Як автоматизувати розвиток мережі та контроль процесів: кейс АНЦ

Виклик: розкидані дані та потреба в контролі

До впровадження CRM департамент розвитку Аптека АНЦ, який займається пошуком та орендою приміщень по всій країні, працював у Google-таблицях.

Це створювало низку перешкод:

Брак прозорості: потрібен був інструмент, щоб бачити активність та навантаження менеджерів.
Ризик втрати даних: таблиці міг редагувати будь-хто, що призводило до більших помилок або випадкового видалення важливої інформації.
Повільний обмін даними: інформація про нові об’єкти від власників приміщень передавалась між менеджерами вручну.

У нас була Google-таблиця, де ми обирали етапи з випадаючого списку. Але її міг редагувати хто завгодно, і іноді було важко повернути все назад. Крім того, керівництво хотіло розуміти, чим займаються менеджери, чи є у них чіткий перелік завдань.

Аналітик Аптеки АНЦ

Чого компанія шукала в CRM?

Українське походження: Аптека АНЦ принципово хотіла підтримати український продукт та забезпечити належний захист даних.
Гнучкість налаштувань: можливість побудувати специфічні воронки під пошук локацій, а не просто під класичні продажі.
Інтеграція з внутрішніми програмами: критично важливо було налаштувати автоматичний обмін даними між CRM та системою Аптека АНЦ.
Якість техпідтримки: готовність команди CRM бути включеними в процеси та допомогти з кастомізацією.

Рішення від NetHunt CRM

Автоматизація воронки пошуку приміщень

Роботу департаменту розділили на чіткі етапи в CRM. Тепер кожен об’єкт проходить шлях:

Знайомство з власником - Узгодження позиції з керівником - Збір документів - Підписання договору (або відмова).

Це дозволило структурувати роботу менеджерів, які часто працюють «у полях» (у відрядженнях по областях). Раніше менеджер міг тримати деталі переговорів у голові, тепер система не дасть забути про об'єкт. Якщо локація «застрягла» на етапі узгодження, керівник бачить це миттєво і може втрутитися, щоб не втратити приміщення.

Безшовна інтеграція CRM із внутрішніми системами Аптека АНЦ

Для миттєвої передачі даних ми використали Webhooks — технологію, яка дозволяє CRM «спілкуватися» з іншими програмами без участі людини. Аптека АНЦ інтегрували CRM у два ключові процеси:

Ліди з гарячої лінії: коли власник приміщення дзвонить, дані автоматично залітають у NetHunt CRM. Після цього вони розподіляються на менеджера відповідної області.
Внутрішня облікова система: нові підписані договори з власної IT-системи Аптека АНЦ щодня автоматично синхронізуються з CRM. Раніше вивантаження робили вручну раз на тиждень.

Тепер ніхто не чекає, поки інформацію хтось перенесе з таблиці в таблицю.

Контроль навантаження менеджерів

Для забезпечення прозорості впроваджено блок звітності, де менеджери фіксують час, витрачений на перемовини, переписку чи перегляди об’єктів. В картці кожного об'єкта додано поля для обліку часу. Дані з цих полів автоматично збираються у щотижневі звіти. Це дає керівництву змогу аналізувати продуктивність команди.

Якщо менеджер веде 20 об'єктів і його продуктивність падає, керівництво бачить, що потрібно наймати нову людину або перерозподіляти навантаження.

Візуалізація аналітичного дашборду - діаграми

Інтеграція з телефонією

Переговори про оренду можуть тривати місяцями. Завдяки інтеграції з

Ringostat у CRM зберігаються записи всіх розмов із власниками та партнерами, що допомагає зберігати контекст домовленостей. Запис розмови дозволяє будь-якому співробітнику «включитися» в процес, не перепитуючи власника про те, що вже обговорювали. Це підвищує професійний статус компанії в очах партнерів.

Результати: Від ручного пошуку до цифрового управління

Впровадження CRM стало для Аптека АНЦ інструментом цифрової трансформації департаменту розвитку.

Швидкість

Передача об’єктів у роботу менеджерам пришвидшилася завдяки автоматизації.

Надійність

Адміністрування прав доступу гарантує, що дані про стратегічні локації не будуть видалені.

Прозорість

Керівництво бачить реальний стан справ по кожному регіону в «єдиному вікні».

Раніше я раз на тиждень вручну вивантажував договори. Тепер це залітає автоматом. Це пришвидшило обмін даними між власниками приміщень та нашими менеджерами.

Аналітик Аптеки АНЦ

Поради від Аптеки АНЦ для тих, хто обирає CRM

На базі свого досвіду роботи з CRM команда виділяє три ключові кроки для успішного впровадження CRM:

1
Дивіться на техпідтримку: важливо мати живий зв'язок із командою розробника для швидкого вирішення питань.
2
Пріоритет на гнучкість системи: обирайте систему, яку можна докрутити під ваші унікальні процеси, а не лише стандартні продажі.
3
Готуйтеся до адаптації: перехід із таблиць на CRM — це зміна культури роботи, яка потребує часу та навчання команди.