На перший погляд, ведення клієнтської бази в Гугл Таблицях — найпростіший спосіб. Не потрібно витрачати кошти на купівлю і налаштування спеціальних програм, навчання співробітників. Немає ніяких ризиків, оскільки невдалу таблицю завжди можна змінити. Саме тому безліч підприємців вважають за краще створити своєрідну CRM в Google Таблицях. Давайте обговоримо, які переваги і недоліки використання Google Таблиць для бізнесу.

Як створити CRM в Гугл Таблицях

Для елементарного обліку клієнтів і угод в Google Sheets досить створити одну або кілька таблиць і зв'язати їх між собою. У такій CRM можна буде вести базу клієнтів, виконувати різні розрахунки і створювати звіти з графіками.

Для ведення продажу в Гугл Таблицях можливе застосування формул від найпростіших (наприклад, сума виручки за певний період) до досить складних.

Крім цього, в Google Sheets можна будувати графіки та діаграми для візуалізації даних у звітах. Однак для цього краще підійде інший безкоштовний інструмент від Google — Data Studio.

Що робити, якщо немає бажання тренуватися в побудові таблиць і створенні формул? В Інтернеті є величезна кількість шаблонів Гугл Таблиць для бізнесу. Можна завантажити готові шаблони Google Таблиць для обліку фінансів, клієнтів, продажу, планування та інших задач. Трохи адаптувати їх під себе — і CRM в Google Документах готова.

Автоматизація Google Таблиць

Через деякий час використання CRM в таблиці виникне питання: як автоматизувати Гугл Таблиці. Для автоматизації Google Sheets існують 3 способи.

Перший — це так звані макроси. Вони дозволяють автоматизувати типові повторювані операції без програмування. Щоб створити макрос в Google Таблицях, потрібно знайти в меню пункт «Записати макрос» і виконати ту послідовність дій, яку ви хочете автоматизувати. Програма запам'ятає ці кроки і зможе виконувати їх самостійно.

Другий спосіб автоматизації Google Таблиць — це доповнення і плагіни. Можна встановити готовий плагін або замовити у програміста створення власного. Плагіни значно розширюють можливості CRM в Гугл Таблицях. Наприклад, можна налаштувати автоматичну емейл-розсилку або відображати адреси клієнтів на Google Картах.

Ще один варіант, як автоматизувати Гугл Таблиці — використовувати API. У цьому випадку без програміста не обійтися.

Майже завжди CRM в Гугл Докс потрібно інтегрувати з іншими сервісами. Так, можна встановити автоматичне збереження лідів в Google Таблицях при отриманні заявок із сайту.

Отже, CRM в Google Документах належить пройти довгий і тернистий шлях спроб і помилок, перш ніж вона стане досить функціональною. Чи варто це затрачених зусиль? Подивимося на плюси і мінуси обліку продажу і клієнтів в Google Таблицях.

Переваги CRM в Google Таблицях

Перша важлива перевага Google Таблиць для бізнесу — це ціна, точніше, її відсутність. Сервіс абсолютно безкоштовний, що має вирішальне значення для підприємців з невеликим доходом. Однак, щоб реалізувати хоча б частину функцій CRM в Гугл Документах, доведеться оплачувати роботу програміста.

Проте, базовий функціонал Google Таблиць для обліку продажу цілком може задовольнити скромні потреби. Дані можна вносити і зберігати в упорядкованому вигляді, обробляти їх за допомогою логічних і математичних операцій і створювати на їхній основі звіти.

Істотний плюс Google Таблиць для ведення клієнтів у порівнянні з Excel — це можливість спільного редагування та оновлення даних у режимі реального часу. У цьому Таблиці стають більше схожими на CRM-систему і позбавляють від необхідності постійно пересилати оновлені файли колегам.

Паралельний доступ та історія змін також дають можливість часткового контролю над роботою співробітників, однак, він досить обмежений.

Недоліки ведення клієнтської бази в Google Таблицях

Безумовно, база клієнтів в Гугл Таблицях — це вже значно краще, ніж блокнот та ексель. Але при детальному розгляді виявляється чимало недоліків CRM в Таблицях, які будуть знижувати якість і гальмувати роботу всієї компанії.

Помилки. Використовуючи Google Таблиці замість CRM, приготуйтеся до постійних помилок. Виправлення помилок стає щоденною рутиною, причому настільки, що іноді хочеться найняти окремого співробітника для цієї роботи. Чому вони виникають?

