Кожен день бізнесу доводиться виконувати безліч операційних завдань, які не ведуть до підвищення продажів. Ведення бази даних, формування звітів, пересилання документів між відділами — необхідні справи, які забирають час.
Сьогодні більшу частину рутини в бізнесі здатна взяти на себе CRM-система — програма для управління взаємовідносинами з клієнтами. Розповідаємо, про які проблеми можна буде забути з переходом компанії на CRM.
CRM для малого бізнесу: вибір і оцінка системи
Той факт, що CRM-система — це дійсно корисний і популярний продукт у бізнесі, підтверджується великою кількістю програм на ринку. Як впровадити CRM?
Крок 1. Визначаємо функціонал CRM-системи
Щоб не розгубитися в пропозиціях, визначте завдання, які будуть делеговані CRM-системі. Так ви зможете скласти список необхідних функцій і не переплачувати за непотрібні. Наприклад, якщо основна робота відбувається в електронній пошті, вибирайте CRM-систему, яка інтегрується з Gmail.
Крок 2. Порівняйте відповідні CRM-системи
Крім функціоналу, CRM для підприємців відрізняються зручністю, ціною та іншими параметрами:
- Простота використання. CRM для малого бізнесу повинна бути простою та інтуїтивно зрозумілою, щоб не довелося витрачати зайві ресурси на навчання співробітників.
- Гнучкість налаштувань. Коли бізнес активно розвивається, змінюються бізнес-процеси, структура, інструменти, канали залучення клієнтів. Впроваджуючи CRM вперше, досить складно продумати всі деталі майбутньої програми. Тому CRM-система для невеликих компаній повинна вміти підлаштовуватися під мінливі вимоги.
- Самостійне впровадження. Установка і налаштування складних програм вимагає значних витрат і залучення фахівців. Для малого бізнесу підійдуть CRM-системи, які можна встановити та налаштувати самостійно. Переконайтеся, що програма має активну підтримку, яка оперативно допоможе з питаннями, що виникають, у тому числі, по телефону.
Крок 3. Протестуйте вибрані програми
Коли ви зупинили вибір на 2-3 CRM-системах, потрібно перевірити, як вони покажуть себе в справі. Для цього частина сервісів пропонує безкоштовний період тестування. Наприклад, у NetHunt він становить 14 днів.
Які проблеми підприємців вирішує CRM?
У щоденній роботі малий і середній бізнес стикається з безліччю труднощів. Дрібні проблеми забирають увагу і час, великі можуть призвести до серйозних наслідків. CRM-система здатна вирішити і ті, і інші.
Не зателефонував по заявці, тому що заповнював таблиці про вчорашні дзвінки
Звучить безглуздо, але для багатьох компаній, які ведуть справи в Excel, це реальність. CRM-система в бізнесі вирішує цю проблему, тому що 95% даних вносяться в базу або повністю автоматично, або за допомогою 1-2 кліків.
Коли база клієнтів ведеться в CRM-системі:
- дані не можуть бути втрачені або не внесені в базу;
- не потрібно витрачати час на збір інформації з розрізнених таблиць;
- вся інформація зручно організована у вигляді карток клієнтів, нею легко користуватися;
- немає "передачі справ": будь-який співробітник може самостійно вникнути в деталі роботи з кожним клієнтом.
Запросив у підлеглих звіт — тепер чекати 3 дні
Налаштуйте в CRM автоматичні звіти (за будь-який інтервал часу: день, тиждень, місяць) і завжди будете в курсі справ компанії.
В CRM-системах передбачена можливість швидко переглядати дані по всьому відділу, по продукту, співробітнику або клієнту — так, як вам це необхідно. Впровадження СRМ в бізнес позбавляє від необхідності чекати інформацію, пересилати поштою, перезберігати з одного файлу в інший. Всі відповідальні особи можуть мати доступ до потрібної інформації, як тільки вона була внесена в програму.
Зараз внесу Ваші дані в договір — і відправлю
Щоб не витрачати час на заповнення однієї і тієї ж інформації, в CRM-системі передбачені шаблони документів. Достатньо додати дані клієнта в базу один раз — і вони будуть автоматично підставлятися в шаблон документа.
Забув / Не знав / Не сказали
Спроби все утримати в голові віднімають сили і створюють постійну напругу. В крайньому випадку забудькуватість може обернутися втратою клієнта і репутації.
