Безпека даних CRM системи: чому важливо?
Захист даних — один із головних параметрів, за яким варто обирати CRM, поряд із тим, наскільки добре реалізована омніканальність. І все ж, чи безпечно взагалі вести базу клієнтів у CRM-системі, тим більше, в хмарній? У цій статті розповімо, як CRM забезпечує захист персональних даних і документів від різних загроз.
Чи потрібно захищати базу клієнтів і від чого?
ННавіть якщо вам здається, що ваші робочі записи нікому не потрібні, ризик їх втратити все одно існує — тому варто налаштувати і email-трекінг для контролю. Які потенційні загрози підстерігають базу клієнтів і документи?
- Викрадення або «злиття» бази конкурентам
Активні бази клієнтів високо цінуються на ринку, так само, як і дані з автоматизації телефонії. Базу можуть викрасти як сторонні особи, зламавши доступ до неї, або «злити» самі співробітники компанії. Нерідкі випадки, коли менеджери, звільняючись, забирають більшу частину клієнтів із собою. - Видалення бази «ображеними» співробітниками
Якщо база ніяк не захищена, будь-який співробітник, з яким стався конфлікт, несе потенційну загрозу. Він може просто видалити важливі документи, включаючи контакти клієнтів. - Втрата даних через збої і помилки
Відключення інтернету або електрики, поломка жорсткого диску, збій програми, віруси — все це може призвести до втрати важливої інформації. Якщо база ведеться в Excel або в аналогічній програмі, файл може бути пошкоджено. - Вимагання
Чимало компаній зіткнулися з таким видом злочинів, включно з CRM для страхових компаній, де дані особливо чутливі. Зазвичай вимагання робиться за допомогою спеціальної шкідливої програми, яка шифрує дані і вимагає заплатити круглу суму за відновлення доступу. На жаль, дані не завжди вдається відновити. - Людський фактор
Рядовий співробітник може випадково видалити дані або допустити помилку, яка може призвести до пошкодження інформації — тому важливе і просунуте управління контактами в Gmail.
Як захистити робочі файли і документи
Існує безліч способів захисту файлів і документів: від елементарних до високотехнологічних, так само, як і підходів до сегментації ринку. Разом з тим, усі вони тільки знижують вірогідність того, що з файлами щось станеться, але не дають 100% гарантії.
Відповідно, якщо стоїть задача забезпечити безпеку даних, варто проаналізувати найбільш вразливі області та збільшити ступінь захисту саме для них.
Малому та середньому бізнесу, як і CRM-системам для фрілансерів, зазвичай не по кишені реалізовувати складні схеми захисту персональних даних. Однак, це і непотрібно, адже потенційних загроз у такого бізнесу зазвичай менше. Від кого і чого варто в першу чергу захистити базу клієнтів і робочі документи? — Від недобросовісних співробітників, вірусів і різних збоїв техніки і програмного забезпечення. Всі ці завдання здатна вирішити хмарна CRM-система.
Безпеці даних у CRM приділяється велика увага. Адже компанії довіряють їй найдорожче. Адже компанії довіряють їй найдорожче — контакти клієнтів і облік угод. Наскільки надійний захист персональних даних в CRM і як він реалізується? Розповімо на прикладі NetHunt CRM.
Безпека даних CRM всередині офісу
Ми вже згадували вище, що кожній компанії варто захистити робочі документи в першу чергу від випадкових або навмисних дій персоналу. Для захисту даних в CRM NetHunt реалізував цілий ряд можливостей.
Ієрархія доступу
Безпека даних в CRM-системі NetHunt забезпечується гнучкими налаштуваннями доступу. Адміністратор може призначати різні ролі для співробітників і управляти дозволами для них, а також налаштовувати автопостановку завдань команді. Кожному менеджеру можна відкрити тільки ту частину бази, з якою він безпосередньо працює, дозволити одні дії і заборонити інші.
Завдяки тому, що будь-яке редагування даних у CRM ведеться з індивідуального акаунта, при необхідності можна побачити, хто і коли вносив зміни — повний перелік подібних рішень зібрано на сторінці сервісів NetHunt CRM.
Також доступ до CRM можна миттєво заборонити — наприклад, якщо працівник звільняється.
Захист від копіювання та видалення
Ієрархія ролей в NetHunt CRM дає можливість вибірково призначати функції для видалення та експорту даних для кожного співробітника. Інтерфейс CRM-системи організований таким чином, що копіювання інформації або зняття скріншотів займе дуже багато часу — це стосується і даних із каналів на кшталт інтеграції з Telegram.
Можливість відновлення даних
Якщо все ж таки дані були видалені помилково або навмисно, вони не зникнуть безслідно, включно з даними з таких каналів, як інтеграція з Viber. Зниклі записи зможе відновити людина, за якою закріплена роль адміністратора — це стосується і даних з інтеграції з WhatsApp.
Мінімізація помилок через людський фактор
Робота в інтерфейсі CRM-системи не тільки економить час, а й мінімізує ймовірність помилок — це стосується і того, як влаштована автоматизація обробки заявок із сайту. Багато даних (наприклад, нові заявки з сайту) можуть переноситися в NetHunt автоматично. Заповнення полів часто можна реалізувати за допомогою випадаючих списків. Коли інформація вводиться вручну, CRM перевірить її та попередить про створення дублікатів. Таким чином, база даних буде містити тільки унікальну інформацію про клієнтів і угоди.
Захист даних в CRM від злому і технічних збоїв
NetHunt забезпечує високий рівень безпеки даних в CRM-системі.
Сервери
Всі дані, які компанія вносить в CRM, включно з чатами з клієнтами в месенджерах, зберігаються на серверах Google в США. Це гарантує безперебійну роботу за рахунок регулярно оновлюваного обладнання та програмного забезпечення.
Резервне копіювання
NetHunt CRM забезпечує захист даних в CRM від випадкового видалення за допомогою резервних копій, так само, як і автоматизація продажів захищена від збоїв. Щоб захистити файли і документи від видалення, ми рекомендуємо також самостійно налаштувати автоматичне створення резервних копій. Також дані можна експортувати в ручному режимі за наявності відповідного рівня доступу. Інструкція, як зробити бекап даних в CRM-системі NetHunt за посиланням.
Відповідність стандартам безпеки
Оскільки NetHunt CRM, і зокрема інтеграція CRM із Gmail, має пряму інтеграцію з сервісами Google Workspace, вона відповідає стандартам безпеки Google. Ці стандарти включають ряд параметрів, у тому числі вимоги до доступу по API, до рівня захисту даних в CRM і умов використання даних. Для відповідності стандартам NetHunt щорічно проходить перевірку безпеки CRM і підтверджує виконання цих вимог. Більше почитати про щорічну перевірку можна в цій статті.
Висновки
Хмарні CRM-системи, такі як українська NetHunt CRM, здатні забезпечити істотно вищий рівень безпеки, ніж той, що можна організувати своїми силами. За рахунок того, що CRM поставляється безлічі користувачів по всьому світу, якісний захист робочих документів обходиться значно дешевше, ніж самостійне забезпечення безпеки.
NetHunt CRM відповідає світовим стандартам безпеки, тому їй з упевненістю можна довірити клієнтську базу та інші робочі дані.