CRM-система здатна підвищити ефективність будь-якого бізнесу шляхом надання йому точних, систематизованих даних про клієнтів та стандартизації процесів. Проте впровадити CRM у повсякденну роботу відділу продажу не завжди легко.

Іноді ваші колеги можуть забувати користуватися CRM-системою; інколи — просто не хочуть цього робити. Таке ставлення до CRM нерідко призводить до неповної інформації про клієнтів, погано організованих даних про клієнтів, заплутаних робочих процесів та втрачених угод.

Врешті-решт, якщо ви таки інвестували в систему CRM, ви, швидше за все, хочете, щоб ваша команда використовувала її.

У цій статті ми дамо вам декілька порад про те, як впровадити CRM-систему в компанію таким чином, щоб ваші співробітники її активно використовували та відчували переваги даного інструменту.

Вибирайте зручну та просту CRM

Ринок програмного забезпечення CRM — один із найбільш стрімко ростучих. Щотижня новий гравець заходить на ринок, розширюючи лінійку доступних CRM-рішень. Відповідно до статистики, 2020 року загальний обсяг ринку CRM становив 43,7 мільярда доларів. Дослідження також показує, що 91% компаній із більш ніж десятьма співробітниками використовують CRM у своїх повсякденних робочих процесах. У 2022 цей показник ще більший!

Перш ніж купувати CRM, потрібно зрозуміти, які саме вони бувають та чим відрізняються. Вам необхідно орієнтуватися у всіх видах рішень — хмарні та серверні СРМ-системи, CRM інтегровану з Gmail або як веб-додаток, CRM із функціоналом для маркетингу чи без. Чи ви використовуєте LinkedIn для лідогенерації? Чи потрібна вам звітність про продаж та аналітика? Автоматизація бізнес-процесів?

CRM мають багато функцій, тому вам потрібно чітко визначити, які з них вам потрібні, і починати пошук найпростішої для вас у використанні та впровадженні CRM.

Якщо ви вибрали CRM із надто великою кількістю функцій, вашим співробітникам буде складно розпочати роботу із системою. Ви повинні переконатися, що інструмент, який ви плануєте використовувати, інтуїтивно зрозумілий, простий, підходить для повсякденної роботи команд та вписується у їхні процеси.

У NetHunt CRM ми переконані в тому, що ви не повинні підлаштовувати свій бізнес під CRM систему. Навпаки, CRM має налаштовуватись таким чином, щоб підлаштовуватись під ваші бізнес процеси.

Ось список основних функцій CRM-системи:

  • Імпорт даних із Spreadsheets, CSV або інших CRM-систем
  • Сегментація бази клієнтів
  • Історія кожної угоди та комунікації з контактом
  • Воронка продажів та відстеження прогресу угод
  • Функція імейл-маркетингу та масових розсилок
  • Автоматизація бізнес-процесів
  • Звітність з продажу та аналітика
  • Статистика активності та ефективності команди
  • Інтеграції з іншими сервісами для продажу та маркетингу
  • Постановка та відстеження виконання завдань
  • Кастомізація системи та налаштування під свої бізнес-процеси
  • Мобільні додатки; Android та iOS

Діліться з командою перевагами CRM

Якщо ваші співробітники звикли працювати з Google Spreadsheets або Excel, їм може бути складно швидко полюбити і звикнути до нової системи. Вони можуть сприймати нову систему як додаткову роботу понад вже існуючих повсякденних завдань. Це, безумовно, сприйматиметься як знущання та ускладнюватиме їхнє розмірене робоче життя.

Тож, ваше завдання полягає в тому, аби запевнити їх у протилежному. Вам необхідно показати своїм працівникам, що насправді CRM-система автоматизує безліч рутинних завдань, таких як введення даних, ланцюжки листів, постановка завдань, оповіщення та інше, тим самим беручи на себе частину їхньої роботи.

Ось список основних переваг CRM, про які ви можете наголосити своїй команді...

  • Можливість зосередитись більше часу на стратегічних або креативних задачах, на які зазвичай не вистачає часу через адміністративну рутину, завдяки автоматизації продажів.
  • Прискорений робочий процес завдяки добре організованій базі даних з повною інформацією про клієнтів.
  • Відсутність необхідності запам’ятовувати дату наступного листа або дзвінка — все є у CRM та автоматизується.
  • Можливість візуально відстежувати прогрес угод завдяки воронці продажу.
  • Можливість отримати більше прибутку, оскільки конвертувати потенційних клієнтів у покупців стає швидше та легше.
  • Можливість відстежити свою ефективність за допомогою звітів про продаж та аналітиці.
  • Покращена комунікація із іншими командами завдяки можливості комунікувати безпосередньо у картках клієнтів у CRM.

Поговоріть зі своєю командою продажу і переконайте їх, що CRM-система має багато переваг і здатна вивести їх робочий процес на новий рівень.

Призначте CRM-менеджера

CRM-менеджер – це людина, яка забезпечує безперебійне впровадження та користування CRM-системою. Ця людина добре розуміє процеси всіх команд та може налаштувати CRM таким чином, щоб інструмент ідеально підходив під них — без необхідності змінювати щось у самих процесах.

CRM-менеджери створюють структуру картки клієнтів у CRM на основі даних, які необхідні всі відділам компанії, щоб закривати угоди та утримувати клієнтів. CRM-менеджер також координує роботу відділів продажу і маркетингу в CRM, узгоджуючи їх і надаючи їм доступ до тих самих даних для безперебійної роботи з клієнтами.

