Імейл-розсилка: як запустити, що перевірити і як не потрапити в спам

Попри зростання популярності соціальних мереж і чатів з клієнтами в месенджерах, імейл-маркетинг — один із найдієвіших способів комунікації з клієнтами.

Щодня у світі надсилають приблизно 376 мільярдів електронних листів, а до до 2027 року ця цифра зросте до понад 408 мільярдів .

Щоб ваш лист не загубився серед сотень інших, дотримуйтеся кількох простих, але важливих принципів ефективної комунікації. Як зачепити увагу читача з першої фрази? Лист з якою темою точно відкриють? І головне: що робити, щоб лист не потрапив до теки «Спам», а приніс натискання, переходи й продажі? Відповіді на ці запитання шукайте в статті!

• Перед запуском розсилки зберіть якісну базу контактів, визначте мету та сегмент аудиторії.
• На відкриваність листів впливають тема, текст передперегляду, репутація відправника та релевантність повідомлення.
• Для хорошої доставлюваності важливі технічні налаштування домену, згода контактів і чиста база.
• Після кожної кампанії аналізуйте відкриття, кліки, відписки, недоставлені листи та цільові дії.

Що таке імейл-розсилка і чим вона корисна бізнесу

Імейл-розсилка — регулярне або заплановане відправлення електронних листів конкретній базі отримувачів із певною метою: інформувати, нагадувати, продавати або підтримувати контакт.

Такий формат комунікації дає змогу доносити до підписників актуальні новини, спеціальні пропозиції, персоналізовані рекомендації та корисний контент. Імейл-розсилки вибудовують довгострокові відносини з клієнтами, підвищують упізнаваність бренду, стимулюють продажі тощо.

Це важливий маркетинговий інструмент, який допомагає:

• підтримувати постійний контакт із клієнтами;
• повідомляти про акції, новинки й важливі події;
• нагадувати про себе й зміцнювати лояльність аудиторії;
• збільшувати продажі з персоналізованими пропозиціями.

Які бувають імейл-розсилки

Залежно від мети, аудиторії та етапу взаємодії з клієнтом розсилки можуть виконувати різні завдання. Розглянемо основні типи та коли їх варто використовувати.

Промо-розсилки

Такі листи використовують, щоб розповісти про акції, нові продукти, спеціальні пропозиції, події чи оновлення. Їх можна надсилати всій базі або окремим сегментам. Щоб промо-листи залишалися доречними, важливо враховувати інтереси аудиторії та не надсилати їх занадто часто.

Автоматичні листи

Ці повідомлення надсилаються автоматично після певної дії або події: наприклад, нового звернення, реєстрації чи зміни етапу угоди. Їхня перевага в тому, що клієнт отримує потрібне повідомлення в потрібний момент, а менеджеру не потрібно надсилати його вручну.

Транзакційні листи

Це службові повідомлення, пов'язані з конкретною дією користувача — так само формалізований підхід потрібен і в тому, як влаштований рекрутинг відділу продажів. На відміну від маркетингових розсилок, їхнє головне завдання — передати важливу інформацію про виконану дію.

Вітальна серія

Це послідовність листів для нових підписників — вона теж впливає на те, як побудувати клієнтський сервіс. Вона допомагає познайомити людину з компанією та продуктом, поділитися корисною інформацією й поступово підвести до наступної дії.

Реактиваційні кампанії

Такі листи надсилають контактам, які давно не взаємодіяли з компанією — це і є генерація та підігрів лідів у дії. Їхня мета — відновити комунікацію та перевірити, чи залишається контакт зацікавленим у ваших пропозиціях.

Як запустити першу імейл-розсилку: покроковий план

Щоб перша імейл-розсилка не перетворилася на хаотичне надсилання листів, краще одразу вибудувати зрозумілий процес. Далі розберемо основні кроки — від збору бази до аналізу результатів.

