Google Таблиці чи CRM-система: де ефективніше зберігати дані клієнтів

Опубліковано січень 18, 2024, доповнено березень 20, 2025

Бізнес зростає, клієнтів стає більше, а разом з тим у таблицях посилюється хаос. Менеджери гублять дані в десятках вкладок, плутаються в нотатках і не можуть пригадати, коли й про що востаннє спілкувалися з клієнтом. У такому безладі страждає не лише комунікація, а й процес продажу: пропущені завдання, утрачені угоди, нестача контролю над етапами взаємодії. Ці проблеми знайомі кожному бізнесу, який вів клієнтську базу в Google Таблицях.

Чи дійсно таблиці — найзручніший  інструмент управління продажами? Чи варто впровадити CRM-систему, як-от NetHunt CRM, щоб отримати повний контроль над угодами й вибудувати керовану систему продажів? Розгляньмо обидва варіанти, щоб ухвалити зважене рішення.

Читайте про переваги CRM перед Google Таблицями у збереженні, обробленні даних та управлінні ними

Google Таблиці проти NetHunt CRM: основні відмінності

І Google Таблиці, і CRM-системи зберігають та обробляють дані клієнтів. Проте ці інструменти працюють по-різному: Google-таблиці підходять для простого ведення списків, а CRM-система централізує взаємодію з клієнтами, автоматизує бізнес-процеси, планує завдання для команди й контролює ефективність працівників.

Розглянемо головні відмінності між цими інструментами.

1️⃣ Збереження й оброблення даних

Google Таблиці — це електронні таблиці, де менеджери самостійно створюють структуру даних. Для кожного клієнта виділяють окремий рядок, а основні відомості (ім’я, посада, контакти, назва компанії, статус угоди) фіксують у стовпці. Однак з таким підходом дані треба регулярно оновлювати вручну. Це підвищує ризик дублювання записів, помилок і втрати інформації.

У CRM-системі, зокрема NetHunt CRM, кожен клієнт має власну картку. На ній зберігаються контактні дані, історія звернень (електронні листи, дзвінки, спілкування в чатах або соцмережах), записи розмов, завдання, а також важливі документи (контракти, чеки тощо). Менеджери завжди знають, коли й про що спілкувалися з клієнтами, що вони запитували, які пропозиції отримували й на якому етапі перебуває угода.

2️⃣ Функціонал автоматизації

Google Таблиці не мають вбудованих інструментів автоматизації. Більшість дій менеджери виконують вручну. Якщо клієнт відкрив комерційну пропозицію або відповів на лист, Google Таблиці не змінять автоматично його статусу в базі й не призначать відповідального менеджера.

Усе доведеться вносити вручну. Менеджер може не оновити статус угоди або вчасно не передати ліда колезі, що призведе до втрати клієнта.

Натомість NetHunt CRM має потужний функціонал автоматизації бізнес-процесів. Завдяки йому ви зможете:

• автоматично створювати заявки з різних джерел (сайтів, листів, месенджерів, дзвінків) та обробляти їх за одним сценарієм;
• розподіляти заявки між менеджерами й додавати їх до воронки продажів
• оновлювати статуси угод, надсилати нагадування й призначати завдання відповідно до етапу угоди;
• відстежувати відкриття листів і переходи за посиланнями;
• підігрівати лідів за допомогою ланцюжків автоматичних (і персоналізованих!) листів.

3️⃣ Гнучкість налаштування доступу до даних

В обох інструментах із клієнтською базою можуть працювати одночасно кілька фахівців. Google Таблиці надають спільний доступ до даних через посилання або імейл-запрошення. Менеджер може призначити три рівні доступу:

• редагування — користувачі можуть змінювати, додавати й видаляти дані;
• коментування — можна переглядати дані й залишати коментарі;
• перегляд — інформацію можна лише переглядати.

CRM-система пропонує гнучкіше налаштування: адміністратор розмежовує права й рівні доступу колег у системі. Усе залежить від ролі користувача в компанії. Вони можуть бути стандартними або унікальними. Наприклад, менеджер із продажу бачить теки з угодами, а бухгалтер має доступ до рахунків.

4️⃣ Аналітика та звітність

У Google Sheets CRM можна будувати графіки та зведені таблиці для візуалізації даних, але всі розрахунки доведеться налаштовувати вручну. Це ускладнює аналіз продажів і відстеження конверсії, адже менеджерам треба:

• самостійно створювати формули;
• уручну оновлювати дані, щоб отримати актуальну інформацію;
• регулярно перевіряти розрахунки, щоб уникнути помилок.

На відміну від Google Таблиць, CRM-система автоматично збирає, аналізує та візуалізує дані про взаємодію з клієнтами, продажі, маркетинг, обслуговування й інші аспекти бізнесу.

