Ось що варто враховувати перед впровадженням CRM в Google Sheets.

На перший погляд, використовувати Google Sheets для ведення бази клієнтів, здається простим і ефективним рішенням. Чому б і ні? Це зручно, доступно та не вимагає чималих витрат на програмне забезпечення і довготривале навчання фахівців.

Завдяки простому інтерфейсу Google Sheets, створення і редагування таблиць під силу навіть тим, хто жодного разу не працював із подібними інструментами.

Проте, за цією привабливою оболонкою ховається кілька важливих недоліків, які варто враховувати перед впровадженням CRM в Google Sheets.

У цій статті ми розглянемо, що таке CRM Google Таблиці, як вони працюють, які можливості створюють для бізнесу. Також ми підготували для вас покрокову інструкцію з використання Google Sheets як CRM з допомогою шаблону від NetHunt CRM.

Скопіювати собі шаблон CRM у Google Sheets від NetHunt CRM можна за посиланням 👋

Що таке CRM у Google Таблицях та як це працює?

CRM у Google Таблицях — одна з найпростіших форм програмного забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами. Вона є документом у вигляді електронної таблиці, який містить інформацію про клієнтів, перебіг угод, поточні замовлення тощо.

Наприклад, ви можете створити розділи у верхній частині кожного стовпця, щоб розподілити дані за іменами, контактами, а ваша команда буде оновлювати цей документ у міру розвитку угод.

Облік даних у Google-таблицях підійде для різних категорій користувачів, зокрема:

  • малому бізнесу і стартапам;
  • молодим компаніям, які ще не готові або не можуть дозволити собі впровадити повноцінну CRM-систему;
  • фрилансерам;

Проте, важливо усвідомлювати, що для великих корпорацій і бізнес-процесів, які потребують високого рівня автоматизації, може знадобитися спеціалізована CRM-система. У таких випадках, функціонал стандартних Google-таблиць не впорається з управлінням великого обсягу інформації.

Як створити CRM в Google-таблицях із нуля?

Щоб створити власну CRM в Google Таблицях, дотримуйтесь кількох простих, але ефективних кроків:

1. Відкрийте Google Таблиці

Увійдіть у свій обліковий запис Google та відкрийте Google Таблиці. Якщо у вас його немає, створіть новий документ за допомогою Google-акаунта.

2. Створіть новий документ

Після входу в обліковий запис виберіть опцію ‎«‎Створити» — ‎«‎Таблиця». Перед вами з’явиться порожня таблиця, у якій ви зможете розпочати роботу.

3. Введіть заголовки для стовпців

У першому рядку таблиці введіть заголовки для стовпців, які будуть відображати різні поля вашої CRM. Наприклад, ‎«‎Ім’я клієнта‎», «Посада», «Назва компанії», «‎Контактна інформація», «Угода», «Сума угоди», «Дата угоди», «Статус проєкту».

4. Додайте клієнтів і угоди

Розпочніть вводити інформацію про клієнтів, їх контактні дані та угоди у відповідні стовпці.

5. Спробуйте автоматизувати обчислення за допомогою формул для розрахунків

Наприклад, використовуйте формулу «SUM» — для розрахунку загальної вартості угод або «AVERAGE» — для визначення середньої суми угоди.

6. Використовуйте фільтри для швидкого відображення певних категорій клієнтів або угод

Додайте можливість сортування для легкого аналізу даних, наприклад, за поточним статусом чи датою угоди.

7. Будуйте графіки та діаграми для візуалізації даних

Це може включати кругові діаграми для розподілу угод за категоріями чи лінійні графіки для відстеження динаміки ефективності продажів.

8. Регулярно оновлюйте дані в Google Таблиці

Звертайте увагу на показники, які працюють ефективно, а які з них вимагають удосконалення. Вносьте зміни відповідно до швидкості розвитку вашого бізнесу та вимог клієнтів.