Крок 1. Зберіть базу контактів

Не варто купувати готові бази електронних адрес — це одна з типових помилок, які не дають закривати ліди. Люди в таких списках не давали згоди на отримання ваших листів, тому ймовірність скарг на спам значно зростає.

Збирати контакти можна через:

• форму підписки на сайті;
• заявку на демо або консультацію;
• реєстрацію на вебінар чи подію;
• оформлення замовлення;
• завантаження корисного матеріалу;
• особисту комунікацію з подальшою згодою на розсилку.

Крок 2. Визначте мету розсилки

Перед написанням листа дайте відповідь на запитання: що має зробити читач після цього повідомлення? Наприклад:

• записатися на демо;
• зареєструватися на вебінар;
• переглянути новий продукт;
• повернутися до незавершеної покупки;
• прочитати новий матеріал;
• відповісти менеджеру.

Мета визначатиме тему, текст, сегмент аудиторії та заклик до дії.

Крок 3. Сегментуйте аудиторію

Надсилати один і той самий лист усім контактам не завжди доречно. Новий лід, постійний клієнт і компанія, з якою не було спілкування кілька місяців, перебувають у різному контексті. Сегментувати базу можна, наприклад за:

• галуззю;
• посадою;
• регіоном;
• розміром компанії;
• джерелом ліда;

Детальніше про сегментацію клієнтів.

Крок 4. Оберіть інструмент для розсилок

Є два основні підходи. 

Окремий сервіс імейл-маркетингу. Наприклад, eSputnik, SendPulse чи інші спеціалізовані платформи. Вони зазвичай мають редактори листів, шаблони, сегментацію та аналітику. 

CRM із функціями розсилок. Наприклад, NetHunt CRM. У такому випадку кампанії запускаються з тієї самої системи, де вже зберігаються дані про лідів, клієнтів, угоди, воронку продажу та попередню взаємодію. Для B2B-команд такий підхід особливо зручний, коли сегментація та персоналізація мають базуватися безпосередньо на даних CRM.

Якщо для вас важливо не переносити списки між кількома сервісами, цей підхід можна перевірити в NetHunt CRM. Протягом 14-денного пробного періоду можна протестувати роботу з власною базою, сегментами та імейл-кампаніями.

Крок 5. Підготуйте лист

Базова структура листа може виглядати так:

• тема — коротко пояснює, чому варто відкрити лист;
• текст передперегляду — доповнює тему;
• привітання — за можливості персоналізоване;
• основний текст — одна головна думка без зайвої інформації;
• заклик до дії — зрозумілий наступний крок.

Крок 6. Перевірте лист перед відправленням

Перед запуском кампанії:

• надішліть тестовий лист собі;
• перевірте відображення на комп'ютері та смартфоні;
• відкрийте всі посилання;
• перевірте персоналізовані поля;
• перечитайте текст;

7. Додавайте зрозумілий заклик до дії

Читач не має здогадуватися, чого ви від нього очікуєте. Формулюйте CTA так, щоб усе було зрозуміло з першого погляду:

• «Зареєструватися на вебінар»;
• «Завантажити посібник»;
• «Отримати знижку».

Окрім змісту, важливе й візуальне оформлення. Заклик до дії має виділятися, тож найкраще оформлювати його у вигляді кольорового блока або кнопки. Вона має бути великою, контрастною і розташовуватися зручно, особливо на мобільних пристроях, де простота навігації критично важлива.

Стежте, щоб кнопка не губилася серед тексту, а навпаки, привертала увагу.

8. Тестуйте розсилки перед відправленням

Один технічний збій — і замість професійного враження ви ризикуєте викликати роздратування чи недовіру.