По-перше, в Google Докс майже немає можливостей для уніфікації даних. Частково цю проблему можна вирішити за допомогою списків, що розкриваються. Але такі дані, як номери телефонів або адреси електронної пошти, будуть постійно страждати. Через це в базі будуть накопичуватися дублі і виникати проблеми з обробкою інформації.

По-друге, CRM в Google Таблицях немає ніякого захисту від неуважності. Операції з таблицею, де хтось приховав частину комірок або забув зняти фільтри, призводять до плачевних результатів: дані губляться та формули працюють некоректно. Не кажучи вже про те, що дані з комірки легко видаляються випадковим натисненням будь-якої клавіші.

Мобільна версія. У Гугл Таблиць є мобільна версія, але вона може використовуватися в основному для перегляду інформації. Дані можна вводити і редагувати, але це вкрай незручно. Отже, немає доступу до комп'ютера — немає роботи.

Що ще відсутнє в Google Таблицях для бізнесу?

  • Можливість зберігати історію контактів з клієнтами (особливо важливо, якщо продаж повторний або багатоетапний).
  • Розмежування прав доступу: немає можливості заборонити переглядати частину клієнтської бази, якщо вона в одному файлі. Єдиний вихід — розбивати базу на окремі документи.
  • Таск-менеджер: якщо ви плануєте створити CRM в Google Таблицях, доведеться знайти інший сервіс для задач і нагадувань.
  • Безпека. Хоча сам Google надає досить високий рівень безпеки, в хмарі регулярно відбуваються збої і частина даних потрапляє у відкритий доступ — навіть через пошукові системи. Так, у 2018 році Яндекс проіндексував величезну кількість Google Документів, всі вони потрапили в пошукову видачу.

CRM-система чи Google Таблиці для бізнесу: порівняння

Що вибрати: CRM-систему або Гугл Таблиці для ведення клієнтів? Давайте коротко порівняємо можливості цих сервісів на прикладі NetHunt CRM. Детальний опис функцій NetHunt ви знайдете на сайті.

Параметр

Google Таблиці

NetHunt CRM

Ціна

Умовно безкоштовно (в реальності вимагає витрат на програміста і плагіни для автоматизації)

Від 250 грн. у місяць

Параллельный доступ

✔️Є

✔️Є

Ієрархія доступу до бази клієнтів

❌Немає (якщо тільки розбивати базу на окремі файли)

✔️Є гнучка ієрархія доступу з різним функціоналом

Мобільна версія

❌Є, але нею незручно користуватися

✔️Є повнофункціональна мобільна версія

Історія змін і можливість відновлення даних

✔️Є

✔️Є

Уніфікація даних

❌Частково (можна зробити випадаючі списки)

✔️Є

Можливість помилок при вводі даних

❌Висока

✔️Мінімальна

Можливості автоматизації

❌Обмежені

✔️Є, в тому числі автоворонки продажу

Історія взаємодії з клієнтами

❌Ручний ввід

✔️Автоматичне збереження чатів і електронних листів

Таск-менеджер

❌Немає

✔️Є

Автоматизовані звіти

✔️Є, за допомогою Data Studio

✔️Є

Виведення інформації на дашборди

❌Немає

✔️Є

Автоматичні розсилки

❌Немає (тільки при використанні плагінів)

✔️Є

Кількість ручного введення інформації

❌Багато (майже вся інформація вноситься вручну)

✔️Мало (великий обсяг інформації вноситься автоматично)

Інтеграції з іншими сервісами

❌Обмежені, часто вимагають складних налаштувань

✔️Є прямі інтеграції з багатьма популярними сервісами, а також можливість додаткових інтеграцій через Zapier

Безпека

❌Низька, неодноразово був витік даних

✔️Висока

Можливість індивідуальних налаштувань під задачі бізнесу

✔️Є

✔️Є

Висновки

Чи можна створити CRM в Гугл Таблицях? При належних навичках, терпінні і хорошій фантазії це можливо. Однак, така CRM по надійності буде нагадувати швидше картковий будиночок, ніж серйозну програму. Варто підготуватися до постійних помилок, збоїв і зміни налаштувань. Все це вимагає витрат фінансів та часу (а час, як усі пам'ятають — теж гроші).

У свою чергу, CRM-система — це готове рішення, яке вже включає всі необхідні функції для ведення бізнесу з клієнтами. Яким би широким не був функціонал Гугл Таблиць, вони не зможуть замінити CRM-систему для обліку клієнтів і продажу.

З NetHunt CRM Ваш Gmail може набагато більше

Поділитися дописом з друзями та колегами!