CRM-система продумана таким чином, щоб ви нічого не залишили поза увагою. По-перше, навіть найдрібніші завдання можна швидко додавати в програму, а також розподілити за пріоритетом. По-друге, NetHunt CRM інтегрується з Google Календарем. По-третє, програма нагадає про зустрічі та дзвінки.
Олександре, які в тебе задачі зараз?
Контроль роботи — ще одна фіча CRM-системи для підприємців. Ви можете переглядати всі завдання по відділу і по кожному співробітнику, додавати і перерозподіляти їх. Ви також можете бачити, на якому етапі перебуває кожна із задач і оцінювати успішність виконання.
Базу «злили» конкурентам
Щоб не довелося зіткнутися з такою проблемою, захистіть дані від копіювання та встановіть ієрархію доступу до бази, використовуючи CRM. Ви зможете бути впевнені, що всі напрацювання компанії не дістануться конкурентам.
E-mail розсилка забирає надто багато часу
Якщо користуватися стороннім сервісом розсилки, доводиться вручну сегментувати базу, оновлювати контакти, витрачати час на вивантаження і імпорт адресів.
CRM-системи, які інтегруються з електронною поштою, значно спрощують цю задачу. Так, з NetHunt CRM ви можете робити масові розсилки прямо з Gmail — без обмежень по кількості листів і додаткової плати. При цьому, з базою адресів нічого не потрібно робити, досить вибрати потрібний сегмент.
Співробітники плутаються серед різноманіття робочих програм
Найчастіше компанії використовують принаймні кілька сервісів: пошту, внутрішні чати, чати для клієнтів, соціальні мережі, календар, таск-менеджери та інше. Виникає безліч незручностей з перенесенням і об'єднанням інформації.
CRM з можливістю інтеграції об'єднують всі сервіси в один. Розповімо докладніше про цю функцію.
Інтеграція CRM зі сторонніми сервісами
Якщо ваша CRM-система інтегрується з іншими сервіси, вам більше не доведеться копіювати і переписувати інформацію, перемикатися між вкладками та вікнами. Потрібні дані будуть автоматично зберігатися в базі CRM.
Як приклад, наведемо можливості інтеграції NetHunt:
- Інтеграція з GSuite та Gmail. CRM для малого бізнесу NetHunt вбудовується в інтерфейс електронної пошти. Таким чином ви можете продовжувати працювати в Gmail, одночасно працюючи в CRM. Вона також інтегрується з іншими сервісами GSuite (Диском, Календарем, Контактами та ін.).
- Інтеграція з LinkedIn. NetHunt підтримує пряму інтеграцію з LinkedIn, що спрощує роботу в соц. мережі. Так, ви можете зберегти контакти потрібної людини в CRM всього в один клік без копіювання і передруку
- Інтеграція з іншими сервісами. Використовуючи Zapier, CRM-систему можна об'єднати з безліччю інших програм. Клієнти часто пишуть в месенджери? Після інтеграції вся інформація буде фіксуватися в CRM в історії клієнта.
Якщо ви використовуєте IP-телефонію, вам знадобиться інтеграція CRM з сервісом віртуальної АТС. Так, всі дані про дзвінки будуть автоматично додаватися до бази CRM.
Помилки впровадження CRM
Впроваджуючи CRM, складно передбачити всі деталі на початковому етапі. Однак є кілька поширених помилок, яких не варто допускати:
- Вибір занадто складної CRM.
Не варто вибирати функціонал CRM для малого бізнесу "на виріст" і "про всяк випадок". В інтерфейсі об'ємної програми з сотнями функцій буде важко орієнтуватися. В результаті співробітників буде складно привчити користуватися CRM-системою. Вибирайте CRM з оптимальним набором необхідних функцій, адже програма повинна спрощувати роботу, а не ускладнювати її. - Загальна неузгодженість бізнес-процесів.
Перед впровадженням CRM-системи важливо ще раз переглянути існуючі бізнес-процеси і розмежувати функції відділів і співробітників. Якщо в компанії не зрозуміло, який відділ за що відповідає, це створить плутанину і в CRM. - Відсутність онбордінга для всієї команди.
При переході бізнесу на CRM-систему організуйте єдиний процес навчання для колективу. Не варто допускати ситуації, коли один-два співробітники, яких познайомили з програмою, змушені допомагати всій команді.
Якщо CRM-система вибрана правильно, вона значно спростить щоденну роботу і заощадить час за рахунок автоматизації ряду рутинних функцій. Щоб бути впевненим у виборі, використовуйте період тестування.
Спробуйте NetHunt CRM протягом 14 днів безкоштовно!