• Перевіряйте, який вигляд має лист на різних пристроях. Більшість користувачів читає пошту саме з мобільного. Важливо, щоб лист був зручним і зрозумілим на маленькому екрані: шрифт легко читався, кнопки не з’їжджали, блоки не накладалися.
• Перевірте всі посилання в листі: чи працюють, чи ведуть туди, куди треба, чи не містять помилок в адресі.
• Звертайте увагу на граматику й орфографію, адже помилки знижують довіру до бренду й указують на непрофесіоналізм.
• Зробіть тестове відправлення листа на власну пошту й погляньте на нього очима клієнта: оцініть структуру, стиль, зручність, загальне враження.

9. Надсилайте листи в правильний час

Найгірший час для розсилок — з 18:00 до 5:00. У цей період користувачі рідко взаємодіють із поштою, а якщо й відкривають лист, не готові до цільової дії.

Найкраще надсилати листи вранці між 9:00 та 11:00. Більшість людей уже на роботі, переглядають пошту, складають плани на день і готові сприймати нову інформацію. Це вдалий момент: ваша пропозиція зʼявиться тоді, коли є час її прочитати.

Альтернативний період — з 13:00 до 14:00, коли частина аудиторії повертається з обіду й знову звертає увагу на вхідні повідомлення.

Щодо днів тижня, субота — найменш вдалий день для розсилок. Цього дня спостерігається найнижчий показник відкриттів — усього 17 %, а клікабельність — лише приблизно 2 %.

10. Аналізуйте результати розсилок

Без оцінки результатів ви не знатимете, що спрацювало, а що — ні. Відстежуйте ключові показники:

• Відсоток відкриттів — показує, наскільки вдало ви обрали тему й прехедер. Якщо листи не відкривають, експериментуйте з формулюванням, довжиною теми або часом надсилання.
• Відсоток натискань — показує, наскільки людям цікаво, що ви запропонували в листі; детальніше про те, як підвищити конверсію продажів.
• Відписки — якщо цей показник зростає, це сигнал, що щось не так, так само, як і ознаки застою у продажах.

Аналізуйте ці показники після кожної кампанії і робіть висновки — саме для цього і потрібна звітність та аналітика CRM. зЩо уважніше ви ставитеся до кожного запуску, то кращою буде наступна розсилка.

Як з NetHunt CRM запустити ефективну імейл-розсилку

Щоб імейл-розсилка давала не просто відкриття, а відповіді й продажі, важливо поєднати якісний контент із правильним інструментом. Українська NetHunt CRM — рішення, яке допоможе бізнесу:

Сегментувати контакти за будь-якими критеріями

У NetHunt CRM ліди, клієнти й угоди зберігаються в єдиній базі — це і є основа організації бази клієнтів у CRM. Кожен запис у системі має набір полів — стандартних і тих, які ви додали самі. Завдяки цьому можна швидко відфільтрувати аудиторію для розсилки за будь-якими ознаками:

• надіслати лист лише новим лідам, які залишили заявку минулого тижня;
• надіслати лист лише новим лідам, які залишили заявку минулого тижня;
• відібрати тих, хто давно не взаємодіяв з вами, і спробувати повернути їх.

Сегментація дає змогу надсилати цілеспрямовані, точні листи, цікаві конкретній аудиторії, а не загальні повідомлення для всіх.

Персоналізувати листи

У NetHunt CRM ви надсилаєте розсилки так само, як звичайні листи, але з додатковими можливостями.

Головна перевага — персоналізація за допомогою макросів. Макрос — змінна, яка автоматично підставляє дані із CRM у шаблон листа. Наприклад, ви вставляєте в шаблон поле {{First Name}} — і кожен одержувач бачить своє ім’я. Те саме стосується компанії, посади, продукту, дати, знижки чи будь-якої іншої інформації.

Ви створюєте один шаблон, а кожен лист виходить унікальним і персональним.

Автоматизувати розсилку

NetHunt CRM дає змогу не лише створювати одноразові кампанії, а й налаштовувати автоматичні тригерні розсилки — детальніше про автоматизацію продажів за допомогою CRM-системи.

