Як підготуватися до конференції світового масштабу і отримати результати

6 місяців підготовки, кропіткої праці, неабияких зусиль, планування, очікувань і обговорень… Й от, нарешті, NetHunt CRM взяла участь у одній із найбільших IT-конференцій світу — Web Summit 2023!

Для команди візит до Лісабону був не просто подорожжю, а можливістю представити щойно розроблений функціонал аудиторії, здобути зворотній звʼязок, знайти потенційних клієнтів і поспілкуватись із медіа.

Web Summit позаду… Ми готові поділитися всіма тонкощами підготовки до конференції світового масштабу — від розширення мережі контактів і створення стійки компанії до дизайну сувенірів.

Обіцяємо, що в матеріалі ви знайдете корисні і практичні поради ;)

10 порад, які полегшать підготовку до конференцій

Підготовка до конференцій — завдання із зірочкою, яке вимагає уважності до деталей, зосерженності, згуртованості команди та стратегічного підходу. Особливо, коли йдеться про такі масштабні заходи, як Web Summit.

Щоб успішно презентувати, як свою компанію, так і продукт, ми підготували 10 порад, які допоможуть команді в підготовці до конференції.

Чітко визначте цілі, з якими ви їдете на конференцію

Погодьтесь, що відвідати конференцію просто для галочки — така собі ідея. Тим паче, коли на події такого масштабу, як Web Summit, присутні тисячі стартапів, запрошених інвесторів і фахівців з усього світу.

Не полінуйтеся і заздалегідь подумайте, чому і для чого ваша компанія вирішила взяти участь у конференції, яких результатів ви хочете досягти. Наприклад, якщо ви поставили собі за мету — знайти інвесторів, то без короткої, переконливої і структурованої презентації продукту вам не обійтися.

Будьте там, де живе ваша цільова аудиторія

Якщо ж прагнете залучити потенційних клієнтів, то зайдіть у застосунок заходу, перегляньте перелік учасників, встановіть необхідні фільтри, і в такий спосіб шукайте свою цільову аудиторію. Напишіть їм, запропонуйте зустрітись на заході та познайомитись особисто.

Сприймайте це завдання як домашню роботу, від якої залежить подальший план дій на конференції та її результат.

Призначайте зустрічі ще до початку конференції

Сплануйте графік заздалегідь. Складіть список партнерів, інвесторів, медіапредставників, із якими ви хочете зустрітися, заплануйте час зустрічей. Така ретельна підготовка допоможе уникнути витрат часу на прийняття рішення на місці. Ви не застанете співрозмовника зненацька. Як ви, так і він / вона буде готовий до розмови.

До того ж на конференції, де 75 000 учасників, кожен відвідувач має свої власні завдання та цілі. Власне тому, зустріти необхідну вам людину може бути практично неможливо. Без заздалегідь запланованих зустрічей, ви ризикуєте згаяти час і марно витратити гроші.

Коли ми бронювали зустрічі, то спершу завантажили офіційний застосунок Web Summit, відфільтрували людей за критеріями, які збігались із портретом нашого потенційного клієнта. Потім — для кожного з них готували різні повідомлення, щоб збільшити шанси на отримання позитивної відповіді.

Відбираючи потенційних клієнтів, ми орієнтувались на кілька сегментів:

  • Стартапи, щоб запропонувати їм нашу спеціальну програму;
  • Існуючі компанії, які, на нашу думку, виграють від переходу з іншої системи на NetHunt CRM.

Також ми розсилали листи нашим клієнтам, у яких повідомляли про можливість зустрітися з нами в реальному житті на конференції. Через те, що команда NetHunt CRM майже не бачить клієнтів віч-на-віч — це стало чудовою нагодою зустрітись із деякими із них.

Подумайте над переконливим описом компанії і попрацюйте над дизайном стенду

Стенд компанії — це своєрідна візитівка, яка має зацікавити аудиторію та залишити позитивне враження, так би мовити приємний післясмак. Проте, на Web Summit, ми помітили, що здебільшого описи містили загальні фрази, як: «Передова компанія», «Інноваційні рішення», «Революційний продукт».

Якщо ви дійсно хочете виділитися з натовпу, уникайте типових висловів. Говоріть і пишіть просто, щоб вас розуміли, як новачки, так і досвідчені експерти. Зосередьтесь на конкретних досягненнях, унікальних перевагах продукту або послуги, цінностях бізнесу.

