Як LOKO впровадили NetHunt CRM і пришвидшили підключення партнерів

Виклик

До впровадження NetHunt CRM команда LOKO жонглювала Excel-таблицями, Jira та чатами. За умови 300+ нових партнерів щомісяця та мереж із десятками локацій дані розповзалися, комунікація між відділами була ускладненою, а аналітика по етапах угод і відповідальних не складалася в єдину картину.

Як і багато команд на старті, ми певний час працювали в таблицях. З часом їх ставало дедалі більше, а підтримувати єдину структуру та узгодженість даних ставало складніше. Через це з’являлися ризики втрати інформації або помилок у формулах і зв’язках.

Ерік ДамсArea Менеджер в LOKO

Понад рік LOKO також користувалися іншою CRM, але кожна зміна вимагала розробки (поля, логіка, автоматизації) — тижні очікувань і високий поріг змін. Система підходила «типовим» процесам і не тягнула масштаб, мережеву специфіку та швидкість LOKO.

Що LOKO шукали у CRM-системі

No-code/low-code кастомізація та автоматизації без залежності від розробників.
Єдине середовище для крос-функціональної взаємодії всіх відділів із ролями/правами доступу для безшовної передачі партнерів.
Автоматизації: автозадачі (договори/активація/супровід), мітки часу щоб відстежувати швидкість роботи співробітників, статуси з обов’язковою причиною виграшу чи програшу угод.
Фіксація комунікацій у CRM, насамперед інтеграція з Telegram для прозорості спілкування і взаємозаміни менеджерів під час відпусток.
Масштабованість під ріст команди та бази (300+ нових партнерів/місяць) і підтримка мереж/мульти-локацій в одній картці.
Контроль швидкості угод на етапах – щотижневі/щомісячні огляди, видимість «де сповільнились».
Інтуїтивний інтерфейс для високого використання і мінімального опору команди.

Нам потрібно було об’єднати всі наші команди, що працюють із Партнерами, в одне середовище, де кожен може бачити, що відбувається з партнером, але не заважати іншим. Проєкт росте, ми доволі динамічні, тому нам потрібне середовище, яке зможе ефективно зростати з нами.

Ерік ДамсArea Менеджер в LOKO

Підсумок: усе це команда знайшла в NetHunt CRM — єдине інтуїтивне середовище з гнучкими налаштуваннями без коду, автоматизаціями, інтеграцією з Telegram і підтримкою мережевої структури.

Рішення від NetHunt CRM

Автоматична та безшовна передача партнерів між відділами

Кожен відділ — це окрема «папка» в NetHunt CRM. Коли угода переходить на відповідний етап, автоматизація копіює картку партнера до папки наступного відділу вже з потрібними полями.

Все починається з лідогенерації та продажів, далі:

Фінанси отримують автозадачі (створити/погодити договір, внести показники).
Відділ активації бере партнера в роботу (меню, фото, навчання).
Після публікації контенту картка автоматично переходить у cупровід для довгострокової роботи ( аналіз продажів, оновлення контенту, комунікація з партнером).

Статуси по партнерам активований/деактивований проставляються у кілька кліків, при цьому поле із причиною активації чи деактивації є обов’язковим до заповнення, автоматично фіксується дата.

Автоматична та безшовна передача партнерів між відділами - NetHunt CRM

Раніше, щоб активувати партнера, треба було зробити це в трьох таблицях, відмітити в Jira та написати в чаті. Це багато роботи та часу. Зараз фактично все, що потрібно — активувати партнера в бек-офісі і змінити статус у CRM.

Ерік ДамсArea Менеджер в LOKO

Відстеження швидкості роботи менеджерів та перебігу етапів угод

У NetHunt ввімкнено мітки часу на ключових етапах. Це дало LOKO змогу вимірювати свою головну цінність — швидкість. Система фіксує, скільки триває кожен крок та етап активації партнера: від першого контакту до передачі в Активацію, від підписання договору до публікації, тощо.

Навіщо це бізнесу:

Знаходити «вузькі місця». Видно, які етапи сповільнюються і чому.
Керувати продуктивністю. Порівняння швидкості по менеджерах/командах.
Планувати ресурси. Розуміння, де додати людей або спростити кроки.

Як команда це використовує: на щотижневих стендапах і місячних оглядах керівники дивляться на швидкість на етапах, кількість переданих/застряглих партнерів, активованих/деактивованих, а також середню комісію по етапах та менеджерах.

