Як RozetkaPay автоматизували процес погодження між 4 відділами із NetHunt CRM

Виклик

Перші труднощі з управлінням процесами RozetkaPay відчула вже на позначці 300 клієнтів. До цього команда використовувала таблиці та власне рішення для обліку заявок, але без автоматизації стримували масштабування. Відстеження статусів, передача інформації між відділами та контроль строків почали займати надто багато часу.

Ми дуже рано зрозуміли, що у нас будуть проблеми з процесами, якщо нічого не змінювати. На етапі 300 клієнтів стало зрозуміло, що так далі не можна, і ми почали шукати рішення, яке швидко і просто запрацює для всієї команди.

Олексій МиропольськийКомерційний директор RozetkaPay

RozetkaPay шукали CRM-систему, яка:

Зробить спілкування між відділами простішим і зручнішим.
Допоможе слідкувати, щоб запити оброблялися вчасно.
Надсилатиме автоматичні нагадування для менеджерів.
Забезпечить чіткий контроль усіх етапів роботи та швидкість реагування на зміни.
Зможе автоматично передавати заявку між відділами від надходження до ухвалення.

Крім того, команда готувалася до амбітної цілі — підключити перші 10 000 клієнтів. Для цього потрібна була система, яка допоможе не просто масштабуватися, а й оперативно стартувати з мінімальними витратами часу та ресурсів.

Рішення

У 2022 році RozetkaPay обрала NetHunt CRM як основну платформу для автоматизації роботи з мерчантами. Впровадження системи зайняло лише місяць.

NetHunt CRM стала центром управління заявками підприємців, які хочуть підключити платіжний сервіс. Кожна заявка проходить через чітко визначений процес — послідовно через чотири відділи: комерційний, фінансовий, операційний та відділ підтримки. У NetHunt CRM кожна така заявка існує у вигляді єдиної картки, яка «подорожує» між відділами, і команда бачить повну історію взаємодії в одному місці.

Ми обрали NetHunt CRM, бо побачили, що це найпростіший варіант для інтеграції з нашими системами. Google Workspace для нас — це рідне середовище, а NetHunt CRM ідеально вписався в нашу екосистему.

Олексій МиропольськийКомерційний директор RozetkaPay

Нижче розглянемо, як саме NetHunt CRM допомагає кожному з відділів оперативно закривати свою частину роботи та рухати заявку далі без затримок.

Комерційний відділ

Основне завдання команди — перевірити документи, зібрати всі необхідні дані та підготувати заявку для подальшої обробки.

Для зручності та швидкості роботи в NetHunt CRM налаштовані спеціальні поля, які відображають статус заявки та вказують, які документи вже отримані, а які ще необхідно надати. Крім того, за тригером запускаються автоматизовані ланцюжки листів — наприклад, коли не вистачає певного документа. Такі листи надсилаються мерчантам автоматично, допомагаючи швидко отримати всю потрібну інформацію для руху заявки далі.

Протягом усього процесу саме ця команда є єдиним контактним центром для мерчанта, супроводжуючи його на всіх етапах.

Інтеграція NetHunt CRM з Gmail та телефонією UniTalk відіграє у цьому значну роль: уся комунікація автоматично зберігається в картці заявки. Це дозволяє зручно прослуховувати дзвінки, переглядати листування та мати повну історію взаємодії в одному інтерфейсі — без зайвих зусиль і втрат інформації.

Фінансовий моніторинг

Для команди фінмоніторингу критично важливо мати повний доступ до документів і всієї історії комунікації з мерчантом в одному місці. NetHunt CRM забезпечує фахівців повним контекстом заявки, що дозволяє швидко та якісно провести перевірку.

У разі успішного проходження перевірки, статус заявки автоматично оновлюється в CRM, і вона передається до операційного відділу. Якщо ж виявлено недоліки або бракує інформації, NetHunt CRM повертає заявку назад до комерційного менеджера із чіткою позначкою про необхідні доопрацювання — без зайвих повідомлень чи ручної координації.

Операційний відділ

На цьому етапі команда працює з підписаним договором і вносить усі фінансові умови та параметри співпраці в систему RozetkaPay. Завдяки NetHunt CRM заявка передається до операційного відділу без жодних втрат даних або потреби в додаткових комунікаціях. Уся інформація про клієнта, погоджені умови, попередні етапи онбордингу — вже зібрані в одній картці CRM. Команда одразу бачить, з чим працювати, і не витрачає час на уточнення інформації.

Це дозволяє швидко налаштувати бізнес-процеси для кожного продавця та забезпечити готовність до приймання платежів.

Відділ підтримки

NetHunt CRM допомагає підтримці швидко завершити процес активації мерчанта. За допомогою автоматичних фільтрів CRM перевіряє, що на всіх попередніх етапах дані заповнені повністю та коректно.

Після завершення перевірки заявка отримує статус "активовано", і мерчант може почати приймати платежі.

Також вже після наступних звернень підприємців підтримка легко та швидко може знайти мерчанта і зрозуміти де він працює і коли був підключений.

Результат

NetHunt CRM забезпечив повний контроль над процесом і прозорість на кожному етапі проходження заявки. Команда RozetkaPay бачить всю важливу інформацію в одному місці — у картці клієнта видно поточний статус, історію проходження всіх етапів, комунікації тощо. Це дозволяє оперативно приймати рішення, вчасно реагувати на затримки та забезпечувати високий рівень сервісу для мерчантів.

1 година

Середній час проходження заявки між 4 відділами за сприятливого сценарію

80 %

Успішно закритих заявок щомісяця, що не можливо було б без CRM

Покращили

Взаємодію між відділами завдяки автоматизації

Ми дуже часто звертаємося до NetHunt CRM, щоб отримати дані для аналізу й прийняття рішень. Без CRM ми просто не змогли б контролювати цей процес і масштабуватися так швидко.

Олексій МиропольськийКомерційний директор RozetkaPay

Telegram

Instagram

WhatsApp

Binotel

LinkedIn

Усі інтеграції

Як RozetkaPay автоматизували процес погодження між 4 відділами
з NetHunt CRM

Виклик