Перелік обов'язків CRM-менеджера може включати…

  • Моніторинг та оновлення облікових записів в системі.
  • Налаштування автоматичних процесів у CRM-системі.
  • Відстеження вузьких місць у процесах продажу та маркетингу.
  • Відстеження ефективності задіяних каналів продажу.
  • Пропонувати нові підходи роботи з клієнтами.

Ви можете найняти на цю посаду окремого спеціаліста, який має досвід впровадження CRM. Або ж ви можете запропонувати суміщати цю посаду одному зі своїх поточних співробітників, які добре володіють вашою CRM, і використовують її щодня.

У будь-якому випадку, CRM-менеджер повинен бути відповідальним, уважним до деталей, досвідченим та мати аналітичні здібності.

Створіть гайд з використання CRM та проведіть тренінг співробітникам

Створіть папку на спільному диску з різними інструкціями щодо використання всього функціоналу CRM. Щоразу, коли у вашого колеги виникатимуть питання чи проблеми із використанням інструменту, він може самостійно переглянути такий гайд і знайти відповіді. Розробіть бібліотеку інструкцій та шаблонів дій для різних робочих процесів. Також складіть список поширених запитань про CRM та підготуйте на них відповіді.

Нехай гайд буде для вашої команди джерелом інформації про те, з якими даними та як само їм потрібно працювати в CRM.

Ось приклад декількох інструкцій, які ви можете підготувати…

  • Які дані про клієнта в картку треба обов'язково вносити, а які заповнюються автоматично.
  • Формат вводу даних до CRM: порядок дати, місяця та року народження клієнту, формат номеру телефону тощо.
  • Теги, які треба присвоювати клієнту для різних каналів продажу.
  • Автоматичний ланцюжок дій, коли клієнт потрапляє до воронки продажу.

Процес адаптації до нового проходить у всіх по-різному. Тож, це абсолютно нормально, якщо частину вашої команди пригнічує думка про необхідність звикнути до нового зрізу відповідальності при поточній кількості задач. Дуже важливо проводити тренінги для команди, щоб показати їм, що CRM впроваджується для того, щоб допомогти їм, а не ускладнити їхнє життя. Обов’язково виділяйте час при наймі нових співробітників для того, щоб розказати їм як користуватись CRM-системою.

Гейміфікуйте свою CRM-систему

Гейміфікація продажу – це процес перетворення звичних процесів продажу у змагання та свого роду гру. Це стратегія, яка допомагає гейміфікувати показники продажу для створення дружньої конкуренції між менеджерами. Зазвичай у менеджерів з продажу присутній дух конкуренції, тому гейміфікація може справді мотивувати їх!

«87% співробітників кажуть, що гейміфікація робить їх більш продуктивними»

🗣️Джерело: Bravon

Звичайно, там, де є змагання, має бути і винагорода для переможців! Визначайте переможців на щомісячних зустрічах і вручайте приз переможцям, тим самими мотивуючи як переможця, так і інших співробітників.

Щоб стимулювати впровадження системи, гейміфікуйте показники, які можна відстежувати лише у CRM. Наприклад, кількість угод чи контактів, доданих до CRM-системи, кількість угод на певних етапах воронки, кількість закритих угод та їх сума, процент відкриття чи відповіді на листи та розсилки тощо.

Таким чином, менеджери з продажу не матимуть іншого вибору, окрім як зазирнути в систему CRM, щоб знайти важливі показники або оновити дані.

Автоматизуйте процеси відділу продажу

Однією з найкращих переваг CRM-системи є те, що вона автоматизує бізнес-процеси. Автоматизація продажу делегує ручні завдання з продажу CRM, щоб ваші менеджери з продажу могли сфокусуватись на більш важливих речах, як закриття угод. Спростіть життя своїх продавців і впровадьте автоматизацію продажів за допомогою CRM-системи.

Наприклад, CRM-система допомагає автоматизувати генерацію лідів. Без CRM вам доведеться збирати всі дані вручну та вводити  кожен рядок руками у Spreadsheet чи подібні інструменти. За допомогою CRM генерація потенційних клієнтів відбувається автоматично через різноманітні канали - веб форми, імейл, LinkedIn, чати на сайті тощо.

Наприклад, у NetHunt CRM ви можете використовувати веб-форми, щоб автоматично зібрати дані про потенційних клієнтів, які відвідують ваш сайт. На цьому скріншоті показано автоматичний процес збору лідів із сайті за допомогою форми реєстрації та подальший автоматичний процес підігріву лідів із серією листів.

Автоматизація після реєстрації ліда
Автоматизація після реєстрації ліда

Завдяки автоматизації продажів ваші  менеджери з продажу витрачатимуть менше часу на виконання ручних завдань, отримуватимуть більше  задоволення від своєї роботи тепер, коли вони зосереджені на більш креативних речах, встигатимуть закривати більше завдань і час від часу матимуть час для чашки кави із своїми колегами.

Ключові висновки

  • Виберіть просту у використанні CRM, щоб підвищити її прийняття серед команд.
  • Переконуйте співробітників про переваги, які вони отримають, якщо використовуватимуть CRM.
  • Для кращого впровадження CRM призначте CRM-менеджера.
  • Створіть гайд та інструкції для своїх співробітників, до яких вони зможуть звернутися в разі необхідності.
  • Проводьте регулярне навчання своїх співробітників по функціоналу CRM, особливо, коли виходять оновлення та з'являються нові функції.
  • Винагороджуйте тих, хто регулярно використовує CRM-систему.
  • Автоматизуйте процеси продажу, щоб звільнити своїх продавців від повсякденних та рутинних завдань.

Все ще не використовуєте CRM-систему? Спробуйте NetHunt CRM безкоштовно протягом 14 днів. Оберіть функціонал та тарифний план, який відповідає вашим бізнес-потребам.

Зміст