Комунікації та Telegram у CRM

Команда спілкується з партнерами в Telegram — і ці діалоги видно прямо в картці партнера. Діалоги автоматично прив’язуються до картки партнера в NetHunt: менеджер бачить контекст розмов, керівник може швидко перевірити якість спілкування або підказати формулювання у складній ситуації, а команда не губить нитку спілкування між етапами.

На практиці це вирішує відразу дві болючі задачі:

швидку координацію між відділами;
безшовну взаємозаміну менеджерів.

Якщо хтось у відпустці або на day-off, колега відкриває повний ланцюжок переписки в картці й продовжує діалог без представлень і плутанини.

Інтеграція з Telegram робить комунікацію прозорою та зручною. Команда бачить усю історію спілкування, може швидко допомогти чи підстрахувати колегу

Ерік ДамсArea Менеджер в LOKO

Контроль процесів та аналітика

Воронка LOKO проходить через усі відділи, і кожен має свої KPI, які відстежують у NetHunt CRM:

Продажі. Головне — швидкість активації та оборотність партнерів. Аналізують на яких умовах частіше підключають партнерів, де потрібен коучинг менеджерам або зміна сценарію перемовин. Додатково відстежують комісію по менеджерам.
Відділ активації. Час від збору матеріалів до публікації, виконання задач із підготовки контенту та навчання партнера.
Супровід. Баланс активних/деактивованих партнерів і відсоток відтоку партнерів, причини деактивацій.
Фінанси/бухгалтерія. Швидкість роботи з договорами: створення, завантаження, підписання.

Щотижня команди дивляться операційні метрики («скільки партнерів передано далі», «скільки застрягло», час на етапах), щомісяця — підсумки по активаціях/деактиваціях, комісіях і портфелю загалом. Якщо швидкість відхиляється від цілі, керівники бачать на якому саме етапі сталася затримка й що треба змінити.

Контроль процесів та аналітика - NetHunt CRM

Автоматизації, що стандартизують процеси та менеджери не забувають

LOKO здебільшого побудували автоматизації навколо «тригерів» зміни етапів воронки, щоб система сама вчасно підкидала задачі менеджерам і не змушувала команду пам’ятати про дрібниці.

Ось кілька прикладів:

Щойно створюють картку партнера — ставиться задача фінменеджеру підготувати договір. На етапі «погодження» — нове завдання іншому фінменеджеру додати потрібні реквізити.
Коли контент від партнера готовий, система ставить задачу менеджеру активації — взяти партнера в роботу і довести до публікації (меню, фото, опис).
Якщо партнер деактивується, NetHunt створює нагадування відділу супроводу: виконати всі потрібні дії за чеклістом деактивації.

Практично це означає менше ручних кроків, менше помилок і швидше доведення партнера до активації.

Невидимий бонус: згуртованість команд

Перенесення даних і спілкування в NetHunt зшило весь процес в один простір, подолавши розриви між департаментами. Команди бачать не лише свої задачі, а й контекст попереднього та наступного етапів і краще розуміють, як їхні кроки впливають на загальний результат. Це не про нові регламенти, а про природну зміну поведінки: коли вся історія партнера в одній картці, з’являється більше взаємодопомоги й обміну практиками між відділами.

Єдина система об’єднує команди навколо спільних процесів. Коли всі працюють у CRM, стає простіше бачити, як взаємопов’язані дії різних відділів — супровід краще розуміє потреби продажів, а продажі можуть швидко уточнити деталі взаємодії з партнерами. Такий формат сприяє відкритій комунікації та командності.

Ерік ДамсArea Менеджер в LOKO

Результати

Швидший перебіг угод і прозора передача

Автоматизації та мітки часу показують швидкість на кожному етапі воронки; керівники бачать, де сповільнились, і швидко усувають вузькі місця.

Єдиний простір замість розрізнених інструментів

Замість Jira, чатів, кількох таблиць — CRM єдиний інструмент: менше ручних кроків, менше помилок, швидше оновлення статусів і документів.

Актуальні дані та керованість портфеля партнерів

Оновлені записи та статуси по мережах і локаціях дозволяють бачити повну картину: аналізувати активність і динаміку партнерів, вчасно реагувати на ризики та приймати зважені рішення щодо розвитку портфеля.