Технології продажів стають все складнішими. Критерії ефективності роботи ускладнюються разом з ними. Сьогодні вже недостатньо просто рахувати продажі за місяць. Щоб досягти результату, необхідно використовувати деталізовані показники ефективності для кожного співробітника.

Про те, як розробити і впровадити систему KPI у відділ продажів, розповімо в цій статті.

Що таке KPI і як з ними працювати

Абревіатура KPI розшифровується як Key Performance Indicators. KPI — це ключові показники ефективності роботи. Система KPI вводиться в компанії, щоб відстежувати успішність досягнення основних цілей.

KPI виконують кілька задач:

  • Керівництво за допомогою системи KPI може контролювати роботу підлеглих.
  • Самим співробітникам правильно побудована система KPI допомагає керувати власною роботою, досягаючи необхідних показників.
  • Система KPI лягає в основу мотивації персоналу.
  • KPI полегшують процес удосконалення технології продажів. По-перше, з їхньою допомогою може бути проаналізована успішність стратегії в усьому сейлз-відділі. По-друге, знаючи, що конкретно не вдається окремому співробітнику, можна більш ефективно допомогти сформувати відсутній навик.

Як розрахувати KPI: що можна вимірювати

Процес формування системи KPI вимагає часу та уваги. Важливо, щоб показники, які використовуються, не були одноплановими, а давали можливість різнобічної оцінки якості роботи.

Які саме будуть KPI, залежить від конкретної компанії та її ключових задач. Найбільш популярні показники ефективності такі:

  1. Сумарна вартість усіх угод, які провів менеджер за певний період часу.
  2. Сумарна вартість угод у певній категорії для кожного сейлз-менеджера.
  3. Сумарна вартість угод для всього відділу продажів.
  4. Кількість дзвінків і зустрічей.
  5. Тривалість дзвінків.
  6. Відповідність розмов встановленому стандарту.
  7. Коефіцієнт конверсії, тобто відсоток здійснених продажів від кількості оброблених лідів.
  8. Якість ведення CRM.

Система KPI може включати й інші показники. Наприклад, прибуток, який приносить кожен співробітник, пропускна здатність співробітника, середній чек, різні часові показники (період до першого дзвінка, першого продажу тощо.).

Правила системи KPI для відділу продажів

Система KPI — це не тільки засіб контролю, але й інструмент для співробітників. Тому вона повинна бути зрозумілою, прозорою і доступною для використання сейлз-менеджерами.

Основні правила, які необхідно врахувати при розробці KPI:

  1. Схема призначення бонусів за виконання KPI повинна бути зрозумілою.
    Нерідко трапляються ситуації, коли сейлз-менеджери навіть не можуть сказати, як розшифровується KPI та як формується їхня зарплата. В цьому випадку система KPI не працює, оскільки не підвищує мотивацію людей. Кожному співробітнику необхідно знати, за що конкретно він отримує бонуси.
  2. Ключові показники повинні бути досить простими, щоб співробітники могли легко орієнтуватися в них.
    У цьому випадку менеджери з продажів зможуть впливати на підсумковий результат, підвищуючи успішність своєї роботи і виконуючи задачі керівництва.
  3. Важливо, щоб система KPI включала не тільки цифри, але й інші показники.
    Це може бути ініціативність, пропозиція яких-небудь цінних ідей та інше.
  4. Наявність здорового глузду і гнучкість.
    Якість роботи не завжди може бути виміряна в одновимірних кількісних показниках. Так, велика кількість дзвінків далеко не завжди співвідноситься з великою кількістю продажів і навпаки. Кожному співробітнику необхідно повною мірою реалізовувати свій потенціал. Тому система KPI повинна бути досить гнучкою, щоб задавати направляючі, але не обмежуючі рамки.
  5. KPI повинні відображати стратегічні задачі відділу.
    Цей пункт настільки очевидний, що його легко випустити з уваги. Не варто захоплюватися тими показниками, які прямо не впливають на продажі. Коли співробітники надмірно поглинені виконанням другорядних завдань, вони можуть не мати можливості направити свої сили на пріоритетні завдання.
  6. Систему KPI потрібно постійно переглядати і покращувати.
    По-перше, об'єктивну і робочу систему KPI навряд чи вдасться вибудувати з першого разу. По-друге, з часом змінюються пріоритети компанії, а значить, повинні змінюватися і ключові показники ефективності.

Система KPI: покрокове впровадження

Впровадження системи КРІ у відділ продажів відбувається в кілька етапів. Беруть участь в розробці ключових показників керівники відділу продажів і HR-менеджери.

  1. Розробка KPI. На цьому етапі формується система ключових показників і мотивації з урахуванням стратегічних задач компанії.
  2. Тестування. Не варто нехтувати цим етапом. Напевно, знадобляться доопрацювання. Впровадження оцінки співробітників без тестування може призвести до зниження лояльності та порушення субординації. Спочатку потрібно відпрацювати систему KPI, а потім вже впроваджувати її як остаточну.
  3. Впровадження KPI. Після того, як проведено тестування, співробітників готують до переходу на нову систему оцінки. Тут важливо пояснити користь KPI не тільки для компанії, але і для кожного менеджера. Співробітникам можуть знадобитися індивідуальні зустрічі, щоб допомогти освоїтися з новими критеріями та навчитися їх ефективно використовувати.
  4. Поліпшення системи KPI. Через деякий час накопичиться достатньо даних, з'являться нові ідеї, зміняться задачі відділу. Тому періодично необхідно повертатися до KPI і доопрацьовувати їх.

CRM-система та ефективність відділу продажів

Працює та система KPI, яка використовується щодня, а не демонструється співробітнику раз на місяць при нарахуванні бонусів. Відповідно, ключові показники повинні бути завжди перед очима менеджерів. Тоді вони зможуть постійно порівнювати свої успіхи з очікуваним рівнем.

Кращим способом візуалізувати KPI є CRM-система. З її допомогою ви можете:

  • Відстежувати результати в режимі реального часу.
  • Зручно управляти навантаженням на кожного співробітника та ходом робіт.
  • Встановлювати і змінювати пріоритети.
  • Отримувати інформацію з автоматичних звітів.
  • Економити час на заповнення таблиць, оскільки в CRM-системі більшість функцій автоматизовані.

В цілому, впровадження CRM-системи здатне збільшити продажі до 300%. І зручність моніторингу KPI грає в цьому не останню роль. CRM-система зручно структурує дані, допомагає оперативно відстежувати успішність виконання задач, а також виключає ймовірність шахрайства з KPI зі сторони співробітників.

Поділитися дописом з друзями та колегами!