OKR: як система допомагає досягати цілей і як її впровадити

Розглянемо методологію OKR, її типи, приклади цілей, покрокову інструкцію впровадження й поширені помилки компаній.

У сучасному конкурентному середовищі бізнесу треба ефективно ставити цілі й досягати їх. На виклики натрапляють як гіганти, так і маленькі компанії. Тож перед менеджерами постає питання: як об’єднати команду й разом досягати амбітних цілей? OKR (Objectives and Key Results) — одна з найуспішніших методологій, що допомагає організаціям зосереджуватися на головному й рухатися в одному напрямку.

Система вже довела ефективність у Google, LinkedIn, Oracle, Х, Netflix, Zynga, Meta, eBay, Deloitte, Gartner, Amazon та інших компаніях.

Що таке OKR

Методологія OKR — це система встановлення й досягнення цілей, яка допомагає командам узгоджувати зусилля, вимірювати прогрес і досягати значних результатів. Система складається з двох основних компонентів:

• Цілі (Objectives) описують те, чого компанія хоче досягти. Зазвичай вони амбітні й орієнтовані на майбутнє. Ціль завжди коротка, зрозуміла й конкретна, щоб усі члени команди зрозуміли, чого вони прагнуть.
• Ключові результати (Key Results) — показники, за якими можна оцінити, чи досягнуто поставленої мети. Ці показники мають бути конкретними й вимірюваними.

Умовно можна сказати, що цілі відповідають на запитання «що ми хочемо зробити?», а ключові результати — «як ми це зробимо?».

Методологія допомагає не розпорошувати уваги на незначні завдання, а натомість зосередити всі зусилля на досягненні основних цілей компанії.

Також важлива особливість OKR — орієнтування на результати, а не на процеси. Так команди мають більше свободи у виборі найефективніших способів досягти цілей, можуть виявляти гнучкість і запроваджувати інновації.

Приклади цілей, установлених за допомогою OKR

OKR така популярна, зокрема, завдяки гнучкості. У цій системі організації можуть чітко формулювати цілі на різних рівнях — від стратегічної мети компанії до індивідуальних завдань кожного працівника.

Розглянемо кілька прикладів, як можна використовувати OKR, щоб досягти різноманітних цілей у різних контекстах.

Ці приклади показують, як можна адаптувати OKR до різних контекстів і завдань. Командні цілі в усіх прикладах спрямовані на досягнення більшої мети, а індивідуальні — на розвиток професійних навичок.

Типи OKR

OKR можна адаптувати до різних рівнів і потреб організації залежно від стратегічних пріоритетів і специфіки діяльності. Кожен тип OKR відіграє свою роль в управлінні цілями й результатами. Розгляньмо докладніше основні типи.

Стратегічні

Стратегічні OKR установлюють на рівні організації або підприємства. Це довгострокові цілі й бачення, спрямовані на результати та впливи.

Стратегічні OKR упроваджує керівництво згори донизу, формуючи напрямок діяльності всієї організації та встановлюючи амбітні, але досяжні цілі.

Приклад:

• Ціль: стати лідером на ринку інноваційних технологій за три роки.
• Ключовий результат 1: збільшити ринкову частку до 30 % до кінця року.
• Ключовий результат 2: запустити три нові продукти, що відповідають сучасним потребам, за два роки.
• Ключовий результат 3: отримати визнання як інноваційна компанія в галузі за версією трьох провідних видань.

За допомогою стратегічних OKR компанія може зосередитися на пріоритетах і досягти довгострокової конкурентної переваги.

Тактичні

Тактичні OKR зазвичай установлюють на рівні департаментів і менших команд. Це важлива ланка між стратегічними цілями організації та рутинними завданнями. Ці OKR фокусуються на безпосередніх результатах і сприяють досягненню стратегічних цілей.

Вони мають коротший термін дії, ніж стратегічні, спрямовані на середньострокові результати й узгоджуються зі стратегічними OKR. Отже, цей тип — своєрідний дороговказ для команд, що дає змогу поділити стратегічні амбітні цілі на більш керовані й досяжні етапи.

Приклад:

• Ціль: поліпшити якість обслуговування клієнтів за наступний квартал.
• Ключовий результат 1: зменшити час відповіді на запити клієнтів до 4 годин.
• Ключовий результат 2: навчити працівників служби підтримки нових стандартів обслуговування.
• Ключовий результат 3: досягти рівня задоволеності клієнтів щонайменше 90 % за підсумками квартального опитування.

Операційні

Операційні OKR зазвичай застосовують на рівні працівників. Вони орієнтовані на конкретні дії та результати, що тісно пов’язані із системами управління ефективністю. Це OKR найкоротшої тривалості, зосереджені на нагальних завданнях та ініціативах.

Вони допомагають пов’язати повсякденні дії з глобальними цілями й послідовно втілювати стратегічне бачення організації на всіх рівнях.

