рішення прямо зараз, а інформуєте про реальні обмеження;
  • клієнт відчуває не маніпуляцію, а турботу: ви попереджаєте, щоб він не залишився без потрібного ресурсу.

Фолоу-ап через інсайт 

Це формат повідомлення, у якому ви повертаєтеся до клієнта не з пропозицією купити, а з корисним спостереженням про його ринок або бізнес. Найліпший час для відправлення — момент, коли з’явився релевантний інфопривід: нова статистика, зміни на ринку, кейс у схожій компанії чи помітний тренд у їхній галузі.

«Вітаю, [ім’я]. Натрапив на актуальні дані по вашій сфері — вартість залучення одного ліда в середньому зросла на 18 %. Зазвичай це сигнал, що компаніям стає складніше утримувати клієнтів і зменшуються повторні продажі. Це дуже перегукується з тим, що ми обговорювали на зустрічі, тому вирішив поділитися. Якщо цікаво, можемо подивитись, як це впливає саме на ваш бізнес». 

Такий фолоу-ап працює, бо:

  • ви не продаєте напряму, не нав’язуєте рішення, а навпаки — показуєте, що думаєте про бізнес клієнта навіть поза дзвінками, аналізуєте ситуацію і хочете допомогти йому бути сильнішим на ринку.

Фолоу-ап через альтернативу 

Це повідомлення, яке допомагає прояснити ситуацію, коли клієнт довго не відповідає і незрозуміло, що відбувається з угодою.

«Вітаю, [ім’я]. Хочу уточнити, чи правильно розумію, що зараз у вас змінився пріоритет щодо цього питання. Якщо так — підкажіть, будь ласка, коли буде зручніше повернутися до обговорення, щоб я міг підлаштуватися під ваші плани». 

Такий фолоу-ап працює, бо:

  • показує вашу повагу до часу та пріоритетів клієнта і переводить розмову з формату нагадування у формат партнерського діалогу.

Soft-breakup (екологічне закриття)

Це формат повідомлення, яке допомагає поставити паузу в спілкуванні і не зіпсувати стосунки з клієнтом. Його варто використовувати тоді, коли ви вже кілька разів виходили на зв’язок, але відповіді немає або розмова постійно відкладається. Найліпший час для відправлення — через 21-30 днів. 

«Вітаю, [ім’я]. Розумію, що зараз у вас можуть бути інші пріоритети й це питання поки не на часі. Якщо воно знову стане актуальним — буду радий повернутися. Залишаю нижче матеріали, щоб у зручний момент можна було до них повернутися». 

У NetHunt CRM такі угоди можна перевести в статус «На паузі». Тоді автоматизація може: 

  • запросити обов’язкове заповнення полів — дата повернення, причина паузи;
  • створити завдання для менеджера: «Повернися до ліда»;
  • показати картку на окремій дошці з усіма «замороженими» контактами.

Також автоматизація може самостійно оновити статус контакту:

  • якщо угода стала успішною — статус зміниться на діючий;
  • якщо угоду втрачено — контакт отримає статус втрачений.

Такий фолоу-ап часто працює парадоксально: 

  • саме після нього клієнти починають відповідати. Коли зникає відчуття тиску, людині легше чесно сказати, що відбувається, або знову включитися в розмову.

Головні помилки у фолоу-апах

Навіть хороша пропозиція може «загубитися», якщо фолоу-апи побудовані неправильно. Ось найпоширеніші помилки:

  1. Писати тільки «Чи є новини?», «Повертаюсь до листа», «Актуально?»
    Такі повідомлення не дають клієнту жодної цінності. Вони виглядають як нагадування для галочки і рідко мотивують відповісти. Краще: додавати користь, ідею, кейс або уточнення.
  2. Не фіксувати наступний крок
    Якщо після розмови не узгоджено, що буде далі — угода зависає. Краще: завжди завершувати комунікацію конкретною домовленістю: «Повертаюся до вас у середу після вашого перегляду пропозиції».
  3. Чекати, поки клієнт ініціює контакт
    Клієнт мовчить не тому, що ігнорує. Найчастіше: — погоджує бюджет — чекає рішення керівника — має внутрішній хаос. Сильний фоллоу-ап звучить так: «Чи є щось, що заважає рухатися далі? Можу підготувати короткий огляд для вашого керівника» Ви не тиснете. Ви допомагаєте пройти внутрішній барʼєр.
  4. Не додавати новий аргумент
    Повторювати одне й те саме повідомлення — марно. Краще: кожен фолоу-ап має приносити щось нове: приклад клієнта, статистику, відповідь на можливе заперечення.
  5. Не контролювати частоту повідомлень
    Занадто часто — дратує. Занадто рідко — про вас забувають. Краще: мати чіткий ритм комунікації (наприклад: 2–3–5 днів) і дотримуватися його.

Фолоу-апи — це не про кількість повідомлень, а про правильний момент, зміст і логіку взаємодії. Коли ви розумієте, на якому етапі перебуває клієнт і що для нього важливо, кожен контакт працює на результат, а не сприймається як нав’язування.

Автоматизація в NetHunt CRM робить цей процес стабільним і передбачуваним. NetHunt CRM бере на себе нагадування, контроль пауз і рутину, а вам залишає головне — будувати довіру й вести клієнта до рішення!