Наприклад, на своїй табличці ми написали: «Gmail CRM for full-cycle outbound sales: lead generation, contact enrichment with multichannel data, sales engagement and automation». Відвідувачі заходу підходили до нас і запитували про конкретний функціонал, який ми зазначили у своєму описі.

У нас був додатковий монітор, на якому ми показували відео про продукт

Скористайтесь додатковим монітором для демонстрації вашого продукту або послуг. Такий інтерактивний елемент спонукатиме учасників заходу ставити додаткові запитання, наприклад, про функціонал продукту, його вартість, наявність безоплатного тестового періоду тощо.

Подбайте про зворотній зв’язок

Ловіть корисний лайфхак! Щоб швидко потоваришувати в LinkedIn із відвідувачами конференції, кожен учасник нашої команди створив QR-код зі своїм профілем. Ми встановили ці QR-коди як фонове зображення на головному екрані телефону. Отже, ми могли без зайвих зусиль поділитися своїм профілем.

Щоби відвідувачам було легше зробити такий крок — забронювати демодзвінок або зареєструватись у продукті, ми роздрукували QR-коди та розмістили їх на cтенді.

Не нехтуйте можливістю поспілкуватися зі ЗМІ — завітайте до медіалаунджу

Web Summit — чудова можливість для взаємодії зі ЗМІ, навіть попри велику кількість людей, конкуренцію за увагу та час журналістів.

Будьте готові й до того, що деякі зони на конференції доступні тільки для ЗМІ або ж їх відвідувачів.

«Ми завчасно запланували зустрічі із журналістами. Завдяки цьому, наша PR-менеджерка Валерія дістала перепустку до медіаланджу, де вона, окрім запланованого інтерв’ю, змогла поспілкуватися з іншими представниками медіа».

Анна Позняк, СМO в NetHunt CRM

Отже, найпростіший спосіб потрапити в медіалаундж — домовитися про інтерв’ю із журналістом, яке буде проходити в цій зоні. Як тільки ви це зробите — отримаєте денний пасс — браслет на руку із зазначеною датою, коли ви можете перебувати в медіалаунджі.

Однак, потрапити до медіалаунджу — лише пів справи. Розпочати розмову — ось, що найважливіше й найскладніше. Підійти до когось і сказати: «Хей, візьми в мене інтерв’ю!», навряд чи спрацює.

Спочатку прочитайте імʼя журналіста на бейджі. Потім — зайдіть у застосунок Web Summit, щоб дізнатися більше про людину. Це допоможе вам розпочати персоналізовану розмову. До речі, ще можна загуглити журналіста, подивитися його / її останні публікації, щоб не починати бесіду без підготовки.

Звертайте увагу на колір бейджиків — у журналістів вони часто відрізняються від загальних

Оскільки ми презентували NetHunt CRM у Beta startup-зоні, організатори заходу надали нам список присутніх журналістів і тем, які вони покривають. Отже, ми зверталися до ЗМІ, яким, на нашу думку, було б цікаво поговорити з нами.

Однак, якщо ви приймаєте участь у конференції, як відвідувач і не здобули списку журналістів, як ми, ось що ви можете зробити:

  • Перейдіть на офіційний сайт заходу. Зверніть увагу на розділ «Медіапартнери».
  • Ознайомтесь з інформацією про тих журналістів, які були присутніми на конференції минулого року, а також тих, хто планує взяти участь цьогоріч. Буде корисним погортати стрічку Twiterr’а й пошукати за хештегом #WebSummit2022, хто вже висвітлював подію в мережі. Напишіть цим журналістам, дізнайтесь чи планують вони їхати на захід. Якщо так, запропонуйте їм зустрітися.
  • Підпишіться на сторінки журналістів, які вас цікавлять, взаємодійте з їхніми публікаціями, щоби побудувати попередній контакт перед конференцією. Також використовуйте застосунок конференції, напишіть повідомлення релевантним вам журналістам.

Не ігноруйте місця неформального спілкування

Зазвичай, масштабні конференції можуть супроводжуватися чергами. Але, що, якщо розглянути чергу не як проблему, а як чудову можливість налагодити зв’язок з іншими учасниками заходу?