9. Інтегруйте Google Таблиці із зовнішніми сервісами:

Якщо це необхідно, інтегруйте вашу CRM з іншими онлайн-сервісами, такими як електронна пошта, календарі, чат-платформи тощо. Це спростить ведення інформації та покращить комунікацію в команді.

Така CRM в Google Таблицях може стати дійсно надійним інструмент, який  полегшить та покращить управління взаєминами з клієнтами та допоможе організувати бізнес-процеси. Його сила полягає в його простоті та гнучкості, що дозволяє кожній компанії адаптувати Google Таблиці під свої унікальні потреби.

Як використовувати Google Таблиці як CRM за допомогою шаблону від NetHunt: покрокова інструкція

Створення CRM у Google-таблицях може бути ще більш ефективним та зручним завдяки використанню спеціалізованих шаблонів. Шаблон від NetHunt, який інтегрується з Google-таблицями, надасть вам розширені можливості для ефективного управління клієнтськими відносинами. Перш ніж, завантажувати шаблон, радимо зробити таке:

Крок 1 — Зважте всі ‎«‎За‎» і «Проти»

Перед тим, як узяти курс на створення CRM в Google-таблицях, не полінуйтесь і витратьте час на об’єктивний аналіз усіх переваг і недоліків. Це дасть вам змогу краще зрозуміти, чи відповідають Google Таблиці потребам компанії на даному етапі розвитку бізнесу.

Не нехтуйте вимогами та запитами членів команди. Поцікавтесь думкою колег, дослухайтесь до порад фахівців, врахуйте всі точки зору, і прийміть колективне рішення — чи будете ви використовувати Google Sheets для ведення бази клієнтів, або все-таки є сенс розглянути альтернативні варіанти.

Крок 2 — Зробіть копію нашого шаблону Google Sheets CRM

Ми про все подбали. Щоби здобути доступ до нашого шаблону Google Sheets CRM, перейдіть за посиланням. Натисніть «‎Файл» і створіть копію таблиці. Пам’ятайте, що копію можна назвати так, як вам подобається, і надати доступ до неї всім членам команди з допомогою кнопки «‎Поділитись»

Крок 3 — Налаштуйте CRM в Google Sheets

Очевидно, що шаблон NetHunt CRM — не універсальний помічник для всіх бізнесів. Його треба доповнити й налаштувати відповідно до унікальних потреб компанії. Оскільки кожен бізнес має власні особливості, процеси та вимоги до управління клієнтськими відносинами.

  • Спершу визначте, які саме аспекти управління клієнтами є ключовими для вашої команди продажів.
  • Погляньте на вже наявні поля / етапи в шаблоні. Визначте, чи відповідають вони вашому процесу продажів. Якщо ні, додайте нові етапи або адаптуйте чинні відповідно до особливостей вашого бізнесу.
  • Змініть інтерфейс таблиці щоби він був інтуїтивно зрозумілим для команди. Використовуйте кольорові мітки, сортування, групування для зручності аналізу даних.
  • Проведіть «мозковий штурм» із командою, щоб з’ясувати, чи влаштовує ваших колег такий метод ведення бази клієнтів.

Визначалися з основними етапами? Чудово. Отже, можна додавати їх до CRM.

Крок 4 — Внесіть дані про клієнтів у вашу CRM в Google Sheets

Останній і найбільш трудомісткий крок у налаштуванні Google Sheets CRM — це додати до таблиці всіх клієнтів компанії. Навіть з усією багатофункціональністю, яку пропонують Google Таблиці, вам або членам вашої команди доведеться вносити дані по кожній угоді, клієнту власноруч.

Ось на що треба звернути увагу під час введення даних у вашу CRM-систему у Google Sheets:

  • Уважно перевірте, щоб у CRM не було однакових угод або записів.
  • Переконайтеся, що ви вводите інформацію у відповідні поля, рядок який відповідає конкретному чи потенційному клієнту.

Якщо вам потрібні додаткові підказки про те, як виглядатиме заповнена CRM в Google Sheets, зверніть увагу на окремий розділ у нашому шаблоні — «‎Приклад даних CRM».