Наприклад:

• новий лід потрапив у CRM — одразу надсилається вітальний лист;
• угода переходить на новий етап — відправляється відповідна пропозиція;
• клієнт не відповідав три дні — автоматично надсилається нагадування.

Треба один раз налаштувати тригери, а далі система сама відправляє листи в потрібний момент — це частина ширшої автоматизації продажів. Так ви економите час і не втрачаєте нагоди для комунікації — цьому також сприяє прозоре керування командою.

Аналізувати ефективність кампаній

Після запуску кожної розсилки NetHunt показує детальну статистику, зокрема:

• скільки людей відкрило лист;
• хто натиснув на посилання;
• хто відписався;
• які листи не були доставлені.

Ви бачите не лише загальні цифри, а й поведінку кожного контакту. Наприклад, можна створити окрему групу з тих, хто відкрив лист, але не натиснув, і надіслати їм повторну розсилку або персональний фоловап.

Це дозволяє вчитися на кожній кампанії, змінювати підходи, теми, формат листів, щоб наступні розсилки були ще ефективнішими.

Планувати розсилки на потрібний час

У NetHunt CRM ви можете запланувати розсилку на конкретний день і час, і система надішле лист автоматично, навіть якщо ви не онлайн. Це зручно, якщо:

• треба, щоб лист з’явився у вхідних зранку в робочий день, коли шанси на відкриття найвищі;
• ваша аудиторія в різних країнах і часових поясах;
• ви готуєте серію повідомлень наперед, наприклад до запуску акції, вебінару чи релізу продукту.

З функцією планування можна працювати на випередження, продумувати комунікацію наперед і не турбуватися, що важливий лист відправлять із запізненням або в невдалий час.

Як не потрапити в спам

Навіть хороший текст не допоможе, якщо поштові сервіси не довіряють відправнику або база містить багато неактивних адрес.

Налаштуйте домен

Для корпоративних розсилок варто правильно налаштувати автентифікацію домену.

Основні механізми:

• SPF — визначає, які сервери можуть надсилати листи від імені вашого домену.
• DKIM — додає цифровий підпис до листа та допомагає перевірити його справжність.
• DMARC — задає правила обробки повідомлень, які не пройшли перевірки SPF або DKIM.

Конкретні налаштування залежать від вашого поштового провайдера та способу відправлення.

Не збільшуйте обсяг різко

Якщо домен новий або з нього давно не надсилали маркетингових листів, краще збільшувати обсяг поступово.

Починайте з релевантних і активних сегментів, стежте за доставлюваністю та реакцією аудиторії.

Підтримуйте базу в актуальному стані

Регулярно перевіряйте адреси, на які листи не доставляються, працюйте з неактивними контактами та не додавайте людей до маркетингової розсилки без належної підстави.

Велика база не завжди краща. Важливіше мати контакти, яким справді релевантні ваші повідомлення.

Чекліст: чи готова імейл-розсилка до відправлення

Перед запуском перевірте:

• Тема зрозуміла та відповідає змісту листа
• Текст передперегляду доповнює тему
• Лист отримує релевантний сегмент аудиторії
• Персоналізовані поля підставляються правильно
• У листа є одна основна мета
• Заклик до дії зрозумілий
• Усі посилання працюють
• Лист коректно відображається на смартфоні
• Налаштовано відстеження результатів

Висновок

Зберіть якісну базу, визначте мету, сегментуйте аудиторію, персоналізуйте звернення — і кожна ваша кампанія буде відчуватись як особисте повідомлення, а не спам. Аналізуйте результати після кожної розсилки і покращуйте наступну.

Якщо ви працюєте в B2B і хочете, щоб розсилки були частиною єдиного процесу з продажами, — спробуйте NetHunt CRM для імейл-маркетингу. Сегментація, персоналізація, автоматизація і аналітика — всі інструменти імейл-маркетингу в одній системі, без зайвих сервісів.

Популярні запитання

Поділитися дописом з друзями та колегами!