Керівники отримують повний контроль над показниками без зайвих витрат часу й прямо в CRM-системі відстежують:

• динаміку залучення клієнтів — скільки нових лідів з’являється, їхній пріоритет і як вони конвертуються в угоди;
• ефективність менеджерів — кількість закритих угод і середній чек;
• просування угод лійкою продажів — які етапи продажу найбільш критичні, де потенційні клієнти найчастіше вагаються;
• ефективність каналів залучення — які джерела трафіку дають найбільший дохід.

5️⃣ Масштабованість та інтеграції

Google Таблиці — відмінне рішення для малого бізнесу або стартапу, коли клієнтів небагато й процеси можна вести вручну. Там легко створювати прості списки, використовувати базові формули тощо. Проте зі зростанням компанії та збільшенням обсягу даних таблиці працюють повільніше, а через ручне оновлення даних з’являються помилки й дублювання інформації. Розширення функціоналу потребує складних формул або зовнішніх інтеграцій, що забирає час і ресурси.

CRM-система створена для роботи в умовах масштабування. Вона легко керує великою базою клієнтів, централізує комунікації та автоматизує ключові бізнес-процеси.

Наприклад, NetHunt CRM не лише організовує дані, а й інтегрується з:

• Gmail і Google Workspace — для збереження історії листування безпосередньо в CRM;
• сервісами телефонії (Ringostat, UniTalk, Binotel, Stream Telecom, Phonet) — для запису дзвінків та автоматичного збереження комунікації;
• популярними месенджерами (Telegram, Viber, Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp) — для централізації листування з клієнтами;
• LinkedIn — для автоматичного збереження контактів і комунікації в соцмережі;
• Intercom і Slack — для внутрішньої взаємодії команди та швидкого обміну даними.

Як обрати найкращий інструмент для бізнесу

Вибір між Google Таблицями й CRM-системою залежить від масштабів компанії, обсягу даних, кількості клієнтів і потрібного рівня автоматизації. Щоб ухвалити правильне рішення, чесно оцініть процеси й дайте відповіді на ключові запитання:

• Скільки у вас клієнтів?

Якщо у вас небагато клієнтів і ви зберігаєте лише базову інформацію (контакти, нотатки), Google Таблиць буде достатньо. Але якщо база клієнтів постійно зростає, і вам треба відстежувати історію спілкування, статуси угод і завдання команди, CRM — надійніше рішення.

• Як ви контролюєте комунікацію?

Бували ситуації, коли менеджер забував відповісти клієнту або плутав деталі попередніх розмов? Якщо такі випадки вам знайомі — це сигнал, що час об’єднати комунікацію з клієнтською базою в CRM. Усі листи, дзвінки й завдання будуть під рукою, а повна історія взаємодії відкриватиметься за одне натискання прямо з картки клієнта.

• Чи потрібна вам автоматизація?

Автоматичні нагадування, персоналізовані розсилки, контроль усіх дедлайнів та оновлення статусів угод — реалізувати все це в Google Таблицях нереально без додаткових скриптів. У CRM ці функції вже вбудовані, тому команда триматиме процеси під контролем без зайвих зусиль.

• Скільки людей працює з базою клієнтів?

Google Таблиці — зручний інструмент для спільної роботи команди. Але що більше людей працює з даними, то важче відстежувати, хто і які зміни вносив і чи не припустився помилок. З часом це призведе до плутанини, затримок у роботі та втрати важливої інформації.

Натомість CRM-система фіксує дії кожного користувача, розподіляє права доступу й підвищує відповідальність команди.

• Чи потрібна вам аналітика та звіти?

У Google Таблицях усю аналітику треба створювати вручну, а оновлення даних потребує часу та уваги. CRM-система автоматизує цей процес: збирає та оновлює показники за угодами, продажами й продуктивністю менеджерів у реальному часі, формує наочні звіти.

Висновок

Вибір між Google Таблицями й CRM-системою — не просто питання зручності, а стратегічне рішення, яке впливає на ефективність роботи всієї команди й розвиток бізнесу.

Google Таблиці добре підходять для невеликих команд і простих процесів. Це швидке, безплатне й зрозуміле рішення для ведення клієнтської бази на початкових етапах. Але коли бізнес зростає, клієнтів стає більше, а процеси ускладнюються, менеджери витрачають дедалі більше часу на оновлення даних у таблицях, пошук інформації та виправлення помилок, а керівники — на контроль цих процесів.

Упровадження CRM — це інвестиція в довгостроковий розвиток компанії. Автоматизація комунікацій, персоналізований підхід до клієнтів і структуроване управління продажами дають змогу не лише вести базу контактів, а й розвивати бізнес стратегічно. Що раніше компанія перейде на CRM, то легше інтегрує систему в роботу команди й масштабує процеси без хаосу.

Популярні питання

Зміст