Переваги CRM в Google Таблицях

Google Таблиці, безумовно, кращі за Excel. Цей інструмент вирізняється не лише своєю доступністю, але й рядом переваг, які стають особливо корисними в контексті ведення CRM.

Зручний інтерфейс і налаштування

Google Таблиці можуть похвалитись інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, який полегшує створення, редагування, форматування та аналіз даних. Власне через це, використання CRM у Google Таблицях стає доступним для широкого спектра користувачів.

Ви можете легко додавати нові стовпці, створювати графіки та діаграми. Дані можна вносити і зберігати в упорядкованому вигляді, обробляти їх із допомогою логічних і математичних операцій, створювати на їхній основі звіти.

Швидкість впровадження в робочі процеси

У порівнянні з традиційними CRM-системами, впровадження та налаштування Google Sheets займає значно менше часу. Крім того, відсутність складних інтерфейсів і простий доступ до всіх функціональних можливостей, дозволяє швидко розпочати роботу з таблицями.

І ще один плюс — вам не доведеться наймати окремих фахівців для впровадження Google Sheets у робочий процес команди.

Доступна ціна

Вартість використання CRM у Google Таблицях вигідна для багатьох бізнесів, особливо для стартапів і невеликих підприємств, які мають обмежений бюджет. Окрім того, змога користуватись безплатними можливостями Google Таблиць або обирати платний тариф за доступною ціною, допомагає бізнесам регулювати свої витрати залежно від зростання та розвитку компанії на ринку.

Інтеграція з іншими сервісами Google

Google Таблиці мають широкий спектр можливостей для інтеграції з різними сторонніми сервісами. Наприклад:

Google Контакти — інструмент для ефективного управління контактами. Завдяки інтеграції, ви можете автоматично синхронізувати дані між CRM-системою, спрощуючи процес ведення бази даних і підтримки клієнтських відносин.

Google Диск — завдяки автоматичному збереженню документів у хмарному сховищі, ви зменшуєте ризик втрати важливої інформації через непередбачені обставини.

Google Форми — дозволяють автоматично збирати дані з форм та анкет та вносити їх безпосередньо в Google Таблиці.

Google Документи допомагають командам спільно працювати над проєктами та документами в режимі реального часу.

Можливість спільного редагування та оновлення даних

Це означає, що користувачі можуть одночасно працювати з однією таблицею, додавати нові дані чи вносити зміни, що значно полегшує процес співпраці. Усі зміни відображаються в режимі реального часу та дозволяють команді швидко погоджувати інформацію та підтримувати актуальність даних.

Недоліки CRM в Google Таблицях

Безперечно, введення бази даних у Google Таблицях, краще за блокнот або Excel. Але вони також мають свої обмеження та недоліки.

Ручне введення даних

Залежність від ручного введення даних збільшує ймовірність неточностей у базі. Наприклад, менеджер із продажу може помилково ввести неправильний номер телефону або електронну адресу клієнта, що ускладнить подальшу комунікацію.

Невірні дані також можуть стати каталізатором непорозумінь і конфліктів із клієнтами. Якщо в базу даних занесено хибні відомості про попередні угоди, історію взаємодії, запити й потреби людини — це призведе до неправильно визначення стратегій продажу чи обслуговування клієнтів.

З належною CRM, такою як NetHunt CRM, ви можете перенести всю вашу базу клієнтів лише одним натисканням кнопки. Щобільше, команда досвідчених фахівців допоможе вам у налаштуванні системи, здійснить міграцію даних із попередньої CRM, і докладе максимум зусиль, щоб ви могли використовувати програмне забезпечення ефективно.

Сучасні CRM-системи можуть автоматизувати збір та введення даних про клієнтів. Наприклад, NetHunt CRM дозволяє створювати записи про клієнтів прямо з вхідних електронних листів, автоматично додавати інформацію про лідів до бази даних.