Приклад:

• Ціль: підвищити ефективність виробництва на 15 % за наступні шість місяців.
• Ключовий результат 1: упровадити програму щотижневого моніторингу та звітності.
• Ключовий результат 2: зменшити кількість відходів виробництва на 10 %.
• Ключовий результат 3: знайти й закрити три слабкі місця у виробництві.

Операційні OKR дають змогу зосередитися на поліпшенні внутрішніх процесів і налагодженні стабільної роботи організації.

Кожен тип OKR відіграє важливу роль у функціонуванні організації, допомагаючи їй залишатися конкурентоспроможною та адаптуватися в умовах швидких змін.

Покрокова інструкція з формування OKR для вашої команди

Щоб сформувати OKR для команди, треба чітко розуміти цілі організації, залучити всіх членів команди й установити амбітні, але реалістичні цілі. Покрокова інструкція допоможе вам усе зробити правильно.

1. Визначте ціль компанії

Створення ефективних OKR починається з розуміння цілей. Визначте бачення, розділіть загальні цілі на командні. Не встановлюйте OKR окремо для команд чи працівників — усі ланки повинні бути пов’язані. Чіткі цілі дають змогу всій організації узгоджено рухатися в одному напрямку.

2. Залучіть усю команду

OKR завжди мають бути двосторонніми. Якщо кожен візьме участь у формуванні OKR, зросте спільне почуття відповідальності.

Тож після визначення цілей компанії та підбору інструментів організуйте командну зустріч для мозкового штурму й удосконалення OKR. Також можна провести індивідуальні зустрічі із членами команди, щоб обговорити, як їхні OKR впливають на всю організацію.

3. Установіть ціль для OKR

Цілі визначають напрямок руху, тому їх треба встановити перед розробленням ключових результатів. Багато менеджерів починають саме зі створення ключових результатів, однак це помилкова тактика. Не створюйте понад п’ять цілей на одному рівні, адже тоді не вийде сконцентруватися на найважливішому.

Не ставте занадто низьку планку — цілі мають бути амбітними.

4. Розробіть ключові результати

За допомогою ключових результатів можна виміряти прогрес у досягненні цілі. На цьому етапі ви розробляєте критерії успішності: вони мають бути пов’язані з вашою ціллю й легко вимірюватися в числовому форматі.

Для ефективного відстежування прогресу важливо, щоб ключові результати мали конкретні й чіткі показники, за якими можна оцінити, чи досягли ви важливих цілей. Для збалансованої оцінки ефективності використовуйте і кількісні, і якісні показники.

5. Сплануйте ініціативи

Ініціативи — конкретні кроки, які треба зробити для досягнення ключових результатів.Це способи впровадження OKR у життя. Розгляньмо один із наших прикладів вище й уявімо, що ключовий результат — зменшити час відповіді на запити клієнтів до 4 годин.

Ініціативами для цього результату можуть бути впровадження шаблонів відповідей на типові запитання, збільшення кількості працівників у навантажені години, створення чатботів або системи автоматизації для попереднього оброблення запитів.

Також можна скористатися CRM-системою, як-от NetHunt CRM, для швидкого доступу до інформації про клієнта.

6. Призначте відповідальних

Для ключових результатів визначте відповідального працівника, який стежитиме за показниками й звітуватиме про досягнення. Це дає більше контролю й підвищує відповідальність на різних рівнях компанії.

7. Відстежуйте прогрес і коригуйте OKR

Регулярно відстежуйте прогрес OKR. Це можна робити на щотижневих або щомісячних зустрічах команди. Якщо ви бачите, що команда відстає від плану, скоригуйте ключові результати або перерозподіліть ресурси, щоб досягти поставлених цілей.

8. Оцініть результати й підбийте підсумки

Після завершення періоду, на який ви встановили OKR, проаналізуйте результати. Оцініть, наскільки ефективно команда досягла поставлених цілей і над чим ще треба працювати.

На цьому етапі ви визначаєте успішність OKR і робите висновки для наступного циклу планування.

Добрим варіантом стане підсумкова зустріч, на якій кожен член команди зможе поділитися враженнями, висновками й пропозиціями.

OKR мають надихати команду, а не демотивувати її, якщо вони недосяжні. Не варто переходити цю тонку межу. Тому успіх можна відзначати, навіть якщо ви не досягли 100 % ключових результатів.

Переваги OKR

У книжці «Міряй важливе. OKR: простий метод вирости вдесятеро» легендарний венчурний капіталіст Джон Дор виділив чотири основні переваги методології: зосередженість, скерованість, контроль та амбіції. Розгляньмо докладніше кожну з них.

Зосередженість

Завдяки OKR компанії можуть сфокусуватися на кількох найцінніших ініціативах, менш актуальні завдання відкласти. Пріоритетні цілі слугують компасом і базою роботи команди.

Отже, компанії можуть досягти максимальної продуктивності й уникнути розпорошення ресурсів.

Скерованість і командна робота

Завдяки прозорим OKR цілі команди зрозумілі кожному її члену. Індивідуальні цілі працівників узгоджені зі стратегією компанії та скоординовані з усіма командами.