Будьте відкритими. Долучайтесь до нетворкінгових заходів: вечірок, дискусійних панелей, круглих столів або тематичних форумів. Це допоможе вам не тільки розширити коло знайомств, а й розповісти про свій продукт або послугу.

Ініціативність — наше все! Наприклад, ми запланували перший дзвінок із потенційним клієнтом ще до початку заходу під час вечірки ;).

Презентуйте свій продукт, але залишайтеся людиною

Перш ніж активно продавати свій продукт, проявіть цікавість до бізнесу співрозмовника. Запитайте в нього: «Із яким важливим викликом ви зіштовхнулися цьоріч?». Потім — адаптуйте свою презентацію, врахуйте конкретні бізнес-потреби. Переконайтесь у тому, що кожен фахівець може стисло та цікаво представити продукт або послуги компанії.

Важливо, щоб усі члени команди знали, як правильно розповісти про продукт, і на чому треба зосередитися під час презентації.

«До речі, у нас на Web Summit сталася така цікава історія. Ми з колегами підійшли до клієнта й почали активно розповідати про NetHunt СRM. Він дослухав нас і потім сказав: «Здається, я вже від когось чув про цей продукт». От тоді ми зрозуміли, що наша команда працює, як злагоджений механізм, бо наша директорка по роботі з клієнтами, — Анастасія Таценко, поділилася аналогічною інформацією з клієнтом».

Анна Позняк, СМO в NetHunt CRM

Нарешті, збирайте інсайти. Дізнавайтеся, як клієнт використовує як ваш продукт, або ж продукт конкурента, якщо це не ваш клієнт, і що хотів би змінити в ньому. Майте на увазі, що після конференції ці ідеї стануть справжнім скарбом для команди розробників. Фахівці зможуть переглянути ключові запити людей і поліпшити функціонал продукту.

Відвідуйте лекції, щоб тримати руку на пульсі трендів

На Web Summit 2023 представники ЗМІ виявляли особливу цікавість до чотирьох технотрендів: штучний інтелект, сталі (sustainable) технології, SaaS-рішення, інновації для підтримки та покращення здоров’я.

Відвідуйте панельні дискусії та лекції, щоби дізнатися про актуальні теми

Спробуйте адаптувати свою промову та презентації відповідно до цих актуальних тем. Навіть якщо ваша компанія не пов’язана напряму із цими сферами, ця інформація може слугувати основою для розробки майбутніх маркетингових стратегій.

Підготуйте мерч для учасників заходу

На конференціях великі компанії часто пропонують вражаючий асортимент мерчу. Це не повинно відлякувати вас від створення власних подарунків. Підійдіть до процесу творчо.

Наприклад, перетворіть отримання мерчу на гру. Створіть інтерактив у вигляді колеса. Учасники заходу будуть по черзі крутити його й отримувати приємні бонуси ;).

Проявляйте ініціативу й потоваришуйте з учасниками заходу в соціальних мережах

Шанс отримати повідомлення від потенційного клієнта, якщо ви обмінялися електронними поштами на заході, відверто кажучи, замалий. Тому, ввічливо попросіть контакт людини й запам’ятайте, про що ви з нею домовлялися, що обіцяли тощо.

«Із попереднього досвіду участі в подібних конференціях, ми точно знали, що запам’ятати абсолютно кожну розмову з відвідувачами Web Summit нереально. Особливо з таким щільним графіком зустрічей — практично через кожні 30 хвилин.

Ось як наша команда впоралась із цим викликом. Ми фотографували бейдж людини, з якою щойно поспілкувалися, робили скрін її профілю у LinkedIn, фіксували деталі розмови в голосовому повідомленні.

Наприклад, «Платон Найдейко — представник Lite Group. Для автоматизації бізнес-процесів використовує {Назва компанії}. Йому не зручно налаштовувати гілки автоматизацій і стежити за перебігом угод у воронці продажу. У NetHunt CRM його зацікавив такий функціонал: «Інтеграція з Gmail, месенджерами та автоматизація LinkedIn». Домовилися про демо-продукту»

Після заходу ми переслуховуємо голосові замітки та додаємо деталі кожної зустрічі у CRM-систему»

Анна Позняк, СМO в NetHunt CRM

Висновки

Нехай ці поради NetHunt CRM стануть для вас справжнім путівником у світ підготовки до IT-конференцій! Головне — нічого не бійтеся. У вас точно все вийде! Успіхів ;)

Зміст