Відсутність розширеного функціонала

Якщо ви використовуєте Google Таблиці для управління базою клієнтів, то вам може бракувати необхідних інструментів для ефективного моніторингу угод, організації взаємодії з клієнтами та проведення детального аналізу даних.

У професійних CRM-системах, таких як NetHunt CRM уже вбудовані розширені інструменти для автоматизації угод, відстеження інтеракцій із клієнтами, планування завдань і нагадувань, а також аналізу даних. Наприклад, NetHunt CRM пропонує такі інтеграції:

  • Gmail
  • Google Workspace
  • LinkedIn
  • Looker Studio
  • Google Contacts
  • WhatsApp
  • Instagram
  • Facebook Messenger
  • Telegram
  • Viber
  • Slack
  • Stream Telecom
  • Binotel
  • Ringostat
  • UniTalk

Брак автоматизації

У Google-таблицях відсутні вбудовані інструменти для оперативної автоматизації бізнес-процесів. Наприклад, вони не можуть надіслати нагадування членам команди, виконати завдання за визначеними умовами

Якщо вам потрібно визначити та відстежувати терміни угод із клієнтами або важливі події, зверніть по допомогу до спеціалізованих CRM-систем.

Ризик несанкціонованого доступу до даних

У випадку несанкціонованого доступу до Google Таблиць може виникнути ризик витоку конфіденційної інформації про клієнтів, угоди та інші дані. У результаті, клієнти можуть втратити довіру до бізнесу, якщо їхні особисті дані потраплять у ненадійні руки.

Крім особистих даних клієнтів, може статися витік важливої бізнес-інформації, такої як стратегії, плани розвитку, інтелектуальна власність тощо. Це може призвести до втрати конкурентної переваги на ринку.

З урахуванням цих ризиків, важливо вжити ефективних заходів безпеки для захисту даних у Google Таблицях, таких як сильні паролі, двофакторна аутентифікація та шифрування.

Відсутність експертної допомоги

У випадку проблем або питань із використання Google Таблиць користувачам може бути важко отримати експертну допомогу або консультації. Відсутність команди підтримки призведе до труднощів у вирішенні складних технічних або функціональних питань.

Спробуйте розглянути форуми, спільноти або онлайн-ресурси, де користувачі можуть обмінюватися досвідом та допомагати один одному в розвʼязанні проблем.

Як ефективно використовувати Google Sheets CRM: 3 поради

Щоб отримати максимальну віддачу від Google-таблиць, радимо вам:

  • Структурувати дані й регулярно оновлювати їх
  • Інтегрувати таблиці з Google Forms для збору даних про клієнтів
  • Використовувати фільтри та інструменти сортування, щоб легше орієнтуватися в інформації

Популярні питання

Чому варто використовувати Google Таблиці?

Google Таблиці — це корисний інструмент для роботи з даними з кількох причин. Завдяки їм, ви можете легко отримати доступ до своїх даних із будь-якого пристрою, спільно працювати над таблицями з іншими користувачами в реальному часі та використовувати математичні формули для точних розрахунків.

Як створити безплатну CRM в Google Таблицях?

Щоб створити безплатну CRM у Google Sheets, усе, що вам потрібно зробити, це створити копію нашого шаблону Google Sheets CRM і відредагувати його відповідно до специфіки вашого бізнесу.

Чи можна створити власну CRM за допомогою Excel?

При належних навичках — це можливо. Однак, така CRM швидше буде нагадувати картковий будиночок, ніж серйозну програму. Будьте готові до постійних помилок, збоїв і змін у налаштуваннях.

Використання CRM в Google Sheets для бізнесу має свої плюси та мінуси. З одного боку, це зручно для малих підприємств чи тих, хто шукає бюджетний спосіб введення обліку справ бізнесу.

З іншого боку, важливо розуміти, що Google Sheets має обмежений функціонал. Це може стати перешкодою для розширення бізнесу. Тому, остаточний вибір між Google Sheets та спеціалізованою CRM-системою має враховувати конкретні потреби бізнесу, його розмір і стратегію.

Зміст