Дор вважає, що таке пов’язування працівників з успіхом компанії додає роботі сенсу, а почуття причетності сприяє залученню й висловленню інноваційних ідей.

Контроль і відстеження

Цілі й результати можна відстежувати й своєчасно адаптувати до обставин. Життєвий цикл OKR складається з трьох етапів:

1) налаштування OKR;

2) проміжне відстеження результатів;

3) підсумки та аналіз.

Під час аналізу й постоцінки OKR варто попрацювати над кожним пунктом. Ви зрозумієте, чого вдалося досягнути, які цілі не підкорились і як треба змінити стратегію, щоб досягти їх у майбутньому.

Амбіції

OKR спонукають компанії до успіху й мотивують виходити за межі. Також методологія дає змогу творчо й креативно розв’язувати завдання.

В інтерв’ю з Harvard Business Review Джон Дорр розкрив п’ять ключових переваг OKR, що утворюють акронім F.A.C.T.S. Розгляньмо їх докладніше.

Поширені помилки компаній під час створення OKR

Методологія OKR дуже ефективна, однак часто компанії припускаються помилок під час її впровадження. Неправильне формулювання цілей, недостатня комунікація або нестача підтримки можуть звести нанівець усі зусилля. Розгляньмо помилки, яких компанії часто припускаються під час створення OKR.

• Ціль установлює одна людина
Залучайте та заохочуйте працівників до створення OKR. Так ви підтримуватимете високу мотивацію.
• Нестача гнучкості
Коли змінюються обставини, треба коригувати цілі, якщо вони вже не актуальні чи їх неможливо досягти.
• Страх невдачі
Не бійтеся провалитись і ставте амбітні цілі. Один із засновників корпорації Intel і творець OKR Ендрю Гроув зазначав, що така стратегія підштовхує компанії до нових висот.
• Надто багато OKR
Коли організація або команда ставить забагато цілей, їхні зусилля розпорошуються і вони втрачають фокус. Обмежуйте кількість OKR, щоб команда зосередилася на найважливіших цілях.
• Ігнорування результатів та уроків з попередніх циклів OKR
Компанії, які не аналізують попередні результати й не вчаться на помилках, ризикують повторити ті ж самі помилки в майбутніх циклах.

Інструменти для вимірювання OKR

Упровадження й успішне використання OKR залежить від того, наскільки ефективно організація відстежує та вимірює прогрес у досягненні поставлених цілей. Багато інструментів можуть допомогти командам прозоро й чітко планувати, відстежувати й аналізувати OKR.

CRM-системи

У CRM можна встановлювати конкретні цілі для команди, які відповідають принципам OKR. Ви можете створювати цілі для кожного члена команди, відділу або для всього бізнесу й визначати ключові результати для кожної цілі. CRM-система автоматично збирає дані й відстежує результати, наприклад кількість закритих угод, зростання бази клієнтів або рівень задоволеності клієнтів.

Також можна налаштувати автоматичні нагадування для членів команди про дедлайни або автоматичне розсилання звітів про прогрес.

Якщо вам треба автоматизувати процеси й відстежувати результати, дізнайтеся більше про можливості сучасних CRM-систем завдяки пробному періоду NetHunt CRM.

Платформи управління OKR

За допомогою цих інструментів можна створювати, відстежувати й оцінювати OKR на всіх рівнях організації — від індивідуальних цілей до корпоративних. У них зручно вводити й переглядати дані, також їх можна інтегрувати з іншими системами в компанії.

Приклади: Betterworks і WorkBoard.

Інструменти управління проєктами

Багато компаній використовують інструменти управління проєктами, які можна адаптувати до відстеження OKR. У них команди можуть створювати завдання, установлювати дедлайни й відстежувати виконання цілей. Також за допомогою цих інструментів можна представляти дані в зручних форматах канбан-дощок або діаграм Ґанта.

Приклади: Asana, Trello, Jira.

Електронні таблиці

Простий, але ефективний спосіб відстежувати OKR — електронні таблиці. Це не найскладніший інструмент, але він корисний для невеликих команд або організацій, які тільки починають працювати з OKR. У таблицях можна відстежувати прогрес за допомогою формул і діаграм.

Приклади: Google Таблиці, Microsoft Excel.

Висновки

OKR — потужний інструмент досягнення амбітних цілей. За його допомогою можна досягти прозорості й підвищити мотивацію в організації. Завдяки OKR компанії фокусують зусилля на найважливіших завданнях, вимірюють прогрес і підвищують продуктивність на рівні окремих команд і всієї організації.

Успіх упровадження OKR залежить від культури організації, рівня залученості працівників і постійної підтримки керівництва. OKR — не просто набір інструментів, а системний підхід до управління цілями. Якщо правильно використати цю методологію, вона може стати рушієм для досягнення великих успіхів у бізнесі.

Водночас OKR потребує постійного перегляду й удосконалення, щоб відповідати мінливим умовам роботи й стратегічним цілям компанії.

Популярні запитання

Поділитися дописом з друзями та колегами!